Proteger con contraseña un PDF antes de compartirlo
Enviar un archivo adjunto de correo electrónico en PDF se ha convertido en un acto reflejo, pero ¿alguna vez te has detenido a considerar si un archivo en PDF es realmente seguro? A continuación, te mostramos cómo enviar un PDF seguro y protegido con contraseña:
Desde su creación en la década de 1990, el PDF se ha convertido en un formato de archivo electrónico tremendamente popular para todos, desde profesionales hasta estudiantes, jubilados y niños. Enviar un archivo adjunto de correo electrónico PDF se ha convertido en un acto reflejo, pero ¿alguna vez te has detenido a considerar cómo proteger con contraseña un PDF?
Si es así, ¡estás de suerte! En esta guía, hablaré de cómo proteger con contraseña un PDF y rastrearlo una vez que hayas enviado el PDF.
Opción 1: Protección con contraseña de archivos PDF
La mayoría de los profesionales que envían documentos confidenciales, como los directores ejecutivos y los directores financieros, asumen que agregar una contraseña a un PDF lo protege lo suficiente y, en algunos casos, la protección con contraseña logra el truco de proteger tu PDF.
Agregar protección con contraseña usando Adobe Acrobat DC
Abre el PDF en Acrobat.
Ve a Archivo, luego haz clic en “Proteger con contraseña”.
Puedes establecer la contraseña solo para editar el PDF o para visualizarlo.
Escribe tu contraseña y luego vuelve a escribirla.
Haz clic en “Aplicar”.
Agregar una contraseña usando Vista previa en una Mac
Abre el PDF en Vista previa.
Ve a Archivo, luego haz clic en “Exportar”.
Ingresa el nombre del archivo, luego selecciona “Cifrar”.
Escribe tu contraseña, vuelve a escribirla y luego haz clic en “Guardar”.
Lo que logra agregar una contraseña a un PDF es limitar el acceso a ese PDF a quienes conocen la contraseña. Lo que no se logra al agregar una contraseña a un PDF es el seguimiento del lector. Como remitente de ese archivo PDF, no tienes idea de qué destinatarios están abriendo e interrelacionándose con ese PDF.
Y ya que hablamos de esto, tampoco puedes tener la seguridad de saber quién reenviará el PDF y la contraseña a otros. Basta decir que, si quieres enviar un PDF de forma segura por correo electrónico, agregar una contraseña probablemente no sea la mejor manera. De hecho, perdiste el control de un documento PDF que claramente querías controlar (¡de ahí la contraseña en primer lugar!); en este caso, no puedes saber dónde podrían reenviarse ese PDF y la contraseña.
La vulnerabilidad asociada con este enfoque puede parecer un mal necesario para compartir documentos PDF importantes y de alto riesgo, pero ¡no lo es!
Opción 2: Compartir documentos PDF a través de DocSend
DocSend permite a los líderes empresariales enviar documentos de forma segura y realizar un seguimiento profundo de la participación del visualizador, esto incluye un PDF. Si bien enviar un PDF protegido por contraseña a través de Gmail o Outlook es lo que todos conocemos, puedes enviar archivos PDF verdaderamente seguros a través del plug-in de Gmail de DocSend o las herramientas de plug-in de Outlook y rastrear lo que les sucede, veamos cómo.
Si quieres seguir adelante, puedes comenzar con DocSend gratis.
Paso 1: Carga tus archivos PDF en DocSend
[cargando]
Subir archivos a DocSend es muy fácil; DocSend se integra actualmente con Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive y más, para que puedas arrastrar y soltar archivos desde cualquier lugar. Una vez que cargues tu PDF, puedes adjuntarlo a tantos correos electrónicos como desees (con los plug-ins de Gmail y Outlook). Incluso puedes cargar tu PDF directamente a través del plug-in de DocSend elegido, si lo deseas.
Ve a tu pestaña Contenido.
Selecciona “Agregar contenido” en la parte superior derecha.
Elige un archivo de cualquiera de los servicios mencionados anteriormente o desde tu computadora.
Tu documento comenzará a cargarse y te avisará una vez que se complete. Puedes modificar el nombre de la carga en este punto.
Paso 2: Crea un vínculo protegido con contraseña para compartir tu PDF
Cuando crees un vínculo para compartir para el PDF que acabas de cargar, podrás especificar si quieres exigir un correo electrónico para ver y permitir la descarga. Si haces clic en “Mostrar opciones avanzadas”, también podrás agregar una fecha de vencimiento para el vínculo y el código de acceso para proteger el PDF.
¡Luego puedes copiar y compartir tu vínculo a tu PDF en un correo electrónico!
