Dalla sua creazione intorno al 1990, il PDF è diventato il formato file elettronico più popolare per chiunque, da professionisti e studenti a pensionati e bambini. Allegare PDF alle email ormai è una pratica comune, ma hai mai pensato di proteggere con password un PDF?
Se l'hai fatto, ottimo! In questa guida vedremo come proteggere tramite password un PDF e monitorarlo dopo averlo inviato.
Opzione 1: protezione tramite password dei file PDF
La maggior parte dei professionisti che inviano documenti riservati, come i CEO e i direttori finanziari, credono che aggiungere una password a un PDF sia sufficiente per proteggerlo e in alcuni casi la protezione tramite password fa effettivamente il suo lavoro.
Come aggiungere la protezione tramite password usando Adobe Acrobat DC
- Apri il file in Acrobat.
- Vai a File, quindi fai clic su "Proteggi con password".
- Puoi impostare la password solo per la sua modifica o la sua visualizzazione.
- Digita la password e immettila nuovamente.
- Fai clic su "Applica".
Come aggiungere una password usando Anteprima su un Mac
- Apri il PDF in Anteprima.
- Immetti il nome del file, quindi seleziona "Esporta".
- Immetti il nome del file, quindi seleziona "Crittografa".
- Digita la password e immettila nuovamente, quindi seleziona "Salva".
L'aggiunta di una password a un PDF consente di limitare l'accesso al PDF a coloro che conoscono la password. Ciò che l'aggiunta di una password a un PDF non consente di ottenere è la tracciabilità del visualizzatore. Il mittente del file PDF non avrà idea di quali destinatari lo aprano e lo utilizzino.
Già che ci siamo, non puoi avere la certezza di chi trasmette il PDF e la password ad altri. Non serve dire che se desideri inviare un PDF in modo sicuro tramite email, l'aggiunta di una password probabilmente non rappresenta la soluzione migliore. Significherebbe di fatto perdere il controllo di un documento PDF che volevi chiaramente controllare (password inclusa). In uno scenario del genere, non c'è modo di controllare dove potrebbero essere inoltrati PDF e password.
La vulnerabilità associata a questo approccio potrebbe sembrare un male necessario per la condivisione di documenti PDF importanti, ma fortunatamente non è così.
Opzione 2: condividere documenti PDF tramite DocSend
DocSend consente ai leader aziendali di inviare documenti in modo sicuro e monitorare il coinvolgimento degli utenti con essi. Per quanto tutti conoscano l'invio di PDF protetti da password tramite Gmail o Outlook, è possibile inviare PDF davvero protetti tramite gli strumenti plug-in per Gmail o plug-in per Outlook e tenere traccia di ciò che accade.
Se desideri scoprire di più, puoi iniziare a usare DocSend gratuitamente.
Passaggio 1: caricare i file PDF in DocSend
[caricamento in corso]
Caricare i file in DocSend è semplicissimo: DocSend al momento si integra con Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive e molti altri, quindi puoi trascinare e rilasciare file da qualsiasi posizione. Una volta caricato il PDF, potrai allegarlo a tutte le email che desideri (con i plug-in per Gmail e Outlook). Potrai persino caricare il PDF direttamente tramite il plug-in DocSend prescelto, se lo desideri.
- Vai alla scheda Contenuti.
- Seleziona "Aggiungi contenuti" in alto a destra.
- Scegli un file da qualsiasi servizio elencato sopra o dal computer.
- Verrà avviato il caricamento del documento e riceverai una notifica una volta completato. A questo punto, puoi modificare il nome del caricamento.
Passaggio 2: creare un link protetto da passcode per condividere il PDF
Quando crei un link di condivisione per il PDF appena caricato, puoi specificare se desideri richiedere un'email per visualizzare e consentire il download. Se selezioni "Mostra opzioni avanzate", potrai anche aggiungere una data di scadenza per il link e proteggere il PDF con passcode.
Potrai quindi copiare e incollare il link al PDF in un'email.
(Nota: se desideri monitorare le interazioni con il link e i suoi inoltri, dovrai creare un link per account, lead o persona con cui stai condividendo il PDF. Ne parleremo più avanti.)
