Comment créer une présentation exceptionnelle pour le conseil d’administration
Voici comment créer une présentation percutante qui impressionnera votre conseil d’administration et renforcera votre autorité.
Une présentation au conseil d’administration est l’occasion pour le directeur général ou le directeur financier de s’adresser directement aux membres du comité. C’est l’occasion de leur transmettre votre vision, de remporter leur adhésion sur les besoins financiers et les projets et d’expliquer les performances de l’entreprise.
Mais tout cela n’est possible que si les membres du conseil d’administration s’intéressent réellement à votre présentation. C’est pourquoi il est important de proposer une présentation convaincante au conseil d’administration, qui capte l’intérêt de ses membres et leur donne envie de s’investir dans la suite.
Ce type de présentation exige plus que du charisme. Votre présentation, des sujets abordés aux diapositives en passant par vos talents d’orateur, doit avoir pour objectif de raconter une histoire cohérente. Voici comment réussir les trois aspects d’une présentation convaincante.
Sujets à aborder dans votre présentation au conseil d’administration
Pour réussir votre présentation, commencez par aborder les sujets qui intéressent réellement les membres du comité de direction. Lorsque vous couvrez un trimestre entier ou même toute une année, le nombre de sujets abordés peut être infini. Mais il n’est pas nécessaire de détailler trop précisément les activités de l’entreprise ou de partager tous les indicateurs mesurés.
Ciblez plutôt ces cinq catégories dans votre présentation :
Les données de performance les plus récentes et les succès récents que vous souhaitez souligner : dans cette catégorie, vous devez souligner les indicateurs que les membres du conseil d’administration comprennent et auxquels ils s’intéressent. Même si ces indicateurs peuvent être différents d’une entreprise à l’autre, vous pouvez toujours miser sur des indicateurs clés de performance tels que les revenus mensuels récurrents, le taux d’attrition ou le développement de la clientèle. Ce sont les piliers sur lesquels reposent les performances de votre entreprise.
Explication des données : une fois les chiffres partagés, il est important de leur donner un cadre et de les expliquer en prenant pour contexte le temps (évolution d’un mois à l’autre, par exemple), les objectifs de l’entreprise, les concurrents, etc. En formulant la discussion de cette manière, les membres du conseil d’administration parviennent plus facilement à comprendre les chiffres et à les appréhender dans un contexte de performance globale.
Explication des objectifs ou des indicateurs clés de performance manqués : si vous formulez les données dans le contexte des objectifs que votre entreprise s’est fixés (comme atteindre un million de clients) et que vous les avez tous atteints ou dépassés, c’est parfait. Mais si vous êtes passé à côté de certains des objectifs prédéfinis, il est important d’en expliquer les raisons et d’expliquer comment vous comptez vous améliorer.
Les projets à venir et ce que vous attendez du comité de direction pour les mener à bien : les présentations au conseil d’administration ne se limitent pas à expliquer les chiffres passés. Elles sont aussi l’occasion de préparer le terrain pour les projets futurs qui nécessitent l’adhésion ou le soutien financier du comité de direction.
Les domaines dans lesquels vous avez besoin de l’expertise et des conseils du conseil d’administration : en fin de compte, le conseil d’administration est là pour apporter son expertise et vous aider à faire prospérer l’entreprise. Si vous avez besoin d’une aide spécifique sur certains domaines ou projets, mentionnez‑le dans votre présentation.
Comment créer des diapositives utiles et convaincantes
Une fois que vous avez articulé votre présentation autour des sujets adéquats, veillez à ce que vos diapositives soient attrayantes et utiles (pour donner un rythme à la présentation et pour que les membres du conseil d’administration ne perdent pas leur intérêt). Plusieurs méthodes permettent d’y parvenir.
Les diapositives de votre présentation au conseil d’administration doivent faire la part belle aux visuels. Il s’agit ici de choisir les bons visuels afin qu’ils complètent la présentation au lieu de brouiller les pistes et de détourner l’attention des informations que vous présentez. Les visuels à ajouter sont notamment :
Représentations visuelles des données : elles permettent de contextualiser les données en fonction du temps, des objectifs de l’entreprise et des performances des concurrents.
Exemples de ressources qui illustrent une stratégie particulière : il peut s’agir d’une capture d’écran de votre nouveau site Web, par exemple, ou d’une publicité sur les médias sociaux qui illustre votre stratégie en la matière.
L’ajout de ce type de visuel vous permet également de réduire le texte au minimum. À titre indicatif, nous recommandons de suivre la règle des 5/5/5 :
Chaque ligne de texte ne doit pas comporter plus de 5 mots.
Chaque diapositive ne doit pas comporter plus de 5 lignes de texte.
L’argumentaire ne doit pas comporter plus de 5 diapositives majoritairement textuelles d’affilée.
N’oubliez pas : les diapositives sont là pour servir de notes à votre présentation, et non pas pour en résumer les moindres détails.
