Depuis sa création dans les années 1990, le format PDF est devenu un format de fichier électronique extrêmement populaire auprès des professionnels, des étudiants, des retraités et des enfants. L’envoi d’un fichier PDF sous forme de pièce jointe à un e-mail est devenu monnaie courante, mais vous êtes-vous déjà posé la question de savoir comment protéger un PDF par un mot de passe ?
Si c’est le cas, vous avez de la chance ! Dans ce guide, je vais vous expliquer comment protéger un PDF par un mot de passe et le suivre après qu’il a été envoyé.
Option 1 : Protection des fichiers PDF par un mot de passe
La plupart des professionnels qui envoient des documents sensibles, comme les PDG et les directeurs financiers, supposent que l’ajout d’un mot de passe à un PDF suffit à le sécuriser, ce qui est parfois le cas.
Comment ajouter une protection par mot de passe avec Adobe Acrobat DC
- Ouvrez le fichier PDF dans Acrobat.
- Accédez à Fichier, puis cliquez sur "Protéger par mot de passe".
- Vous pouvez définir le mot de passe pour afficher ou modifier uniquement le fichier PDF.
- Saisissez deux fois votre mot de passe.
- Cliquez sur "Appliquer".
Comment ajouter un mot de passe à l’aide de l’aperçu sur un Mac
- Ouvrez le PDF dans l’aperçu.
- Accédez à Fichier, puis cliquez sur "Exporter".
- Saisissez le nom du fichier, puis sélectionnez "Chiffrer".
- Saisissez deux fois le mot de passe, puis cliquez sur "Enregistrer".
L’ajout d’un mot de passe à un PDF a pour effet de limiter l’accès à ce PDF aux personnes qui connaissent le mot de passe. En revanche, l’ajout d’un mot de passe à un PDF ne permet pas de suivre ce qui se passe ensuite. En tant qu’expéditeur de ce fichier PDF, vous n’avez aucune idée des destinataires qui l’ouvrent et l’utilisent.
Tout comme vous n’avez aucun idée de la personne qui transmet le PDF et le mot de passe à d’autres utilisateurs. En résumé, pour envoyer un PDF par e-mail en toute sécurité, l’ajout d’un mot de passe n’est probablement pas la meilleure solution. Vous avez effectivement perdu le contrôle d’un document PDF que vous vouliez clairement contrôler (d’où le mot de passe !). Dans ce scénario, il est impossible de savoir ce que deviennent le PDF et le mot de passe après avoir été transmis.
La vulnérabilité d’une telle approche peut être perçue comme un mal nécessaire pour partager des documents PDF importants et à fort enjeu, mais heureusement, ce n’est pas le cas.
Option 2 : Partager des documents PDF avec DocSend
DocSend permet aux chefs d’entreprise d’envoyer des documents en toute sécurité et de suivre en détail la façon dont chacun les utilise, y compris pour les PDF. Bien que l’envoi d’un PDF protégé par un mot de passe via Gmail ou Outlook soit monnaie courante, vous pouvez envoyer véritablement des PDF sécurisés via les outils de plug-in Gmail ou plug-in Outlook DocSend et suivre ce qu’il advient de ces PDF, ce que nous allons à présent découvrir.
Si vous souhaitez poursuivre, vous pouvez commencer à utiliser DocSend gratuitement.
Étape 1 : Importer vos fichiers PDF dans DocSend
[importation]
L’importation de fichiers dans DocSend est simple. Actuellement, DocSend s’intègre notamment à Google Drive, Dropbox, Box et Microsoft OneDrive et vous pouvez ainsi faire glisser et déposer des fichiers depuis n’importe où. Une fois votre PDF importé, vous pouvez le joindre à autant d’e-mails que vous le souhaitez (à l’aide des plug-ins Gmail et Outlook). Si vous le souhaitez, vous pouvez même importer votre PDF directement via le plug-in DocSend que vous avez choisi.
- Accédez à l’onglet Contenu.
- Sélectionnez "Ajouter du contenu" en haut à droite.
- Choisissez un fichier à partir de l’un des services énumérés ci-dessus ou de votre ordinateur.
- L’importation de votre document débute et vous êtes informé une fois le processus terminé. À ce stade, vous pouvez modifier le nom de l’importation.
Étape 2 : Créer un lien protégé par un code secret pour partager votre PDF
Lorsque vous créez un lien de partage pour le PDF que vous venez d’importer, vous pouvez spécifier si vous souhaitez exiger un e-mail pour afficher et autoriser le téléchargement. Si vous cliquez sur "Afficher les options avancées", vous pouvez également ajouter une date d’expiration pour le lien et protéger le PDF par un code secret.
Vous pouvez ensuite copier et partager le lien permettant d’accéder à votre PDF dans un e-mail !
