Cómo pasar de una presentación para la junta aburrida a una espectacular
Descubre cómo puedes crear una presentación que sorprenda a la junta directiva y reforzar tu autoridad.
En una presentación para la junta, los directores generales o financieros pueden hablarle directamente a la junta directiva. Es una buena oportunidad para transmitirle tu visión, conseguir su apoyo para los proyectos y las necesidades financieras, así como para explicar cómo le va a la empresa.
Sin embargo, esto solo es posible si los miembros de la junta están interesados en la presentación que ven. Por eso es tan importante crear y dar una presentación para la junta convincente, que capte su interés y haga que quiera saber más.
Dar una presentación de este calibre requiere mucho más que carisma. La presentación debe tener como objetivo contar una historia coherente, desde los temas que se tratarán o las diapositivas hasta tu habilidad oratoria, Te explicamos cómo puedes dominar los tres aspectos de una presentación convincente.
Qué temas se tratarán en la presentación para la junta
El primer paso para hacer una presentación brillante es tratar los temas que les interesan de verdad a los miembros de la junta. Cuando se trata de un trimestre o de todo un año, los temas que se pueden tratar son prácticamente infinitos. Pero eso tampoco significa que tengas que presentar hasta el más mínimo detalle de qué ha pasado en la empresa ni todas las métricas que has analizado.
En realidad, la presentación debería estar centrada en estas cinco categorías:
Datos de rendimiento más recientes y cualquier logro reciente que quieras destacar: es importante incidir en las métricas que los miembros de la junta entienden y valoran. Estas métricas pueden variar según la empresa, pero los indicadores claves de rendimiento, como los ingresos recurrentes mensuales o los clientes perdidos y ganados, siempre resultan interesantes. Son datos sobre el rendimiento de la empresa que a todo el mundo le gusta conocer.
Explicaciones sobre los datos: cuando ya hayas expuesto los números, conviene que los contextualices en el tiempo (por ejemplo, los cambios de un mes respecto al anterior), los objetivos de la empresa, la competencia, etc. Enmarcar el debate sobre los datos de esta forma facilita que los miembros de la junta comprendan las cifras y sus implicaciones teniendo en cuenta el rendimiento general.
Explicaciones sobre los objetivos o indicadores claves de rendimiento no conseguidos: si presentas los datos en relación con los objetivos que se ha fijado la empresa (como alcanzar un millón de clientes) y los has cumplido o superado, no hay nada más que decir. Si no has conseguido alguno, es importante explicar la causa y mencionar los planes de mejora.
Próximos proyectos y qué se necesita de la junta para completarlos: las presentaciones para la junta van más allá de hablar de ejercicios anteriores; también sirven para presentar proyectos futuros que necesiten su apoyo o fondos.
Asuntos para los que se necesitan la experiencia y el consejo de la junta: al fin y al cabo, la función de una junta es aportar sus conocimientos y ayudarte a que la empresa prospere. Si hay aspectos o proyectos concretos para los que necesitas más ayuda por su parte, destácalos en la presentación.
Cómo crear diapositivas convincentes y útiles
Una vez que la presentación esté centrada en los temas adecuados, el siguiente paso es asegurarse de que las diapositivas son interesantes y útiles para que la presentación avance y la junta esté atenta mientras hablas. Hay varias formas de conseguirlo.
Es bueno aprovechar los elementos visuales en las diapositivas de tu presentación para la junta. La clave está en elegir las imágenes adecuadas para que aporten valor a la presentación, en vez de confundir y distraer de la información que quieres presentar. Estos son ejemplos de elementos visuales que funcionan bien:
Representaciones visuales de datos: pueden ayudar a contextualizar los datos sobre períodos de tiempo, objetivos de la empresa y rendimiento de la competencia.
Materiales de muestra que sirvan para ejemplificar una estrategia en concreto: puede ser una captura de pantalla de una página web que se ha rediseñado, o de un anuncio en redes sociales que permite ver en acción tu estrategia en redes sociales.
Añadir elementos visuales como estos ayuda a no escribir demasiado texto. Como referencia, te recomendamos que sigas la regla 5/5/5:
Cada línea de texto tiene que ser de 5 palabras o menos.
Cada diapositiva debe tener no más de 5 líneas de texto.
La presentación no debe tener más de 5 diapositivas con mucho texto seguidas.