(Nota: Si tienes la intención de hacer el seguimiento de las interacciones y reenvíos de este vínculo, querrás crear un vínculo por cuenta, posible cliente o persona con la que estés compartiendo tu PDF. ¡Hablaremos de eso más adelante!).
Para una experiencia de envío aún más segura, los usuarios avanzados pueden requerir la verificación del lector. En este escenario, al lector se le presentará una indicación de que ingrese su dirección de correo electrónico, y deberá hacer clic en un vínculo enviado a ese correo electrónico para acceder al PDF.
También puedes cargar y adjuntar tu PDF a un correo electrónico con los plug-in de Gmail y Outlook de DocSend
Si prefieres cargar y compartir tu PDF como archivo adjunto de correo electrónico sin salir de Gmail o Outlook, puedes hacerlo usando los plug-ins de DocSend para Gmail y Outlook. Aquí está el vínculo para adjuntar un PDF cargado usando el plugin de Gmail, y aquí está el vínculo para adjuntar un PDF cargado usando el plugin de Outlook.
Paso 3: Inhabilita y vuelve a habilitar el acceso basado en el conexión según sea necesario
Con solo unos pocos clics, puedes moderar el acceso a tu PDF al deshabilitar o volver a habilitar los vínculos de DocSend que has creado. Para un recorrido detallado de este proceso, consulta nuestro artículo del centro de ayuda sobre la actualización de la configuración de los vínculos.
¿Cómo editar y firmar un PDF en Gmail? Fácil, agrega una firma electrónica con DocSend
Una vez que hayas cargado tu documento de Word, PDF, archivo de Google Docs, Dropbox, los documentos PDF que guardaste en Acrobat u otras integraciones de flujo de trabajo en DocSend, puedes agregar una firma electrónica directamente en DocSend antes de enviarlo para agilizar tu proceso.
Dentro de DocSend, puedes firmar documentos PDF o agregar firmas electrónicas a archivos individuales (no archivos de Excel o cargados en URL) y archivos en un Espacio de DocSend. Con los documentos firmables, los usuarios pueden convertir y compartir documentos de forma segura desde DocSend, lo que brinda a los usuarios la posibilidad de rastrear visitas y recopilar firmas en la mayoría de los dispositivos. La característica de firma electrónica permite que una parte firme y sea legalmente vinculante para ambas partes. Después de que envíes tus solicitudes de firma, los destinatarios pueden agregar su firma digital al hacer clic en un vínculo en su cuenta de Gmail, firma de correo electrónico, G Suite, una ventana emergente, barra lateral u otros lugares en los que podrías compartir el vínculo de tu documento. Los firmantes pueden agregar su firma digital directamente en el campo de firma que agregues a los documentos PDF enviados como un vínculo DocSend. Estos documentos firmados en PDF se rastrean en tu cuenta de DocSend con historial y registros de auditoría, para que puedas mantenerlos seguros y controlados. Esto también funciona en la versión web móvil DocSend de Chrome y Safari en iOS y Android. Este artículo del centro de ayuda detallará lo fácil que es crear y compartir documentos PDF firmables mediante la función de firma electrónica.
Cómo rastrear tu documento
Entonces, has cargado tu PDF a DocSend, has creado un vínculo con todas las campanas y silbatos de seguridad necesarios, y ahora lo has enviado, ¿qué sigue? Si te importa lo suficiente el contenido de tu PDF para protegerlo, probablemente también te importe cómo se recibe y lee.
Si este es el caso, tengo buenas noticias: al crear y enviar vínculos DocSend individuales para cada destinatario o grupo de destinatarios, ya estás en camino de rastrear tu documento PDF seguro. Echemos un vistazo rápido a un ejemplo de cómo puedes supervisar la interacción.
Una vez que veas el documento, recibirás notificaciones de lectura instantánea. También estará disponible un resumen de estas notificaciones en la pestaña “Rendimiento” al hacer clic en un archivo o documento PDF específico en DocSend.
Además, podrás ver dónde pasaron su tiempo los visualizadores, página por página o diapositiva por diapositiva. Dependiendo del contenido y propósito del PDF, esto puede ser increíblemente esclarecedor. Como es el caso de las notificaciones de lectura, un resumen de la interacción también está disponible cuando haces clic en un archivo o documento en particular en DocSend.
Hay una serie de métricas adicionales y medidas de compromiso que puedes rastrear en DocSend. ¡Te recomiendo comenzar tu prueba gratuita de DocSend, enviar ese PDF y explorar los informativos indicadores de rendimiento en tu contenido!
¿Tienes alguna duda sobre las herramientas de DocSend o cómo configurar mejor tu cuenta? No dudes en consultar el Centro de ayuda de DocSend o contactar a nuestro equipo de soporte.
