Hintergrund
Das Center for Management & Organization Effectiveness (CMOE) ist eine Beratungsgruppe für Bildung und Entwicklung, die mit Einzelpersonen, Teams und Organisationen zusammenarbeitet, um maßgeschneiderte Workshops, Offsite-Meetings, Vorträge und beratende Forschung anzubieten. CMOE bietet Lösungen für Organisationen wie Northern Trust, JB Hunt, Siemens Energy, Zendesk, Amazon und Shape Technologies und verlässt sich dabei auf DocSend, um Dokumente und Präsentationen im Rahmen des Verkaufsprozesses auf sichere Weise mit potenziellen Kunden zu teilen.
Die Herausforderung
Vor der Verwendung von DocSend versendete Mark Parkinson, Vice President of Sales Enablement bei CMOE, Verkaufspräsentationen und Angebote als E-Mail-Anhang an potenzielle Kunden. Angesichts einer beeindruckenden Bibliothek wachsender Präsentationen waren Mark und sein Vertriebsteam bestrebt, eine organisiertere Freigabelösung zu finden, die mehr Kontrolle über den Verkaufsprozess bietet.
Die Lösung:
Das Team stieg für die Verwaltung aller während des Verkaufszyklus zu teilenden Dokumente auf die Lösung für die sichere Dokumentenfreigabe von DocSend um.
Nahtloses Teilen von Verkaufsangeboten und Präsentationen
Die Verwaltung einer Pipeline potenzieller Fortune-500-Unternehmen erfordert akribische Liebe zum Detail und Konzentration. Es ist wichtig, genau zu wissen, wann Angebote versendet wurden und auf welche Materialien potenzielle Kunden Zugriff haben. Für Mark waren E-Mail-Anhänge veraltet und repräsentierten sein Unternehmen für große Unternehmen nicht im besten Licht. Das Anhängen mehrerer Dokumente an eine E-Mail wirkte einfach nicht professionell, ganz zu schweigen davon, dass eine E-Mail auch im Spamfilter hängenbleiben oder potenzielle Kunden aus anderen Gründen nie erreichen könnte.
Als Mark sich erstmals mit DocSend auseinandersetzte, war er begeistert davon, wie er kundenorientierte Dokumente sicherer und gleichzeitig intuitiver für Kunden zugänglich machen konnte. CMOE verfügt im Rahmen seiner Beratungspakete über eine beeindruckende Inhaltsbibliothek, und Mark teilt häufig Präsentationsvorschauen mit potenziellen Kunden, so dass diese einen Eindruck der Lern- und Entwicklungsangebote von CMOE bekommen können. Diese Präsentationen enthalten geistiges Eigentum, das Mark nicht in die falschen Hände geraten lassen wollte. Mit den Funktionen von DocSend für sicheres Teilen kann Mark einfach eine E-Mail-Verifizierung oder einen Passcode erforderlich machen, sodass nur berechtigte potenzielle Kunden auf die Materialien zugreifen können. Darüber hinaus kann Mark auch eine Gültigkeitsdauer festlegen, sodass potenzielle Kunden nur während eines festgelegten Zeitraums auf die Inhalte zugreifen können, etwa während eines aktiven Verkaufszyklus. „DocSend bietet uns mehr Kontrolle über unsere Dokumente, was in einer schnelllebigen Verkaufsumgebung von entscheidender Bedeutung ist“, sagte Mark.
Um sicherzustellen, dass potenzielle Kunden genau wissen, wo sie alle für ihre Bedürfnisse relevanten CMOE-Präsentationen finden, hat Mark mit DocSend-Deal-Räumen über zweihundert individualisierte Inhaltsportale erstellt, in denen Kundeninformationen gespeichert werden. Während die Erstellung Hunderter individualisierter Ordner vielleicht nach einem großen Zeitaufwand klingt, kann Mark eine Deal-Raum-Vorlage in unter einer Minute duplizieren. „Ich habe vier unterschiedliche Deal-Räume auf der Grundlage unserer vier unterschiedlichen Produktangebote erstellt. Wenn ein Kunde Interesse an einem Produktangebot zeigt, z. B. „Applied Strategic Thinking“, kann ich den entsprechenden Deal-Raum duplizieren und ein individuelles Verkaufsangebot hinzufügen. Durch das Erstellen einer personalisierten visuellen Darstellung von Inhalten können wir das bestmögliche Kundenerlebnis bieten“, teilte Mark mit. Neben Präsentationen, die auf das Hauptinteressengebiet des potenziellen Kunden eingehen, fügt Mark jedem personalisierten Deal-Raum auch Leistungsbeschreibungen und individualisierte Preisvorschläge hinzu. Während E-Mail-Anhänge informell oder langsam wirken können, vermittelt ein sauberer und individuell gestalteter Deal-Raum mit dem Logo und einem Banner des CMOE potenziellen Kunden die Gewissheit, dass das CMOE eine Organisation ist, der sie vertrauen können.
I would never build a sales technology stack in the future without DocSend. This genre of tool is huge. Salespeople have never before had visibility into their prospects’ actions outside of a tool like DocSend.
Identifizieren von Entscheidungsträgern mit der Dokumentenanalyse
Eine der vielen Herausforderungen für Vertriebsorganisationen besteht darin, herauszufinden, wer der richtige Entscheidungsträger für den Abschluss eines Geschäfts ist. Bevor er DocSend nutzte, fiel es Mark schwer, den richtigen Ansprechpartner zu finden, um ein Geschäft unter Dach und Fach zu bringen. „In neun von zehn Fällen haben wir mit jemandem gesprochen, der auch mit anderen Beratungsunternehmen Rücksprache hält und die Erkenntnisse dann einem Entscheidungsträger mitteilt“, teilte Mark mit.