Recuerda que las diapositivas son como las notas de la presentación, no todo lo que vas a comunicar.
Así pues, el siguiente paso es asegurarse de que las diapositivas estén organizadas de forma lógica, que sean adecuadas y, si puede ser, que lleguen a la junta con antelación. El secreto es que la presentación dicte las diapositivas, no al revés.
Aunque usar la misma plantilla para todas las presentaciones te ahorre un poco de tiempo, conseguirás mejores resultados si enfocas cada presentación según las necesidades del momento. Esto significa ser inflexible con las diapositivas que se incluyen y eliminar todas las que no aporten valor a la presentación. Hay que ver la presentación para la junta como una obra de tres actos, con introducción, nudo y desenlace. Creemos que esta organización es la que tiene más sentido:
Expón los resultados y el trabajo anteriores.
Detalla la estrategia y los objetivos en adelante.
Profundiza en la parte práctica para llevar a cabo la estrategia y lograr los objetivos.
Consejos de oratoria para la presentación
Ahora que ya has decidido qué materiales incluirás en tu presentación para la junta, pasemos a cómo la vas a dar. Unas habilidades de oratoria y presentación insuficientes pueden estropear una buena presentación en poco tiempo, por lo que cómo la das es igual de importante que el contenido.
Sé breve
La mejor forma de tener la presentación para la junta bajo control es no andarse por las ramas. Tal como ya hemos mencionado, estas presentaciones deben ser un vistazo al rendimiento y los planes de la empresa. Esto implica empezar con información breve y general. Las preguntas más concretas pueden ir luego.
Entonces, ¿cuál es el punto exacto? John Brandon, periodista tecnológico, defiende en Inc. que ninguna presentación tiene que durar más de siete minutos. Puede que sea un criterio un poco extremo, sobre todo si hay que resumir todo un trimestre o año. Nosotros creemos que 30 minutos son más que suficientes para una presentación.
Conoce a tu público
Una buena presentación no solo se basa en una serie de prácticas recomendadas que se puede aplicar a cualquier junta. De hecho, depende de conocer y comprender al público y saber qué información le interesa. Por eso hay que identificar el perfil de cada persona de la junta.
¿Viene del mundo de las finanzas? ¿Se dedica al marketing? ¿Qué siglas y jerga del sector le confundirán? Su perfil te puede ayudar a decidir qué tipo de información es probable que les parezca más interesantes, además de a identificar qué partes de la presentación tienes que explicar más a fondo que otras. Estos conocimientos también te ayudarán a dar la presentación usando un vocabulario que entiendan.
Es una parte del proceso de presentación que suele ser necesaria en todo momento. Aunque hay mucha información sobre los miembros de la junta en su biografía o página de LinkedIn, irás conociéndolos a medida que hables con ellos.
Ensaya y sé natural
Cuando hay mucho en juego con una presentación para la junta, es fácil que te estreses y dediques todo tu tiempo a leer exactamente lo que has escrito en las diapositivas. Digamos que no es la forma más convincente o interesante de dar una presentación.
Es mejor dedicar más tiempo a ensayar para no tener que apoyarse tanto en las diapositivas y centrarse en mantener un diálogo natural en lugar de un monólogo. Según Harvard Business Review, el secreto está en encontrar la preparación justa para hablar con seguridad sin caer en un discurso rígido.
Más allá de todo esto, es importante que veas a la junta como un grupo de iguales, no como las personas que manejan el dinero o una liga de superhéroes. Al interactuar con el público y dar pie a una conversación, podrás fomentar la colaboración y lograr una presentación fluida.
Da una presentación brillante
Las presentaciones para la junta son una de las formas más importantes de comunicarte con el consejo de administración. Por tanto, una presentación bien organizada e interesante es una de las herramientas más indicadas para fomentar un diálogo beneficioso y transparente para todas las partes. Este diálogo ayuda a solicitar opiniones sobre los retos más importantes, conseguir apoyo para proyectos nuevos y satisfacer las necesidades financieras.
Envía tu presentación a los miembros con antelación, además de otros materiales del paquete para la junta. Con DocSend, enviar todos estos documentos sin riesgo y usando un solo enlace es muy fácil.
Si sigues los consejos anteriores, no te costará dar una presentación para la junta brillante en la que demuestres el rendimiento conseguido y refuerces la relación entre los ejecutivos y la junta.
