Una comunicazione efficace con i partner può giocare un ruolo cruciale nel successo di un venture capital, in quanto aiuta a consolidare relazioni a lungo termine con i partner (effettivi e potenziali) che possono rivelarsi utili al arriva il momento di raccogliere fondi. Per molti venture capitalist, uno dei momenti cruciali in cui favorire le comunicazioni con i partner è rappresentato dalle riunioni annuali con loro.

La sfida del Covid: come gestire virtualmente una riunione con i partner

Tuttavia, nel 2020, con il COVID che costringe tutti a rimanere a casa, non è più possibile incontrare di persona i partner e i venture capitalist stanno trovando nuovi modi per mantenere una comunicazione efficace con i loro partner.

"Con l'arrivo del COVID, non era più possibile viaggiare, quindi era chiaro che dovevamo esplorare nuovi modi digitali per coinvolgere i nostri partner. Prima di DocSend, potevamo svolgere efficacemente la nostra riunione del 2020 con i partner su Zoom, noto a tutti, condividendo in modo sicuro i nostri materiali", afferma Kevin Pineda, Direttore finanziario di August Capital.

I vantaggi delle riunioni virtuali con i partner

Nonostante l'impossibilità di stringere relazioni con interazioni personali, l'organizzazione di una riunione virtuale presenta alcuni vantaggi: una maggiore partecipazione.

"Non costringendo ad affrontare un viaggio, il formato digitale ha reso più facile per le persone partecipare alla riunione e per alcuni partner ha determinato un risparmio di costi", afferma Kevin. "Grazie alla maggiore accessibilità, i partner erano più propensi a invitare altri membri del team, soprattutto i colleghi più giovani. Di conseguenza, si è registrata una partecipazione pari a circa il doppio rispetto all'ultima riunione in presenza".

DocSend consente di condividere in modo semplice e sicuro i materiali sensibili delle riunioni.

Per quanto riguarda DocSend, August Capital utilizza le sicure data room virtuali di DocSend per condividere in anticipo tutti i materiali con i propri partner, garantendo al contempo la sicurezza di tutte le informazioni sensibili. Questo non solo rende tutti i materiali delle riunioni più accessibili, ma consente anche a Kevin di poter apportare aggiornamenti ai documenti fino al momento della riunione, senza la necessità di condividere nuovamente i file.

Usare le analisi per migliorare il coinvolgimento dei partner

Inoltre, grazie alla condivisione tramite DocSend, Kevin ottiene un prezioso feedback sul modo in cui i partner utilizzano i materiali per la riunione. Questo feedback lo aiuta a confermare le ipotesi in merito a quali siano i materiali ritenuti interessanti dai partner, aumentando così il loro interesse in occasione di riunioni future.

"Prima di DocSend basavamo la nostra strategia sui contenuti soprattutto sui sondaggi di feedback relativi alle nostre riunioni precedenti. In considerazione di ciò e del fatto che sono un appassionato di big data, capire come i singoli partner stanno interagendo con le informazioni che abbiamo presentato in DocSend ci aiuta a identificare in modo più efficace come continuare in futuro a offrire contenuti interessanti ai nostri investitori", ha detto Kevin.

Mantenere una stretta comunicazione con i partner in un contesto in cui tutti lavorano a distanza, continuerà a essere un obiettivo primario per le società basate su venture capital per tutto il 2021 e oltre. La buona notizia è che gestire in remoto la prossima riunione con i partner è ancora possibile e presenta persino dei vantaggi. Le società di venture capital in grado di adottare nuove tecnologie, come Zoom o DocSend, saranno sicuramente quelle che avranno la miglior riuscita in un contesto in cui si continua ad adottare questo nuovo stile di vita del lavoro da casa. Se sei interessato a provare DocSend per il tuo prossimo aggiornamento con gli investitori o per la prossima riunione con i partner, clicca qui per iniziare una prova di due settimane.