Une communication efficace avec les commanditaires peut jouer un rôle crucial dans les résultats d’une société de capital‑risque en posant des bases de partenariat solides pour de futures levées de fonds. Pour de nombreux associés en capital‑risque, les réunions annuelles avec les commanditaires sont une occasion idéale pour établir des relations durables.

Le défi Covid : organiser des réunions virtuelles avec les commanditaires

Mais lorsque la pandémie de COVID-19 a renvoyé tout le monde à la maison en 2020, ces réunions ne pouvaient plus avoir lieu en personne, et les capital‑risqueurs ont dû trouver de nouveaux moyens d’échanger de manière efficace avec leurs commanditaires.

“Nous savions donc que nous devions explorer de nouvelles solutions numériques pour communiquer avec nos commanditaires. Comme tout le monde connaissait Zoom, nous avons pu y organiser facilement notre réunion de 2020 avec les commanditaires et partager de façon sécurisée nos documents en amont grâce à DocSend”, explique Kevin Pineda, directeur financier chez August Capital.

Les avantages des réunions virtuelles avec les commanditaires

Malgré l’absence d’échanges en face à face, les réunions virtuelles avec les commanditaires présentent plusieurs avantages, et notamment une participation accrue.

“Le format numérique a facilité la participation en évitant les déplacements et en réduisant les coûts pour certains commanditaires”, explique Kevin Pineda. “La meilleure accessibilité a également motivé les commanditaires à inviter d’autres membres de leur équipe, en particulier des collègues débutants. Nous avons ainsi quasiment doublé le nombre de participants par rapport à notre dernière réunion en personne”.

DocSend permet de partager facilement et de façon sécurisée des documents de réunion sensibles

August Capital utilise les salles de données virtuelles sécurisées de DocSend pour partager en amont tous les documents avec ses commanditaires, tout en protégeant les informations sensibles. Les supports de la réunion sont ainsi plus accessibles, et le directeur financier peut mettre à jour les documents jusqu’au début de la réunion sans avoir à partager à nouveau les fichiers.

Utiliser les statistiques pour booster l’engagement des commanditaires

En outre, en partageant les documents via DocSend, Kevin Pineda peut voir de quelle manière les commanditaires exploitent les supports de la réunion. Il sait ainsi quelles informations ils plébiscitent le plus et comment attirer encore davantage leur intérêt dans les réunions à venir.

“Avant DocSend, notre stratégie de contenu reposait principalement sur les avis collectés lors des réunions précédentes. Mais je suis un adepte du big data, et le fait de comprendre comment chaque commanditaire s’approprie les informations disponibles dans DocSend nous aide à ajuster notre contenu afin de le rendre encore plus pertinent”, ajoute le directeur financier.

Il sera essentiel pour les sociétés de capital‑risque de maintenir une communication étroite avec leurs commanditaires même à distance en 2021 et au‑delà. Heureusement, il n’est pas trop tard et les réunions virtuelles ont aussi leurs avantages. Les sociétés de capital‑risque capables d’adopter de nouvelles technologies telles que Zoom ou DocSend mettront toutes les chances de leur côté pour naviguer sans heurt dans cette nouvelle ère du télétravail. Si vous souhaitez essayer DocSend lors de votre prochaine réunion avec vos investisseurs ou commanditaires, cliquez ici pour bénéficier d’une offre d’essai de deux semaines.