El CMOE usa DocSend como herramienta de estadísticas de ventas para reforzar las relaciones con clientes potenciales
CMOE estaba ampliando rápido su base de clientes y quería una forma segura de enviar presentaciones a clientes potenciales y hacer seguimiento.
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2018
Caso práctico
Ventas
Plan de DocSend
Standard
El CMOE usa DocSend como herramienta de estadísticas de ventas para reforzar las relaciones con clientes potenciales
CMOE estaba ampliando rápido su base de clientes y quería una forma segura de enviar presentaciones a clientes potenciales y hacer seguimiento.
El contexto de la empresa
Center for Management & Organization Effectiveness (CMOE) es un grupo consultor de formación y desarrollo que colabora con particulares, equipos y organizaciones para ofrecer talleres, actividades extralaborales, charlas e investigaciones de consultoría personalizados. A la hora de ofrecer soluciones a organizaciones como Northern Trust, JB Hunt, Siemens Energy, Zendesk, Amazon y Shape Technologies, CMOE recurre a DocSend para compartir documentos y presentaciones de forma segura con clientes potenciales durante el proceso de venta.
El reto
Antes de DocSend, Mark Parkinson, vicepresidente de habilitación de ventas en CMOE, enviaba presentaciones y propuestas de ventas a clientes potenciales como archivos adjuntos de correo electrónico. Con una increíble colección de presentaciones, Mark y su equipo comercial querían encontrar una solución de uso compartido más organizada que les permitiera controlar mejor el proceso de ventas.
La solución:
El equipo recurrió a la solución para compartir documentos de forma segura DocSend para gestionar todos los documentos compartidos durante el ciclo comercial.
Compartir propuestas y presentaciones de ventas sin problemas
Para gestionar una cartera de clientes potenciales de la lista Fortune 500, hay que poner mucha atención y concentrarse. Es muy importante saber en qué momento exacto se enviaron las propuestas y qué materiales están a disposición de los clientes potenciales. Para Mark, los archivos adjuntos de correo electrónico estaban desfasados y no ayudaban a la empresa a dar su mejor imagen ante las grandes empresas. Sencillamente, no le parecía profesional incluir varios archivos adjuntos a un correo electrónico, que podía quedar atrapado en un filtro de spam o no llegar nunca a los clientes potenciales.
La primera vez que usó DocSend, le sorprendió ver que podría organizar con más seguridad los documentos para los clientes y hacer que el contenido fuera más intuitivo y accesible. CMOE cuenta con una colección de contenido impresionante que forma parte de sus paquetes de consultoría. A menudo, Mark comparte vistas previas de presentaciones con clientes potenciales para que puedan ver una muestra de la oferta de formación y desarrollo. Estas presentaciones contienen propiedad intelectual que Mark no quería compartir con quien no debía. Gracias a las funciones para compartir contenido de forma segura de DocSend, Mark puede añadir fácilmente la verificación de la dirección de correo electrónico o un código de acceso, de modo que solo los clientes potenciales con permiso accedan a los materiales. Mark también puede fijar fechas de vencimiento para que los clientes potenciales solo accedan al contenido durante el tiempo adecuado, como en un ciclo comercial activo. “DocSend nos da más control sobre nuestros documentos, algo que resulta importantísimo en un contexto comercial que cambia muy rápido”, explica Mark.
Para asegurarse de que los clientes potenciales sepan exactamente dónde pueden encontrar todas las presentaciones de CMOE que les interesan, Mark creó más de doscientos portales de contenido individualizados con la información de cada cliente gracias a las salas de acuerdos de DocSend. Puede parecer que crear cientos de carpetas específicas de un cliente lleva mucho tiempo, pero Mark cuenta con DocSend. Puede duplicar fácilmente una plantilla de sala de acuerdos en menos de un minuto. “He creado cuatro plantillas de sala de acuerdos para cubrir los cuatro tipos de producto. Cuando un cliente muestra interés por uno de estos tipos, como el pensamiento estratégico aplicado, puedo duplicar la sala de acuerdos correspondiente e incluir un presupuesto personalizado. El hecho de poder crear una representación visual y personalizada del contenido nos ayuda a ofrecerles la mejor experiencia a los clientes”, comenta Mark. Además de presentaciones que abordan el interés principal de los clientes potenciales, Mark incluye enunciados de trabajo y propuestas de precios individualizadas a cada sala de acuerdos personalizada. Mientras que los adjuntos de correo electrónico pueden parecer informarles o poco prácticos, una sala de acuerdos personalizada con el logotipo y el banner de CMOE transmite a los clientes potenciales que el grupo es una marca de confianza.
