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Come trasformare la tua presentazione al consiglio di amministrazione da noiosa a brillante

Ecco come creare una presentazione d'impatto che impressioni il tuo consiglio di amministrazione e aumenti la tua autorità.
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Una presentazione al consiglio è un'opportunità per CEO o direttore finanziario di parlare direttamente al consiglio di amministrazione. È l'occasione per far comprendere la propria visione, per assicurarsi l'approvazione in merito alle esigenze finanziarie e ai progetti e per illustrare le prestazioni dell'azienda.

Ma tutto questo è possibile solo se i membri del consiglio sono effettivamente interessati alla presentazione. Ecco perché è importante realizzare una presentazione al consiglio di amministrazione convincente, in grado di catturare l'interesse dei membri del consiglio e di farli sentire coinvolti in ciò che accadrà.

Per tenere una presentazione di questo tipo, il carisma non basta. La presentazione in sé, dagli argomenti trattati alle diapositive, fino alle tue capacità oratorie, deve essere costruita con l'obiettivo di raccontare una storia coesa. Ecco come fare per valorizzare tutti e tre gli aspetti di una presentazione convincente.

Modello di verbale di riunione del CdA

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Argomenti da trattare nella tua presentazione al consiglio di amministrazione

Il primo passo per fare una presentazione brillante è quello di trattare gli argomenti che interessano realmente ai membri del consiglio. Quando si tratta di presentare un intero trimestre o addirittura un anno, ci sono un'infinità di argomenti che potresti toccare. Ma non dovresti presentare ogni minimo dettaglio di ciò che l'azienda ha fatto, né condividere ogni singola metrica che hai misurato.

Al contrario, la presentazione dovrebbe focalizzarsi su queste cinque categorie:

  • I dati più recenti relativi alle prestazioni e tutti i risultati recenti che vuoi mettere in risalto: in questo contesto, è importante evidenziare delle metriche che i membri del consiglio comprendano e alle quali siano interessati. Queste metriche possono variare da un'azienda all'altra, ma KPI come i ricavi ricorrenti mensili (MRR), l'abbandono e le nuove iscrizioni o la crescita dei clienti sono sempre una scelta azzeccata. Si tratta di dati fondamentali per le prestazioni dell'azienda.
  • Spiegazione dei dati: una volta condivisi i numeri, è importante inquadrarli e spiegarli in un contesto temporale (ad esempio con le variazioni da un mese all'altro) e in relazione agli obiettivi dell'azienda, alla concorrenza e ad altro ancora. Inquadrando la discussione sui dati in questo modo, è più facile per i membri del consiglio di amministrazione dare un senso ai numeri e a ciò che indicano in termini di prestazioni più ampie.
  • Spiegazione di eventuali obiettivi o KPI non raggiunti: se inquadri i dati attorno agli obiettivi che la tua azienda si è prefissata (come il raggiungimento di un milione di clienti) e li hai raggiunti o superati tutti, allora è un'ottima cosa. Ma se non hai raggiunto gli obiettivi prefissati, è importante spiegare perché è successo e delineare i tuoi piani di miglioramento.
  • I progetti previsti e ciò che ti serve da parte del consiglio di amministrazione per garantirne il successo: le presentazioni al consiglio di amministrazione non si limitano a illustrare i numeri del passato, sono anche l'occasione per preparare il terreno per i progetti futuri che richiedono l'approvazione o il sostegno finanziario del consiglio.
  • Aree in cui occorre la competenza e la consulenza del consiglio di amministrazione: in fin dei conti, il consiglio di amministrazione è lì per offrire competenze e aiutarti a portare l'azienda al successo. Se ci sono aree o progetti specifici in cui è necessario fare maggiore affidamento sul loro contributo, evidenziali nella presentazione.

Come creare slide utili e convincenti

Dopo aver sviluppato la presentazione intorno agli argomenti giusti, il passo successivo è assicurarti che le slide siano coinvolgenti e utili, sia per portare avanti la presentazione che per mantenere vivo l'interesse dei membri del consiglio. Ci sono diversi modi per farlo.

Le slide della presentazione al consiglio devono fare ampio uso delle immagini. La chiave è scegliere le immagini giuste, in modo che aggiungano qualcosa alla presentazione anziché confondere le acque e distrarre dalle informazioni presentate. Delle ottime immagini da aggiungere sono le seguenti:

  • Rappresentazioni visive dei dati: possono aiutare a contestualizzare i dati in base a periodi di tempo, obiettivi aziendali e performance della concorrenza.
  • Esempi di attività che servono a esemplificare una particolare strategia: potrebbe trattarsi di uno screenshot del sito web che hai appena ridisegnato, ad esempio, o di un particolare annuncio sui social media che mostra la tua strategia social nel concreto.

L'aggiunta di immagini di questo tipo aiuta anche a ridurre al minimo il testo. Come linea guida, consigliamo di seguire la regola del 5/5/5:

  • Ogni riga di testo deve essere composta da non più di 5 parole
  • Ogni slide deve avere al massimo 5 righe di testo
  • Il documento deve presentare non più di 5 slide consecutive con un elevato contenuto di testo

Ricorda: le slide devono fungere da appunti per la presentazione, non devono racchiudere ogni singolo dettaglio.