Dans cette optique, l’étape suivante consiste à s’assurer que vos diapositives sont organisées de manière logique et qu’elles respectent le planning que vous avez fixé (et, espérons‑le, communiqué à l’avance au conseil d’administration). L’essentiel à ce stade, c’est que la présentation donne le tempo aux diapositives, et non l’inverse.
Bien qu’utiliser le même modèle pour chaque présentation puisse vous faire gagner quelques minutes, il est préférable d’envisager chaque argumentaire individuellement. Cela signifie que vous devez être impitoyable dans le choix des diapositives en ne gardant que celles qui sont réellement utiles à la présentation. Considérez votre présentation comme une pièce de théâtre en trois actes : elle doit comporter un début, un milieu et une fin clairs. Voici l’organisation la plus logique pour ce cas de figure :
Faire part des performances et efforts passés
Détailler votre stratégie et vos objectifs
Approfondir l’aspect pratique de l’exécution de cette stratégie et de la réalisation de ces objectifs
Conseils oratoires pour votre présentation au conseil d’administration
Maintenant que vous avez vu quelles ressources intégrer dans votre argumentaire, abordons l’aspect présentation. Des talents oratoires et de présentation médiocres peuvent anéantir un argumentaire solide. La façon dont vous vous présentez est donc tout aussi importante que le contenu de la présentation.
Soyez concis
La concision est essentielle pour ne pas perdre l’attention des membres du conseil d’administration pendant la présentation. Comme indiqué précédemment, ce type de présentation doit être une vue d’ensemble des performances et des objectifs de l’entreprise. En d’autres termes, vous devez commencer votre présentation par des informations générales et concises. Vous pouvez ensuite vous préparer à répondre aux questions plus approfondies qui peuvent être posées.
Concis oui, mais à quel point ? John Brandon, journaliste spécialisé dans les technologies, affirme dans Inc. qu’aucune présentation ne devrait durer plus de sept minutes. C’est peut-être un peu extrême, en particulier si vous couvrez un trimestre entier ou une année, mais d’après notre expérience, 30 minutes devraient suffire.
Apprenez à connaître votre public
Une bonne présentation ne se résume pas à un ensemble de bonnes pratiques qui seraient valables pour toutes les présentations ou pour tous les conseils d’administration. Au contraire, une bonne présentation au conseil d’administration repose sur la connaissance et la compréhension de votre public et des détails qui l’intéressent. Cela signifie qu’il faut connaître les antécédents de chaque membre du conseil d’administration.
Viennent‑ils du monde de la finance ? S’agit‑il d’annonceurs professionnels ? Quels sont les acronymes et les termes techniques qui risquent de les déconcerter ? Leurs antécédents peuvent vous aider à savoir quel type d’informations est susceptible de les toucher davantage et à identifier quelles parties de votre présentation nécessitent plus d’explications que d’autres. La connaissance de votre public peut également vous aider à adapter la présentation dans son propre langage.
Cet aspect de la présentation au conseil d’administration est souvent un processus continu. Même si vous pouvez en apprendre beaucoup sur les membres du conseil d’administration en consultant leur biographie ou leur page LinkedIn, vous continuerez à approfondir vos connaissances en interagissant avec eux.
Entraînez‑vous et soyez le plus naturel possible
Lorsque l’enjeu d’une présentation au conseil d’administration est important, il est facile de stresser et de passer tout son temps à lire scrupuleusement ce qui est écrit sur les diapositives. On ne peut pas alors exactement parler d’une présentation convaincante ou percutante.
Il est au contraire préférable de passer du temps à s’entraîner (pour prendre du recul par rapport aux diapositives) et de se concentrer sur une forme conversationnelle plutôt que sur une présentation à sens unique. Selon la Harvard Business Review, il s’agit de trouver la bonne dose de préparation pour vous sentir en confiance sans être trop crispé.
Il est en outre important de considérer les membres du conseil d’administration comme des pairs, et non comme des personnes qui tiennent les cordons de la bourse ou qui incarneraient des modèles de réussite. En interagissant avec votre public et en empruntant un mode conversationnel, vous favorisez la collaboration et fluidifiez la présentation.
Créez une présentation exceptionnelle pour le conseil d’administration
Ces présentations sont l’une des méthodes les plus importantes pour communiquer avec le comité de direction de votre entreprise. C’est pour cela qu’elle doit être soignée et percutante. Elle doit être à même de favoriser un dialogue ouvert et bénéfique pour les deux parties. Ce dialogue est essentiel pour solliciter des renseignements sur les défis importants, remporter l’adhésion sur de nouveaux projets et sécuriser d’éventuels besoins de financement.
Envoyez la présentation aux membres du conseil d’administration à l’avance, en même temps que les autres documents de votre dossier. DocSend permet d’envoyer tous ces documents de façon sécurisée grâce à un lien unique.
En suivant les conseils ci‑dessus, vous serez sur la bonne voie pour créer une présentation exceptionnelle qui illustre vos performances et renforce la relation entre la direction et le conseil d’administration.