Mit den Analysen von DocSend hat Mark jetzt einen umfassenderen Überblick darüber, wen seine Dokumente erreichen, und diese Erkenntnisse kann er zu seinem Vorteil nutzen. „Das Schöne an DocSend ist, dass ich jetzt sehen kann, an wen mögliche Gatekeeper Preisvorschläge weiterleiten. Dadurch erhalte ich eine bessere Vorstellung davon, wer der endgültige Entscheidungsträger ist, und kann zur richtigen Zeit mit der richtigen Person in Kontakt treten“, so Mark. Durch das Identifizieren des endgültigen Entscheidungsträgers zu einem früheren Zeitpunkt im Verkaufsprozess kann Mark die richtigen Informationen an die richtige Person übermitteln und sicherstellen, dass das CMOE bei potenziellen Kunden im Vordergrund steht.
Whereas our competitors might be sending many bulky attachments over email, we are relying on DocSend as an amazing presentation tool to show-off our offerings. The way you can click into a file and view it in a browser is incredible. I’ve had prospective clients tell me they went to a meeting with their vice president and showed them our DocSend link and they were instantly sold on going with us because of how professional and organized it looked.
Gesprächsgestaltung auf Grundlage eines datengetriebenen Ansatzes
Vor DocSend hatte Mark kaum Einblick dahingehend, ob potenzielle Kunden mit den Inhalten interagierten, die er mit ihnen teilte. Zwar konnte er sehen, ob eine E-Mail geöffnet wurde oder nicht, aber ob der potenzielle Kunde auch mit den Angeboten interagierte, war nicht nachvollziehbar. Die einzige Information, auf die er sich verlassen konnte, waren die ersten Meetings mit potenziellen Kunden, sodass er die meiste Zeit im Dunkeln tappen musste.
Jetzt kann Mark sehen, wie genau potenzielle Kunden mit den gesendeten Materialien umgehen. „Wenn ich Präsentationsdecks und Verkaufsvorschläge versende, kann ich beispielsweise sehen, ob und wie lange sich potenzielle Kunden die Seite mit den Preisvorschlägen ansehen. Das gibt Aufschluss darüber, ob sie womöglich Bedenken hinsichtlich der Preisgestaltung haben, sodass ich im nächsten Gespräch darauf eingehen kann“, sagte Mark. Indem er solche Daten zu seinem Vorteil nutzt, kann Mark sich auf Gespräche mit potenziellen Kunden vorbereiten, indem er deren Fragen oder Bedenken antizipiert. Mark fügt hinzu: „Vor einem Gespräch öffne ich DocSend und suche nach dem Namen der Person, um die Daten zur Interaktion mit den Inhalten zu sehen. Wenn ich genau weiß, was sich mein Gesprächspartner angesehen hat, kann ich das Gespräch besser gestalten.“ Der Schlüssel zum beratenden Verkauf liegt darin, die Bedürfnisse Ihres potenziellen Kunden vorherzusagen und ihm so viele Informationen wie möglich zur Verfügung zu stellen, damit er eine fundierte Entscheidung treffen kann. Dank der Analysefunktionen von DocSend kann Mark potenzielle Geschäftsabschlüsse mit jedem Quartal exakter vorhersagen und das Interesse potenzieller Kunden besser einschätzen.
It’s great knowing whether a prospect has opened a document and how long they have spent on our pricing page. Having this level of visibility in the sales process is something that I have never had before using DocSend. It provides predictability as to whether a prospective client is interested.
Ein Blick in die Zukunft: Anpassung der Portale potenzieller Kunden
Im Rahmen seiner Nutzung von DocSend als Vertriebstool für seine Organisation hofft Mark, noch weitere Anpassungsoptionen für DocSend-Deal-Räume auszuprobieren. „Ich freue mich darauf, Banner anzupassen und die Logos potenzieller Kunden zu ihren jeweiligen Deal-Räumen hinzuzufügen, damit diese einen noch personalisierteren Eindruck vermitteln“, so Mark. Eine solche individuelle Note kann beim Aufbau von Beziehungen zu neuen Kunden viel bewirken. DocSend macht es für Vertriebsexperten wie Mark einfach, bei der ortsunabhängigen Erstellung von Angeboten noch einen Schritt weiter zu gehen.
Außerdem ist Mark gespannt auf die neue Benachrichtigung zu Deal-Raum-Aktualisierungen, wenn Inhaltsportalen neue Materialien hinzugefügt werden. „Dass ich potenzielle Kunden innerhalb von DocSend benachrichtigen kann, wenn ich Informationen zu ihrem Portal hinzufüge, ist großartig. Das hilft mir, potenziellen Kunden dauerhaft einen Mehrwert zu bieten und sie mit nützlichen Informationen an ein früheres Gespräch zu erinnern. So kann ich vielleicht ihre Aufmerksamkeit wecken oder sogar einen veralteten Lead wieder aktivieren“, sagte Mark. Jetzt hat Mark mehr Kontrolle über seine Beziehungen zu potenziellen Kunden und kann das gesamte Angebot des CMOE für noch mehr Organisationen zugänglich machen.
