Cómo transformar una presentación aburrida en una brillante

Una presentación ante la junta es la oportunidad del director ejecutivo o director financiero de hablar directamente a la junta directiva. Es tu oportunidad de hacerles comprender tu visión, de conseguir que acepten las necesidades financieras y los proyectos, y de explicarles los resultados de la empresa.

Pero todo esto sólo se puede conseguir si los miembros de la junta participan en la presentación. Por eso es importante crear y exponer una presentación convincente—que capte el interés de los miembros de la junta directiva y les haga sentirse implicados en lo que viene a continuación.

Una presentación así requiere algo más que carisma. Tu presentación—desde los temas que incluyes hasta las diapositivas, pasando por tus habilidades oratorias—debe construirse con el objetivo de contar una historia cohesionada. A continuación te explicamos cómo dar en el clavo en los tres aspectos de una presentación convincente.

Temas que se deben tratar en la presentación a la junta directiva

El primer paso para realizar una presentación brillante es tratar los temas que realmente interesan a los miembros de la junta directiva. Cuando presentas un trimestre entero o incluso un año, puedes abarcar un sinfín de temas. Pero no debes presentar cada pequeño detalle de lo que hizo la empresa ni compartir cada una de las métricas que mediste.

En su lugar, tu presentación debe centrarse en estas cinco categorías:

• Datos de desempeño más recientes y cualquier logro reciente que desees destacar: dentro de esto, es importante destacar las métricas que los miembros de la junta entienden y les importan. Estas métricas pueden variar de una empresa a otra, pero KPI como los ingresos recurrentes mensuales (MRR), la rotación y las nuevas altas o el crecimiento de clientes son siempre una apuesta segura. Son los aspectos esenciales del rendimiento de tu empresa.

• Explicaciones de esos datos: una vez compartidas las cifras, es importante enmarcarlas y explicarlas en el contexto del tiempo (cambios intermensuales, por ejemplo), los objetivos de la empresa, la competencia, etc. Enmarcar el debate sobre los datos de esta manera facilita que los miembros de la junta directiva entiendan las cifras y lo que significan en términos de rendimiento global.

• Explicaciones de cualquier objetivo o KPI no alcanzado: si enmarcas los datos en torno a los objetivos que se ha fijado tu empresa (como alcanzar un millón de clientes) y los cumples o los superas todos, estupendo. Pero si no has alcanzado algún objetivo preestablecido, es importante que expliques por qué y expongas tus planes de mejora.

• Los próximos proyectos y lo que necesita del consejo para que sean un éxito: las presentaciones ante la junta directiva no consisten únicamente en explicar las cifras pasadas—también son una oportunidad para preparar el terreno para futuros proyectos que requieran la participación de la junta o su apoyo financiero.

• Áreas en las que necesita la experiencia y el asesoramiento de la junta: al fin y al cabo, la junta está ahí para aportar su experiencia y ayudarte a que la empresa sea un éxito. Si hay áreas o proyectos específicos en los que necesitas apoyarte más en su contribución, resáltalos en tu presentación.

Cómo crear diapositivas atractivas y útiles

Una vez elaborada la presentación en torno a los temas adecuados, el siguiente paso es asegurarse de que las diapositivas sean atractivas y útiles (para hacer avanzar la presentación y mantener el interés de los miembros de la junta). Hay varias formas de hacerlo.

Las diapositivas de tu presentación deben hacer un amplio uso de elementos visuales. La clave está en elegir los elementos visuales adecuados para que aporten valor a la presentación en lugar de enturbiarla y distraer la atención de la información que se presenta. Se pueden añadir elementos visuales:

• Representaciones visuales de los datos: pueden ayudar a contextualizar los datos en torno a periodos de tiempo, objetivos de la empresa y resultados de la competencia.

• Activos de muestra que sirvan para ejemplificar una estrategia concreta: podría tratarse de una captura de pantalla de tu sitio web recién rediseñado, por ejemplo, o de un anuncio concreto en las redes sociales que muestre tu estrategia de redes sociales en acción.

Añadir elementos visuales de este tipo también ayuda a reducir el texto al mínimo. A modo de guía, recomendamos seguir la regla 5/5/5:

• Cada línea de texto debe tener 5 o menos palabras

• Cada diapositiva debe tener 5 o menos líneas de texto

• La presentación no debe tener más de 5 diapositivas seguidas con mucho texto.

Recuerda: la presentación de diapositivas sirve como apunte para tu presentación—no para recoger todos los detalles.

Con esto en mente, el siguiente paso es asegurarse de que las diapositivas están organizadas de forma lógica y se ajustan al orden del día que se ha establecido (y que, con suerte, se ha compartido con la junta con antelación). La clave está en dejar que sea la presentación la que dicte las diapositivas, y no al revés.

