La storia

Aperture Venture Capital è una società di tecnofinanza che si occupa di fondi di investimento, nonché una rete di partner aziendali che investe in fondatori e aziende che fanno parte del tessuto multiculturale. Il loro obiettivo è ridefinire il panorama delle imprese per le generazioni di imprenditori appartenenti a minoranze, creando un ecosistema progettato per il successo. Questa società si affida alla piattaforma DocSend per ricercare finanziamenti dai principali investitori e soci, tra i quali si annoverano FIS, Truist Financial e PayPal, allo scopo di fare da catalizzatore di una nuova generazione di imprenditori.

La sfida

William Crowder, fondatore e managing partner di Aperture Venture Capital, cercava un modo più sicuro per condividere esternamente le presentazioni confidenziali sulle raccolte fondi con potenziali partner e investitori, monitorando al contempo questi contenuti.

La Soluzione:

William si è rivolto all'archivio di file di Dropbox e a DocSend condivisione sicura dei documenti per unificare il modo in cui crea e distribuisce i file di investimento sia all'interno che all'esterno della sua organizzazione. 

Dropbox mantiene al sicuro la documentazione interna sugli investimenti 

Quando si avvia un finanziamento di venture capital, è fondamentale creare solidi rapporti di fiducia con i potenziali soci, nella speranza di raccogliere finanziamenti. Alla base di questi rapporti c'è la consapevolezza che, ovunque venga svolto il lavoro, i file dell'organizzazione sono al sicuro. 

Quando cercava una nuova sede per tutti i file della sua società di capital venture, William si è rivolto a una soluzione con cui aveva già familiarità. In quanto utente di un piano Dropbox personale, William era già a conoscenza dei vantaggi offerti dall'organizzazione dei file sull'intuitiva piattaforma di archiviazione cloud Dropbox. Aggiungere una licenza professionale per la sua società gli era sembrata la scelta più ovvia. “La nostra intera azienda si basa su Dropbox. Per me è molto facile concedere gli accessi a diversi documenti con le autorizzazioni in base ai collaboratori”. William è in grado di personalizzare le autorizzazioni di accesso per tutti i suoi collaboratori, che si tratti di appaltatori legali, dipendenti a tempo pieno o amministratori dei fondi. Chiunque può facilmente accedere alle risorse necessarie per le operazioni quotidiane, quali contratti di assunzione, pacchetti retributivi e modelli finanziari.

Ricercare i primi finanziamenti con la data room virtuale di DocSend  

Una volta che William era pronto per inviare ai potenziali investitori i documenti finali creati utilizzando i prodotti della suite di Microsoft su Dropbox, li ha caricati in DocSend, nella sua data room virtuale.Sebbene avesse preso in considerazione diverse opzioni durante la valutazione di un software di data room, William ha scelto DocSend poiché offre un'esperienza utente fluida per i potenziali investitori. “Pensando agli obiettivi di finanziamento e alle persone a cui ci rivolgiamo per ottenere il denaro, volevo assicurarmi che tutto avesse un aspetto il più professionale possibile, ma che fosse al tempo stesso facilmente accessibile per i potenziali investitori e soci. Ed è proprio qui che entrano in campo le data room virtuali di DocSend,” spiega William. La data room di Aperture Venture Capital riflette la natura ricercata della società attraverso branding e il loghi personalizzati. 

Una volta configurata la data room virtuale di DocSend, William ha caricato tutti i materiali di presentazione dell'azienda e li ha condivisi con potenziali partner e investitori. Nella sua data room si trovano presentazioni, opuscoli informativi e risorse sulla due diligence dei fondi. I potenziali investitori possono accedere facilmente ai documenti e alle note sugli investimenti direttamente dal loro browser. Inoltre, William è in grado di stabilire chi può scaricare i file e impostare delle date di scadenza, ottenendo il pieno controllo sulle informazioni sensibili riguardanti i finanziamenti. Ad oggi, con DocSend, Aperture Venture Capital ha chiuso il primo ciclo di un fondo di 75 milioni di dollari destinato ad aziende gestite da persone appartenenti a minoranze e si appresta a concludere il secondo, al fine di promuovere un'economia più inclusiva. 

Aggiornamenti immediati dopo la condivisione delle data room virtuali

Per molte società di venture capital, la comunicazione del proprio messaggio può essere un processo in continua evoluzione. Le bozze iniziali passano attraverso numerose rielaborazioni, finché i soci dirigenti non vedono un interesse da parte dei potenziali investitori. 