(Remarque : si vous envisagez de suivre l’engagement et la transmission de ce lien, vous devez créer un lien par compte, par prospect ou par personne avec laquelle vous partagez votre PDF. Nous y reviendrons plus tard).
Pour une expérience d’envoi encore plus sécurisée, les utilisateurs avancés peuvent exiger la vérification du destinataire. Dans ce cas, le destinataire est invité à saisir son adresse e-mail et doit cliquer sur un lien envoyé à son adresse pour accéder au PDF.
Vous pouvez également importer et joindre votre PDF à un e-mail avec les plug-ins Gmail et Outlook DocSend.
Si vous préférez importer et partager votre PDF sous forme de pièce jointe sans quitter Gmail ou Outlook, vous pouvez utiliser les plug-ins DocSend pour Gmail et Outlook. Voici le lien permettant de joindre un PDF importé à l’aide du plug-in Gmail, et voici le lien permettant de joindre un PDF importé à l’aide du plug-in Outlook.
Étape 3 : Désactiver et réactiver l’accès basé sur des liens, si besoin
En quelques clics, vous pouvez modérer l’accès à votre PDF en désactivant ou en réactivant les liens DocSend que vous avez créés. Pour une description détaillée de ce processus, consultez l’article du centre d’assistance relatif à la mise à jour des paramètres des liens.
Pour modifier et signer un fichier PDF dans Gmail, il suffit d’ajouter une signature électronique avec DocSend
Après avoir importé votre document PDF, un fichier Google Docs, Dropbox, les documents PDF que vous avez enregistrés dans Acrobat, ou d’autres intégrations de flux de travail dans DocSend, vous pouvez ajouter une signature électronique directement dans DocSend avant de l’envoyer afin de rationaliser votre processus.
Dans DocSend, vous pouvez signer des documents PDF ou ajouter des signatures électroniques à des fichiers individuels (autres que des documents Excel ou des fichiers importés par URL) et à des fichiers dans un espace DocSend. Avec les documents à signer, les utilisateurs peuvent convertir et partager des documents de façon sécurisée à partir de DocSend, tout en conservant la possibilité de suivre les visites et de recueillir des signatures sur la plupart des appareils. La signature électronique permet à une partie de signer et est juridiquement contraignante pour les deux parties. Après avoir envoyé vos demandes de signature, les destinataires peuvent ajouter leur signature numérique en cliquant sur un lien dans leur compte Gmail, leur signature d’e-mail, G Suite, une fenêtre contextuelle, une barre latérale ou tout autre endroit où vous pourriez partager le lien de votre document. Les signataires peuvent ajouter leur signature numérique directement dans le champ de signature que vous ajoutez aux documents PDF envoyés sous forme de lien DocSend. Ces documents signés au format PDF font l’objet d’un suivi dans votre compte DocSend, avec un historique et des pistes d’audit, ce qui vous permet de les sécuriser et de les contrôler. Cela fonctionne également dans la version Web mobile de DocSend de Chrome et Safari sous iOS et Android. Cet article du centre d’assistance explique comment facilement créer et partager des documents PDF à signer à l’aide de la fonctionnalité de signature électronique.
Comment suivre votre document
Vous avez importé votre PDF dans DocSend, créé un lien avec tous les éléments de sécurité nécessaires et vous l’avez envoyé. Si vous vous souciez suffisamment du contenu de votre PDF pour le sécuriser, vous vous souciez probablement aussi de la manière dont il est reçu et lu.
Si tel est le cas, vous serez ravi d’apprendre qu’en créant et en envoyant des liens DocSend individuels pour chaque destinataire ou groupe de destinataires, vous contribuez déjà à suivre votre document PDF sécurisé. Examinons rapidement un exemple illustrant la manière dont vous pouvez contrôler l’engagement.
Tout d’abord, vous recevrez des notifications de lecture instantanées lorsque votre document sera consulté. Un résumé de ces notifications sera également disponible sous l’onglet "Performances" lorsque vous cliquez sur un fichier ou un document PDF particulier dans DocSend.
En outre, vous pourrez voir où les utilisateurs ont passé le plus de temps, page par page ou diapositive par diapositive. Selon le contenu et l’objectif du PDF, cela peut se révéler particulièrement instructif. Comme pour les notifications de lecture, un résumé de l’engagement est également disponible lorsque vous cliquez sur un fichier ou un document particulier dans DocSend.
Il existe un certain nombre d’indicateurs et de mesures d’engagement supplémentaires que vous pouvez suivre dans DocSend. Je vous encourage à démarrer votre essai gratuit de DocSend, à envoyer ce PDF et à explorer les indicateurs de performance à votre guise !
Vous avez des questions sur les outils DocSend ou sur la meilleure façon de configurer votre compte ? N’hésitez pas à consulter le centre d’assistance DocSend ou à contacter notre équipe d’assistance.