Per un'esperienza di invio ancora più sicura, gli utenti Advanced possono richiedere la verifica del visualizzatore. In questo scenario, all'utente verrà richiesto di immettere il suo indirizzo email e dovrà selezionare un link inviato a tale indirizzo email per accedere al PDF.
Puoi anche caricare e allegare il tuo PDF a un'email con i plug-in per Gmail e Outlook di DocSend
Se preferisci caricare e condividere il PDF come allegato email senza uscire da Gmail o Outlook, puoi farlo usando i plug-in per Gmail e Outlook di DocSend. Ecco il link per allegare un PDF caricato usando il plug-in per Gmail ed ecco il link per allegare un PDF caricato usando il plug-in per Outlook.
Passaggio 3: disabilitare e riabilitare l'accesso basato su link secondo le esigenze
In pochi clic, poi moderare l'accesso al tuo PDF disabilitando e/o riabilitando i link DocSend creati. Per una guida dettagliata di questa procedura, consulta il nostro articolo del Centro assistenza sull'aggiornamento delle impostazioni dei link.
Come modificare e firmare un PDF in Gmail? Facile, aggiungi una firma elettronica con DocSend
Una volta caricato il documento Word in PDF, il file Documenti Google, Dropbox, i documenti PDF salvati in Acrobat o altre integrazioni del flusso di lavoro in DocSend, potrai aggiungere una firma elettronica direttamente in DocSend prima dell'invio per semplificare il processo.
In DocSend, puoi firmare documenti PDF o aggiungere firme elettroniche a singoli file (non Excel o file caricati tramite URL) e file in un'area di lavoro dello spazio di DocSend. Con i documenti firmabili, gli utenti possono convertire e condividere documenti in modo sicuro da DocSend, fornendo agli utenti la possibilità di monitorare le visite e acquisire firme sulla maggior parte dei dispositivi. La funzionalità delle firme elettroniche consente a una parte di apporre la propria firma ed è legalmente vincolante per entrambi i contraenti. Dopo aver inviato le richieste di firma, i destinatari possono aggiungere la firma digitale facendo clic su un link nel loro account Gmail, nella firma email, in G Suite, in un pop-up, nella barra laterale o in altre posizioni in cui potresti condividere il link del documento. I firmatari possono aggiungere la loro firma digitale direttamente nel campo della firma che aggiungi ai documenti PDF inviati come link DocSend. Questi PDF firmati sono monitorati nel tuo account DocSend, con cronologia e audit trail, per mantenerli sicuri e controllati. Questo funziona anche nella versione web mobile di DocSend di Chrome e Safari in iOS e Android. Questo articolo del Centro assistenza illustra nel dettaglio come sia facile creare e condividere documenti PDF firmabili usando la funzionalità per le firme elettroniche.
Come monitorare il documento
Quindi, hai caricato il tuo PDF in DocSend, hai creato un link con tutte le funzionalità di sicurezza necessarie e l'hai spedito: e adesso? Se tieni al contenuto del PDF tanto da volerlo proteggerlo, probabilmente ti interesserà sapere quando e come viene ricevuto e letto.
In questo caso, ho buone notizie per te: creando e inviando singoli link DocSend per ogni destinatario o gruppo di destinatari, sei sulla buona strada verso il monitoraggio del tuo documento PDF protetto. Diamo un'occhiata a com'è possibile monitorare le interazioni.
Per prima cosa, riceverai una notifica istantanea di lettura non appena il documento viene visualizzato. Alla scheda "Prestazioni" sarà disponibile un riepilogo delle notifiche quando selezioni un file o documento PDF specifico in DocSend.
Inoltre, potrai vedere le pagine o le diapositive a cui gli utenti hanno dedicato più tempo. A seconda dei contenuti e dello scopo del PDF, queste informazioni possono essere davvero illuminanti. Come per le notifiche di lettura, è disponibile anche un riepilogo delle interazioni quando si seleziona un file o un documento specifico in DocSend.
È possibile monitorare una serie di metriche e misure di coinvolgimento aggiuntive in DocSend. Ti consiglio di avviare la prova gratuita di DocSend, inviare quel PDF ed esplorare gli utilissimi indicatori delle prestazioni a tuo piacimento.
Hai domande sugli strumenti di DocSend o su come configurare al meglio il tuo account? Contatta il Centro assistenza di DocSend o il nostro team di supporto.