Nunca más volveré a crear una solución de ventas sin DocSend. Este tipo de herramienta es fascinante. Los comerciales nunca habían podido ver qué hacían los clientes potenciales hasta que llegó DocSend.
Conocer a quienes toman las decisiones a través de análisis de documentos
Uno de los muchos retos de las organizaciones comerciales es determinar quién es la persona que decidirá si se firma o no un acuerdo. Antes de usar DocSend, a Mark le costaba averiguar con quién tenía que hablar para cerrar un trato. “Casi siempre estábamos hablando con una persona que estaba en contacto con otras empresas de consultoría y que le presentaba sus conclusiones a quien realmente tomaría la decisión”, explica Mark.
Ahora, Mark controla mejor a dónde van sus documentos con los análisis de DocSend y puede aprovechar esa información. “Lo que me gusta de DocSend es que puedo saber a quién le reenvían las propuestas de precios. Así puedo intuir mejor quién es la persona que se encarga de dar el visto bueno y puedo conectar con ella en el mejor momento”, defiende Mark. Al identificar a quién toma la última decisión durante el proceso comercial, Mark puede presentar la información correcta a la persona adecuada y asegurarse de que CMOE está bien presente para sus clientes potenciales.
Mientras que la competencia envía muchos archivos adjuntos poco prácticos por correo electrónico, nosotros elegimos DocSend para crear las mejores presentaciones y mostrar todo lo que ofrecemos. Que puedas hacer clic en un archivo y verlo en un navegador web es increíble. Algunos clientes potenciales me han comentado que fueron a una reunión junto a su vicepresidente y que, al enseñarles nuestro enlace de DocSend, no dudaron en elegirnos por la imagen de profesionalidad y organización que dábamos.
Dirigir una conversación con una estrategia basada en los datos
Antes de usar DocSend, Mark no tenía mucha visibilidad sobre si los clientes potenciales consumían el contenido que compartía con ellos. Sí tenía información sobre si se había abierto un correo electrónico, pero no sobre si un cliente estudiaba sus propuestas o no. La única información de confianza para Mark eran las primeras reuniones con clientes potenciales, en las que muchas veces se quedó sin saber qué decir.
Ahora, Mark puede saber cómo interactúan los clientes potenciales con los materiales que les envía. “Después de enviar las presentaciones y las propuestas comerciales, puedo ver si los clientes potenciales ven la página de precios y durante cuánto tiempo, entre otras cosas. Es una forma de ver si tienen dudas con los precios. Así decido si hablaremos de ellos en la próxima llamada”, explica Mark. Con la ventaja que le dan los datos, Mark puede enfocar las conversaciones con los clientes potenciales y anticiparse a cualquier pregunta o duda. Según Mark, “Antes de una llamada, entro a DocSend y busco el nombre de una persona para consultar sus datos de consumo de contenido. Ver todo lo que ha visto me ayuda a enfocar las conversaciones. La clave de las ventas con consultoría es predecir las necesidades de tus clientes potenciales y darles toda la información posible para que tomen decisiones bien fundamentadas. Mark puede pronosticar con mayor precisión los acuerdos potenciales cada trimestre y medir el interés con los análisis de DocSend.
Poder saber si un cliente potencial ha abierto un documento y cuánto tiempo ha dedicado a la página de precios es maravilloso. Antes de usar DocSend, nunca había tenido tanta visibilidad del proceso comercial. Es una forma fiable de analizar si un cliente potencial tiene interés o no.
Una mirada hacia el futuro: personalizar los portales de los clientes potenciales
Como Mark sigue usando DocSend como herramienta comercial dentro de su empresa, espera probar más opciones de personalización de las salas de acuerdos de DocSend. “Me hace ilusión personalizar los banners y añadir los logotipos de los clientes potenciales a sus salas de acuerdos para que tengan una sensación todavía más personalizada”, comparte Mark. Dar este toque tan individualizado puede ayudar mucho a tejer relaciones con nuevos clientes. Con DocSend, los comerciales como Mark pueden crear las mejores propuestas a distancia sin ningún tipo de complicación.
Por otro lado, Mark está ansioso por probar la nueva notificación de actualización de sala de acuerdos que se genera al añadir nuevos materiales a portales de contenido. “Poder enviarles notificaciones a los clientes potenciales desde DocSend cuando añado información a su portal me parece muy interesante. Me ayuda a seguir aportándole valor a un cliente potencial y a recuperar una conversación previa con información muy práctica que quizás consiga llamar su atención, o incluso retomar el contacto con un cliente potencial que no llegó a prosperar”, añade Mark. Ahora controla mejor cómo se relaciona con los clientes potenciales, lo que le ayuda a hacer llegar la oferta de CMOE a todavía más organizaciones.