Sleepless Media optimiza las propuestas de los clientes y organiza materiales creativos con DocSend y Dropbox

Para poder llevar una agencia que ofreciera todos los servicios de personalización de la marca y diseño web, el equipo de Sleepless Media necesitaba una opción intuitiva con la que hacer un seguimiento de los acuerdos marco de servicios y organizar los bocetos de diseño.

El contexto de la empresa

Sleepless Media es una agencia de diseño y desarrollo web integral que ofrece experiencias de marca innovadoras en sitios web personalizados y adaptables. A la hora de desarrollar ideas creativas para una gran cartera de clientes, incluidos Levi Strauss, Lenny & Larry's y Breeo, la empresa confía tanto en Dropbox como en DocSend para compartir de forma segura propuestas de proyectos y archivos creativos con clientes potenciales.

El reto

Antes de utilizar DocSend, Jon Cattivera, director general y responsable creativo de la agencia, enviaba como adjuntos de correo las propuestas de asociación y los archivos. A medida que su lista de clientes iba creciendo, Jon necesitaba una solución con capacidad de ampliación para controlar mejor el proceso de la propuesta. Además, buscaba una plataforma más sólida que le permitiera personalizar y organizar los elementos de diseño.

La solución:

Jon recurrió a DocSend para enviar de forma segura las propuestas de venta a clientes potenciales y hacerles un seguimiento, y Dropbox para compartir archivos creativos.

Las estadísticas avanzadas de las propuestas de los clientes acortan los ciclos de venta

Jon —un profesional creativo que lidera una empresa de diseño y desarrollo web dirigidos a marcas internacionales— hace malabarismos con sus numerosas responsabilidades para ofrecerles el mejor servicio posible a los clientes. Hacer un seguimiento con un cliente potencial en el momento adecuado es fundamental, sobre todo a la hora de cerrar un nuevo acuerdo. Sin embargo, como trabaja con un tiempo limitado, Jon debe ser cauto y considerado al compartir propuestas de proyectos y revisar los enunciados de trabajo de los clientes potenciales. Antes, Jon no tenía información sobre si estos clientes potenciales revisaban las propuestas que les enviaba. “No tenía ni idea de quién estaba interesado en trabajar con nosotros después de las primeras conversaciones. Quería saber de alguna forma si los clientes potenciales querían asociarse con nosotros de verdad”, comenta Jon.

Con la prueba gratuita de DocSend, se dio cuenta al instante del impacto que tenían los análisis de documentos de DocSend. Ahora, sabe exactamente qué clientes potenciales están interesados de verdad en colaborar con la agencia gracias a las actualizaciones y notificaciones por correo electrónico que recibe en tiempo real cuando los clientes consultan las propuestas de proyecto. Además, puede ver si han reenviado sus archivos a las personas adecuadas de la empresa. En lugar de dedicar unas semanas desesperantes a buscar a la persona adecuada con la que ponerse en contacto, Jon puede averiguar quién es rápidamente y hacer el seguimiento correspondiente. “DocSend nos muestra quiénes también se encargan de tomar decisiones, lo que nos ha devuelto un tiempo muy valioso que podemos dedicar a lo que mejor hacemos: diseños creativos y desarrollo de calidad”.

DocSend nos enseña exactamente qué clientes potenciales interactúan con las propuestas y, por tanto, están interesados en trabajar con nosotros. Me encanta recibir en tiempo real una notificación por correo electrónico cuando alguien está consultando una propuesta. Me ayuda a dar prioridad al seguimiento estratégico y anticiparme a posibles preguntas.
Jon Cattivera

Jon Cattivera

Director general y director creativo, Sleepless Media

Las presentaciones intuitivas afianzan las relaciones con los clientes

Los clientes potenciales suelen consultar varias agencias, por lo que es importante que las empresas de diseño y desarrollo destaquen entre la competencia. Jon confía en DocSend para enseñar propuestas personalizadas de forma profesional, lo que ofrece a su agencia una ventaja única. "Presento mis propuestas directamente en DocSend porque me permite compartir la ventana del navegador web, y no toda la pantalla. DocSend me permite pasar de un sitio web a mi PDF en una misma ventana, en vez de tener que ir de un lado a otro para tratar de encontrar el archivo correcto fuera del navegador web o tener que compartir toda la pantalla".

Formalizar acuerdos marco de servicios con la firma electrónica

Sleepless Media es una empresa de diseño y desarrollo creativo en pleno crecimiento y con un carácter muy dinámico. Trabaja con una serie de clientes con visiones específicas, que a menudo se reflejan en el enunciado de trabajo. A Jon le sorprendió gratamente descubrir que podía firmar contratos marco de servicios y enunciados de trabajos con la función de firma electrónica de DocSend. “Ya había investigado DocuSign, pero era demasiado complicado. Necesitaba una forma sencilla de firmar acuerdos con los clientes”, afirma Jon. Cuando un cliente se asocia con Sleepless Media, Jon le envía un contrato para que lo firme directamente en DocSend. “Los clientes pueden revisar fácilmente su propuesta y firmar el acuerdo en una misma herramienta utilizando la firma electrónica de DocSend, sin tener que estar cambiando de software”, comenta Jon.

Además, en el sector creativo, puede pasar que los hitos y las entregas cambien. Cuando tienes una larga lista de clientes, la gestión de las órdenes de cambio puede llegar complicarse, pero Jon es capaz de organizar todos los acuerdos de clientes ya ejecutados en las carpetas de DocSend.

La firma electrónica de DocSend consigue que el proceso de negociación y cierre sea intuitivo tanto para nosotros como para nuestros clientes. Puedo añadir los campos necesarios y enviar acuerdos esenciales que nos permiten establecer relaciones a largo plazo con nuestros clientes.
Jon Cattivera

Jon Cattivera

Director general y director creativo, Sleepless Media

Almacenar recursos e ideas creativas de la marca del cliente en Dropbox

Trabajar con muchas empresas distintas requiere estar al tanto de sus archivos creativos. Jon confía en Dropbox para empresas a la hora de organizar todos los logotipos y los elementos de diseño principales de sus clientes. Cuando una marca decide trabajar con Sleepless Media, Jon crea una carpeta de Dropbox que contiene todo lo que necesita para la colaboración. “Con tantos clientes diferentes, Dropbox nos ayuda a encontrar rápidamente cualquier material creativo que necesitemos para un proyecto. Es donde guardamos todos nuestros archivos de Sketch, archivos de diseño de gran tamaño y materiales de personalización de la marca”, comenta Jon.

El personal del grupo Sleepless Media puede trabajar de forma flexible y hacer cambios en los archivos que están guardados en Dropbox desde cualquier lugar. En un sector en el que surgen cambios continuamente, Jon y su equipo mantienen todos los archivos al día de forma segura con el almacenamiento en la nube de Dropbox. Gracias a Dropbox y DocSend, Sleepless Media sigue protegiendo los acuerdos de asociación y ofreciendo diseños web innovadores a cada vez más clientes.

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