Cómo proteger con contraseña un PDF antes de compartirlo
Enviar archivos PDF como adjunto de correo ya es algo normal, pero ¿te has parado a pensar si el archivo está realmente protegido? Te contamos cómo enviar un PDF protegido con contraseña de forma segura:
Desde su creación en 1990, el PDF se ha popularizado como el formato de archivo electrónico por excelencia, tanto para profesionales como para estudiantes, jubilados y niños. Enviar archivos PDF como adjunto de correo ya es algo normal, pero ¿te has parado a pensar cómo proteger un PDF con contraseña?
Si es así, ¡estás de suerte! En esta guía, repasaremos cómo proteger un PDF con contraseña y hacer seguimiento una vez que lo envíes.
Opción 1: Proteger con contraseña los archivos PDF
Los profesionales que envían documentación sensible, como los directores generales o financieros, asumen que proteger con contraseña un PDF es suficiente para garantizar su seguridad y, en algunos casos, es así.
Cómo añadir protección con contraseña con Adobe Acrobat DC
Abre el archivo PDF en Acrobat.
Ve a Archivo, luego haz clic en “Proteger con contraseña”.
Puedes definir la contraseña para solo editar el PDF o para verlo.
Introduce tu contraseña y después, vuelve a escribirla.
Haz clic en “Aplicar”.
Cómo añadir una contraseña mediante la Vista Previa de Mac
Abre el PDF con Vista Previa.
Ve a Archivo, luego haz clic en “Exportar”.
Introduce el nombre del archivo, luego selecciona “Cifrar”.
Escribe tu contraseña, vuelve a escribirla y luego haz clic en “Guardar”.
Al añadir una contraseña a un archivo PDF, consigues limitar el acceso para que solo puedan acceder a él los que tengan la contraseña. Sin embargo, esta acción no permite hacer seguimiento de quien consulta el documento. Como remitente de ese PDF, no tienes ni idea de qué destinatarios abren e interactúan con él.
Tampoco puedes saber quién lo reenvía junto con la contraseña a otras personas. Sobra decir que, si quieres mandar un PDF de forma segura por correo, incluir la contraseña no es la mejor idea del mundo, ya que pierdes el control del propio documento que querías controlar (y también de la contraseña), puesto que, obviamente, ambos pueden reenviarse.
La vulnerabilidad asociada a este enfoque podría considerarse un mal menor derivado de compartir documentación importante en PDF, pero, por suerte, no tiene que ser así.
Opción 2: Comparte documentos a través de DocSend
DocSend permite a los altos directivos enviar documentos de forma segura y hacer seguimiento en profundidad de la interacción de los lectores. Esto incluye, por supuesto, los PDF. Mientras que la tónica general suele ser enviarlos protegidos con contraseña y por Gmail o Outlook, es posible hacerlo de forma realmente segura. Con el plugin de Gmail o el plugin de Outlook de DocSend, puedes hacer seguimiento de todos los eventos relacionados con el archivo. Veamos cómo.
Para seguir los pasos, puedes probar DocSend gratis.
Paso 1: Sube tus archivos PDF a DocSend
[Subir]
Subir archivos a DocSend es fácil, ya que se integra con Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive y más herramientas, por lo que puedes arrastrar y soltar documentos desde cualquier lugar. Una vez que subas tu archivo PDF, puedes adjuntarlo a todos los correos que quieras (con los plugins de Gmail y Outlook). Incluso tienes la opción de hacerlo directamente a través del plugin de DocSend, si lo prefieres.
Ve a la pestaña Contenido.
En la parte superior derecha, selecciona “Añadir contenido”.
Elige un archivo desde cualquiera de los servicios mencionados anteriormente o desde tu ordenador.
Tu documento empezará a subirse y te avisaremos cuando todo esté listo. En este punto, también podrás modificar el nombre de archivo.
Paso 2: Crea un enlace protegido con código de acceso para compartir tu PDF
Al crear un enlace compartido para el PDF que acabas de subir, puedes especificar si quieres solicitar una dirección de correo para ver el archivo y permitir su descarga. Si haces clic en "Mostrar opciones avanzadas", también podrás añadir una fecha de vencimiento al enlace y un código para proteger el PDF.
Ya solo queda que copies y compartas el enlace a tu archivo en el mensaje en cuestión.
(Nota: Si quieres hacer seguimiento de la interacción con el archivo y de si este enlace se reenvía, lo ideal es crear un enlace por cuenta, oportunidad o persona con quien compartas el PDF. Abordaremos esto en profundidad más adelante).