Quando William ha iniziato a organizzare raccolte fondi per Aperture Venture Capital, ha potuto testare facilmente diverse versioni delle sue presentazioni utilizzando DocSend. Essendo molto meticoloso per quanto riguarda i dettagli, William ha rivelato che, rispetto alle prime fasi, sono state apportate numerose modifiche al branding, al messaggio, all'aspetto generale e alla fruibilità della data room virtuale. William voleva assicurarsi che i potenziali investitori avessero le informazioni giuste, senza bombardarli di notifiche sulle nuove versioni o di allegati e-mail. “Con DocSend potevamo aggiornare la presentazione e la data room virtuale senza dover comunicare questa informazione al consumatore finale. Tutti possono visualizzare automaticamente la versione più recente senza ricevere fastidiose notifiche, così possiamo mostrarci sotto la nostra luce migliore, soprattutto in un momento critico in cui stiamo cercando di creare delle relazioni,” dice William. 

Proteggere le informazioni sensibili con i controlli di sicurezza avanzati in DocSend

Quando si inizia a raccogliere i fondi per una nuova società di venture capital, i soci desiderano mantenere le informazioni strettamente riservate per proteggere la narrazione e la reputazione dell'azienda. Con DocSend, William ha ancora più controllo sulle informazioni che invia a decine di potenziali soci. Ad esempio, quando invia una data room virtuale, William imposta una data di scadenza. A volte gli investitori lo ricontattano dopo che il link è scaduto e ciò può indicare che stanno valutando la possibilità di effettuare un investimento. 

D'altro canto, se ci sono persone non autorizzate ad accedere alle informazioni che richiedono l'accesso al link, William può vedere esattamente chi ha cercato di visualizzare la sua data room virtuale. “Soprattutto quando condividi informazioni proprietarie online, una volta che hai premuto il pulsante d'invio, i contenuti vengono generalmente inviati senza alcuna possibilità di tornare indietro. Volevamo avere più controllo sui nostri documenti relativi alle raccolte fondi. In questo nuovo panorama di riunioni virtuali, DocSend ci offre la tranquillità di cui abbiamo bisogno, poiché sappiamo che i nostri documenti non finiranno nelle mani sbagliate”, afferma William. 

I dati analitici di DocSend ottimizzano la raccolta fondi per la società di venture capital

All'inizio del processo di ricerca di finanziamenti, William si è affidato a DocSend, in particolare ai Analisi sui documenti che lo hanno aiutato a perfezionare il pitch. “Inizialmente, cercavamo di capire cosa funzionava e cosa no. DocSend ci consente di vedere su quali pagine le persone trascorrono più tempo, in modo che possiamo comprendere quali sono le aree più critiche del nostro pitch”, afferma William.  

Inoltre, i dati analitici di DocSend hanno permesso a William di avviare conversazioni con potenziali investitori e partner tenendo a mente l'aspetto al quale sembravano maggiormente interessati, poiché poteva vedere le parti della presentazione su cui le persone si erano soffermate più a lungo. In questo modo, poteva assicurarsi che le sue conversazioni con i potenziali investitori fossero sempre pertinenti. “In base al tempo che i destinatari trascorrono su determinate slide, posso prepararmi meglio quando partecipo a riunioni con potenziali investitori e sono in grado di prevedere le loro eventuali domande", spiega William. DocSend fornisce informazioni critiche che gli consentono di personalizzare le riunioni con potenziali investitori sin dalle primissime fasi del processo di raccolta fondi. 

Ottenere raccomandazioni positive dei potenziali investitori 

A volte si è scoraggiati dal chiedere agli investitori di mettere una buona parola con altri colleghi e professionisti dello stesso settore. DocSend aiuta la società a trovare nuove parti interessate attraverso il semplice invio di un link a un potenziale accomandante. “Se un potenziale accomandante pensa che un professionista del suo stesso settore possa essere interessato, posso vedere a chi ha inoltrato il nostro pitch deck”, spiega William. Scoprire questi lead interessati in DocSend ci consente di risparmiare parecchie ore sul meticoloso processo che svolgiamo per comprendere se un accomandante ha già visualizzato la data room virtuale. 

Inoltre, i dati analitici sugli inoltri mostrano ai soci dirigenti quando le presentazioni finiscono nelle mani dei giusti responsabili delle decisioni. “Apprezzo molto il fatto di poter vedere chi accede alla presentazione e come viene inoltrata all'interno di un'organizzazione. Uso questa funzione per sapere quando mettermi in contatto proattivamente. Elimina parecchio lavoro inutile dall'equazione e ci consente di rivolgerci direttamente a persone realmente interessate”, spiega William.  

Guardare al futuro: utilizzare l'elenco di blocco per proteggere materiali sensibili sulla ricerca di finanziamenti 

Mentre Aperture Venture Capital procede con la raccolta del resto del fondo da 75 milioni di dollari, William è entusiasta di continuare a esplorare ciò che DocSend ha da offrire al suo team. “Sono curioso di provare la funzionalità dell'elenco di blocco. È un ottimo modo per aggiungere ulteriori livelli di sicurezza impedendo a potenziali terze parti di visualizzare i nostri documenti”, afferma William. 

Con Dropbox e DocSend, William può continuare a concentrarsi sulla mission della sua società e spianare la strada a una nuova generazione di imprenditori appartenenti a minoranze.