Tenendo conto di questo, il passo successivo è assicurarsi che le slide siano organizzate in modo logico e che aderiscano alla scaletta stabilita (e, preferibilmente, condivisa in anticipo con il consiglio di amministrazione). Il segreto è lasciare che sia la presentazione a dettare le slide, anziché il contrario.

Sebbene si possa risparmiare qualche minuto utilizzando lo stesso modello per ogni presentazione al consiglio, è più efficace trattare ogni presentazione come un'entità a sé stante. Ciò significa scegliere con cura le slide da includere ed eliminare quelle che non valorizzano o supportano la presentazione. Considera la presentazione al consiglio di amministrazione come un'opera teatrale in tre atti, cioè con un inizio, una parte centrale e una fine ben definiti. Nel caso di una presentazione al consiglio di amministrazione, questo è il modo più logico di organizzarsi:

  1. Condividi le prestazioni e gli sforzi compiuti in passato
  2. Illustra la tua strategia e i tuoi obiettivi per il futuro
  3. Approfondisci l'aspetto pratico dell'esecuzione della strategia e del raggiungimento degli obiettivi

Consigli sul linguaggio da tenere durante la presentazione

Dopo aver definito gli elementi fondamentali per la presentazione al consiglio, parliamo del modo in cui andrebbe effettivamente presentata. Una scarsa capacità oratoria ed espositiva può compromettere in fretta anche una presentazione valida, quindi il modo in cui si presenta è importante tanto quanto il contenuto della presentazione stessa.

Sii breve

Il modo migliore per mantenere viva la presentazione al consiglio è essere brevi. Come detto in precedenza, le presentazioni al consiglio di amministrazione devono essere una panoramica dei risultati e dei piani dell'azienda. Ciò significa che la presentazione vera e propria deve iniziare con informazioni concise e di alto livello. Successivamente, potrai rispondere alle domande più approfondite che potrebbero sorgere.

Quindi, quanto breve? Il giornalista tecnologico John Brandon sostiene in Inc. che nessuna presentazione richiede più di sette minuti. Forse è un'affermazione un po' estrema, soprattutto quando si tratta di riassumere un intero trimestre o un anno, ma secondo la nostra esperienza 30 minuti sono un buon lasso di tempo per una presentazione.

Conosci il tuo pubblico

Una buona presentazione non è solo una serie di best practice generiche che si applicano a tutte le presentazioni o a tutti i consigli. Al contrario, un'ottima presentazione al consiglio deriva dalla conoscenza e dalla comprensione dei destinatari e dei dettagli a cui sono interessati. Ciò significa conoscere il background di ciascun membro del consiglio.

Provengono dal mondo delle finanze? Sono esperti di marketing? Quali sono gli acronimi e le espressioni del settore che potrebbero metterli in difficoltà? Il loro background può aiutarti a determinare il tipo di informazioni con cui sono disposti a confrontarsi e a identificare le aree della presentazione che necessitano di maggiori spiegazioni rispetto ad altre. Sapere questo può anche aiutarti a impostare la presentazione secondo il loro linguaggio.

Questo aspetto della presentazione al consiglio è spesso un processo continuo. Sebbene si possa scoprire molto sui membri del consiglio attraverso le loro biografie o le pagine LinkedIn, si continuerà a conoscerli meglio man mano che si interagisce con ciascuno di loro.

Esercitati e mostra la tua umanità

Quando la posta in gioco è alta, è facile stressarsi e ritrovarsi a leggere per tutto il tempo esattamente quello che c'è scritto sulle slide. Questo non rende la presentazione avvincente o coinvolgente.

È meglio invece dedicare più tempo a esercitarsi con il discorso (in modo da poter fare meno affidamento sulle slide) e puntare su una conversazione umana piuttosto che su una presentazione unidirezionale. Secondo l'Harvard Business Review, si tratta di trovare il giusto equilibrio di preparazione, in modo da sentirsi a proprio agio senza cadere nella rigidità.

Inoltre, è importante che tu percepisca il consiglio di amministrazione come un gruppo di colleghi, non come le persone che tengono le redini o come un gruppo di super-umani di successo. Coinvolgendo i tuoi interlocutori e creando una conversazione, sarai in grado di incoraggiare una maggiore collaborazione e di realizzare una presentazione fluida.

Rendi brillante la tua presentazione al consiglio

Le presentazioni al consiglio di amministrazione sono uno dei modi più importanti per comunicare con il consiglio della tua azienda. Per questo motivo, una presentazione ben fatta e coinvolgente è uno dei migliori strumenti a tua disposizione per coltivare un dialogo aperto e reciprocamente vantaggioso. Questo dialogo facilita la richiesta di contributi per le sfide più importanti, l'acquisizione di nuovi progetti e la copertura di eventuali necessità finanziarie.

Invia la tua presentazione ai membri del consiglio in anticipo, insieme agli altri materiali del pacchetto del consiglio. DocSend semplifica l'invio sicuro di tutti questi documenti tramite un unico link.

Seguendo i suggerimenti di cui sopra, sarai sulla buona strada per fare una brillante presentazione al consiglio di amministrazione che metta in risalto le tue prestazioni e rafforzi il rapporto tra la dirigenza e l'amministrazione.