CMOE utilise DocSend comme outil d’aide à la vente pour renforcer ses relations avec les prospects
Pour soutenir son développement, le groupe CMOE avait besoin d’un moyen sûr d’envoyer des présentations à ses prospects et d’en assurer le suivi.
Partenaire depuis
2018
Cas d’utilisation
Ventes
Forfait DocSend
Standard
CMOE utilise DocSend comme outil d’aide à la vente pour renforcer ses relations avec les prospects
Pour soutenir son développement, le groupe CMOE avait besoin d’un moyen sûr d’envoyer des présentations à ses prospects et d’en assurer le suivi.
Arrière-plan
Le groupe CMOE (Center for Management & Organization Effectiveness) est un organisme de conseil en formation et en développement qui propose des ateliers personnalisés, des séminaires, des conférences et des recherches consultatives à des particuliers, des équipes et des entreprises. Travaillant pour des groupes tels que Northern Trust, JB Hunt, Siemens Energy, Zendesk, Amazon et Shape Technologies, CMOE utilise DocSend pour partager de façon sécurisée des documents et des présentations avec des clients potentiels tout au long du processus de vente.
Le défi
Avant DocSend, Mark Parkinson, vice‑président des ventes chez CMOE, envoyait ses présentations et autres propositions commerciales par e‑mail sous forme de pièces jointes. Mais face à la multiplication des présentations, Mark Parkinson et son équipe souhaitaient trouver une solution de partage plus efficace pour mieux maîtriser le processus de vente.
La solution
L’équipe s’est tournée vers la solution de partage sécurisé de documents de DocSend pour gérer tout le contenu transmis au cours du cycle de vente.
Partager facilement des propositions et autres présentations commerciales
Gérer un pipeline de prospects au Fortune 500 exige une concentration accrue et un grand souci du détail. L’équipe doit savoir exactement quand les propositions ont été envoyées et à quels documents ont accès les clients potentiels. Pour Mark Parkinson, les pièces jointes étaient devenues obsolètes et ne présentaient pas son entreprise sous son meilleur jour face aux leaders du marché. Inclure plusieurs pièces jointes dans un e‑mail qui risquait d’atterrir dans les spams du client ou de se perdre en cours de route manquait de professionnalisme.
En découvrant DocSend, il a été séduit par la possibilité d’organiser les documents destinés aux clients de manière plus sécurisée et plus intuitive pour ces derniers. Le groupe CMOE dispose d’une impressionnante bibliothèque de contenus et Mark Parkinson est souvent amené à partager des aperçus de présentations afin que ses prospects puissent se faire une idée des offres de formation et de développement proposées par le groupe. Ces présentations contiennent des éléments de propriété intellectuelle qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains. Grâce au partage sécurisé DocSend, Mark Parkinson peut facilement ajouter une étape de validation de l’adresse e‑mail ou un code secret pour limiter l’accès au contenu aux seuls prospects autorisés. Il peut également définir des délais de validité pour limiter l’accès au contenu dans le temps, par exemple jusqu’à la fin du cycle de vente en cours. “DocSend nous offre un contrôle accru sur nos documents, ce qui est essentiel dans un environnement commercial aussi dynamique”, explique‑t‑il.
Pour que les prospects retrouvent facilement les présentations CMOE correspondant à leurs besoins, Mark Parkinson a créé plus de deux cents portails de contenu personnalisés à l’aide des salles de vente DocSend. Si la création de centaines de dossiers clients personnalisés peut sembler fastidieuse, DocSend permet de dupliquer facilement un modèle de salle de vente en moins d’une minute. “J’ai créé quatre modèles de salle de vente correspondant à nos quatre offres de produits. Lorsqu’un client manifeste de l’intérêt pour une offre de produits, par exemple Applied Strategic Thinking, je peux dupliquer la salle de vente associée et y inclure un devis personnalisé. Le fait de proposer une représentation visuelle personnalisée du contenu garantit la meilleure expérience possible au client”, précise Mark Parkinson. Outre les présentations correspondant au centre d’intérêt principal du prospect, Mark ajoute dans chaque nouvelle salle des cahiers des charges et des devis personnalisés. Là où les pièces jointes manquent de professionnalisme et de dynamisme, une salle de vente personnalisée aux couleurs du groupe CMOE rassure les clients potentiels sur le fait qu’ils peuvent lui faire confiance.
Je n’imagine plus élaborer de nouvelles techniques de vente sans DocSend. Cet outil est vraiment exceptionnel. Il est le seul à offrir aux commerciaux une visibilité sur les actions de leurs prospects.