Para disfrutar de una experiencia aún más segura a la hora de enviar archivos, los usuarios de Advanced tienen la opción de solicitar la verificación del lector. En este caso, se pedirá al lector que introduzca su correo electrónico y que haga clic en un enlace enviado a su correo para acceder al PDF.
También puedes subir y adjuntar tu PDF a un correo con los plugins de Gmail y Outlook que ofrece DocSend
Si prefieres subir y compartir tu PDF como adjunto de correo sin salir de Gmail ni Outlook, puedes hacerlo mediante los plugins de Gmail y Outlook que ofrece DocSend. Aquí tienes el enlace para adjuntar un PDF subido usando el plug-in de Gmail, y aquí tienes el enlace para adjuntar un PDF subido usando el plug-in de Outlook.
Paso 3: Inhabilita y rehabilita el acceso mediante enlace según lo necesites
Con tan solo unos clics, puedes moderar el acceso a tu PDF desactivando o activando los enlaces de DocSend que hayas creado. Para ver este proceso paso a paso, consulta nuestro artículo del centro de ayuda sobre cómo actualizar la configuración de enlaces.
¿Cómo edito y firmo un PDF en Gmail? Muy fácil: añade una firma electrónica con DocSend
Una vez que hayas subido tu documento con formato PDF, Word, archivo de Google Docs o archivo de Dropbox, o bien documentos PDF guardados en Acrobat o cualquier otro flujo de trabajo con integración en DocSend, puedes añadir la firma electrónica directamente en DocSend antes de hacer el envío para agilizar el proceso.
Dentro de DocSend, puedes firmar documentos PDF o añadir firmas electrónicas a archivos independientes (siempre que no sean archivos de Excel o subidos por URL), y archivos en un Espacio de DocSend. Con los documentos firmables, los usuarios pueden convertir y compartir documentos de forma segura desde DocSend, lo cual les da la posibilidad de hacer seguimiento de las visitas y recopilar firmas de la mayoría de dispositivos. La función de firma electrónica permite que una de las partes firme y es legalmente vinculante para ambos. Tras enviar tus solicitudes de firma, los destinatarios pueden añadir su firma digital haciendo clic en el enlace de su cuenta de Gmail, firma de correo, G Suite, pop-up, barra lateral u otros lugares en los que te interese compartir el enlace a tu documento. Los firmantes pueden añadir su firma digital directamente en el campo de firma que añadas a los documentos PDF que envíes como enlace de DocSend. El seguimiento de estos documentos PDF firmados se refleja en tu cuenta de DocSend, con un historial y registros de auditoría, para que puedas protegerlos y tenerlos bajo control. Esto también es posible con la versión web móvil de DocSend de Chrome y Safari en iOS y Android. En este artículo del centro de ayuda verás de forma detallada lo fácil que es crear y compartir documentos PDF firmables mediante la función de firma electrónica.
Cómo hacer seguimiento de tu documento
Ahora que ya hemos subido el PDF a DocSend y creado un enlace con todas las funciones de seguridad posibles, estamos listos para enviarlo. ¿Cuál es el siguiente paso? Si te importa el contenido de tu PDF tanto como para protegerlo, probablemente también te importará cómo se recibe y se lee.
En este caso, tenemos buenas noticias: al crear y enviar enlaces individuales de DocSend para cada destinatario o grupo de destinatarios, ya estás dando los primeros pasos para hacer seguimiento de tu documento PDF protegido. Echemos un vistazo rápido a un ejemplo de cómo puedes supervisar la interacción.
Primero, recibirás una notificación cuando alguien haya visto tu documento. Podrás consultar un resumen de estas notificaciones desde la pestaña "Rendimiento" cuando hagas clic en un archivo en particular o en un documento PDF en DocSend.
Además, podrás ver dónde pasaron más tiempo los visualizadores, por página o diapositiva concreta, lo cual puede ser muy revelador, según el contenido y el propósito del PDF. Tal y como ocurre con las notificaciones de lectura, también podrás consultar un resumen de la interacción cuando hagas clic en el archivo o documento que quieras de DocSend.
Hay muchas métricas adicionales y formas de comprobar la interacción en DocSend. Te animo a empezar con la prueba gratuita, enviar un PDF y explorar los interesantes indicadores de rendimiento que te ofrece la herramienta.
¿Alguna pregunta sobre las herramientas de DocSend o cómo configurar tu cuenta? Consulta el Centro de ayuda de DocSend o ponte en contacto con nuestro equipo de asistencia.