Aunque te ahorres unos minutos si utilizas la misma plantilla para cada presentación, es más eficaz tratar cada presentación como si fuera una bestia en sí misma. Eso significa ser implacable con las diapositivas que incluya y eliminar las que no sirvan para avanzar o apoyar la presentación. Trata tu presentación como una obra en tres actos,—es decir, con un principio, un nudo y un desenlace claros. Cuando se trata de una presentación ante la junta, ésta es la forma más lógica de organizarse:

1. Compartir resultados y esfuerzos anteriores

2. Detallar tu estrategia y objetivos de cara al futuro

3. Profundizar en el aspecto práctico de la ejecución de esa estrategia y la consecución de esos objetivos

Consejos para la presentación ante la junta directiva

Ahora que ya tienes todo lo necesario para tu presentación ante la junta, hablemos de cómo presentarla. Unas malas habilidades de oratoria y presentación pueden acabar con una presentación sólida en un abrir y cerrar de ojos—por lo que la forma de presentar es tan importante como lo que se presenta.

Sé breve

La mejor manera de mantener el rumbo de tu presentación ante la junta directiva es que sea concisa. Como ya hemos dicho, las presentaciones ante la junta directiva deben ser un resumen de los resultados y los planes de la empresa. Esto significa que tu presentación debe comenzar con información concisa y de alto nivel. Así podrás estar preparado para preguntas más profundas que puedan surgir.

Entonces, ¿qué tan breve? El periodista técnico John Brandon sostiene en Inc. que ninguna presentación requiere más de siete minutos. Puede que sea un poco exagerado, sobre todo si se trata de recapitular un trimestre o un año entero, pero, según nuestra experiencia, 30 minutos es un buen tiempo para una presentación.

Conoce a tu público

Una buena presentación no es sólo un conjunto de prácticas recomendadas generales que se aplican a todas las presentaciones o a todas las juntas directivas. Por el contrario, una buena presentación ante la junta directiva es el resultado de conocer y comprender al público y los detalles que le interesan. Eso significa conocer los antecedentes de cada miembro de la junta.

¿Proceden del mundo de las finanzas? ¿Son profesionales del marketing? ¿Qué acrónimos y jerga del sector pueden hacerles tropezar? Sus antecedentes pueden ayudar a determinar el tipo de información con la que es probable que interactúen y a identificar qué áreas de la presentación requieren más explicaciones que otras. Saber esto también puede ayudarte a enmarcar la presentación en su lenguaje.

Este aspecto de la presentación al consejo suele ser un proceso continuo. Aunque puedes averiguar mucho sobre los miembros de la junta directiva a través de sus biografías o páginas de LinkedIn, también seguirás aprendiendo más sobre ellos a medida que interactúes más con cada persona.

Ensayar y ser humano

Cuando hay mucho en juego en una presentación ante una junta directiva, es fácil estresarse y acabar pasándose todo el tiempo leyendo exactamente lo que está escrito en las diapositivas. Esto no contribuye precisamente a una presentación convincente o atractiva.

En lugar de eso, es mejor dedicar más tiempo a ensayar (para depender menos de las diapositivas) y centrarse en mantener una conversación humana en lugar de hacer una presentación unidireccional. Según la Harvard Business Review, se trata de encontrar el equilibrio adecuado de preparación para que te sientas seguro de ti mismo sin ponerte demasiado rígido.

Más allá de eso, es importante que veas a la junta directiva como un grupo de iguales—no como la gente que maneja los hilos del dinero ni como un grupo de casos de éxito sobrehumano. Si te relacionas con tu público y creas una conversación, podrás fomentar una mayor colaboración y ofrecer una presentación fluida.

Haz que tu presentación ante la junta directiva sea brillante

Las presentaciones ante la junta directiva son una de las formas más importantes de comunicarse con la junta directiva de tu empresa. Por ello, una presentación atractiva y bien elaborada es una de las mejores herramientas de que dispones para entablar un diálogo abierto y beneficioso para ambas partes. Ese diálogo facilita la solicitud de opiniones sobre los principales retos, la aceptación de nuevos proyectos y la garantía de las necesidades financieras.

Envía tu presentación a los miembros de la junta directiva con antelación, junto con el resto de los materiales de tu paquete. DocSend facilita el envío seguro de todos estos documentos utilizando un único vínculo.

Siguiendo los consejos anteriores, estarás en el buen camino para hacer una presentación brillante ante la junta directiva que muestre tu rendimiento y fortalezca la relación entre la dirección ejecutiva y la junta.