Identifier les décideurs grâce aux statistiques sur les documents
Trouver la bonne personne pour conclure une vente est parfois un véritable défi pour les équipes commerciales. Avant d’utiliser DocSend, Mark Parkinson peinait à trouver le bon interlocuteur chez ses prospects. “Neuf fois sur dix, nous échangions avec quelqu’un qui traitait avec d’autres organismes et présentait ses conclusions à un décideur”, explique‑t‑il.
Le responsable commercial en sait maintenant davantage sur les personnes qui consultent ses documents grâce aux statistiques DocSend et peut utiliser ces informations à bon escient. “Avec DocSend, je sais à qui mes premiers interlocuteurs peuvent transmettre les devis, et donc qui peut être le décideur final afin de contacter la bonne personne au bon moment”, ajoute Mark Parkinson. En identifiant le décideur final plus tôt dans le processus de vente, le responsable peut lui apporter directement les bonnes informations et donner la meilleure visibilité possible au groupe CMOE auprès des prospects.
Là où nos concurrents envoient des pièces jointes volumineuses par e‑mail, nous utilisons DocSend comme vitrine de nos offres. Il suffit aux prospects de cliquer sur un fichier pour l’afficher dans un navigateur. Certains d’entre eux m’ont dit qu’ils avaient montré notre lien DocSend à leur vice‑président, qui a été immédiatement convaincu de travailler avec nous en raison du professionnalisme et du soin qui se dégageaient de nos présentations.
Guider une conversation en s’appuyant sur des données
Avant DocSend, Mark Parkinson ne savait pas réellement si les prospects consultaient le contenu qu’il leur envoyait. Il savait si son interlocuteur avait ouvert son e‑mail, mais pas s’il avait consulté les propositions qu’il contenait. Les seules informations dont il disposait lui parvenaient des réunions initiales avec les prospects qui lui étaient rarement d’une grande aide.
Dorénavant, le responsable commercial peut voir comment ses interlocuteurs interagissent avec les documents qu’il leur transmet. “Après avoir envoyé des présentations et des propositions commerciales, je peux voir, par exemple, si mes prospects consultent la page des tarifs et pendant combien de temps. Je sais ainsi si l’aspect financier pose éventuellement problème et peux aborder ce point lors du prochain appel”, explique Mark Parkinson. Grâce à ces données, le responsable commercial peut préparer ses échanges en amont en anticipant les doutes ou questions des prospects. Il ajoute : “Avant un appel, je cherche le nom de mon interlocuteur dans DocSend et consulte ses données de consommation de contenu. Savoir quels éléments ont attiré son attention m’aide à mieux aborder la conversation.” En matière de vente consultative, il est essentiel de pouvoir prévoir les besoins de votre client potentiel et de lui fournir autant d’informations pertinentes que possible afin qu’il puisse prendre une décision éclairée. Les statistiques DocSend permettent à Mark Parkinson de mieux cibler les transactions potentielles chaque trimestre ainsi que les points d’intérêt des prospects.
Savoir si un prospect a ouvert un document et combien de temps il a passé sur notre page de tarifs est d’une grande aide. Aucun autre outil ne m’avait offert une telle visibilité dans le processus de vente. DocSend permet réellement de jauger l’intérêt d’un client potentiel.
Prochain objectif : personnaliser les portails des prospects
Mark Parkinson continue d’utiliser DocSend comme outil de vente et espère pouvoir tester d’autres options de personnalisation dans les salles de vente DocSend. “J’ai hâte de personnaliser les bannières et d’ajouter les logos des clients potentiels dans leurs salles de vente afin de leur offrir une expérience encore plus inédite”, confie‑t‑il. Cette touche personnalisée peut s’avérer très utile pour nouer des relations avec de nouveaux clients. Avec DocSend, les professionnels de la vente comme Mark peuvent aller encore plus loin dans leur processus de vente à distance.
Mark Parkinson est également impatient de tester la nouvelle notification de mise à jour des salles de vente qui informe le client dès que du contenu est ajouté au portail. “C’est génial que les prospects puissent être avertis lorsque j’ajoute des informations à leur portail. Je vais ainsi pouvoir renforcer la relation avec les prospects et compléter nos échanges avec des informations utiles pour attirer leur attention, voire réengager un client potentiel resté silencieux depuis quelque temps”, conclut Mark Parkinson. Mark Parkinson a davantage de contrôle sur ses relations commerciales et peut ainsi proposer les services du groupe CMOE à un nombre toujours plus grand de prospects.