CMOE utilizza DocSend come strumento informativo di vendita per rafforzare la qualità dei rapporti con i potenziali clienti
Con una base clienti in rapida crescita, CMOE aveva bisogno di un modo sicuro per inviare e monitorare le presentazioni ai potenziali clienti.
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2018
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Vendite
Piano DocSend
Standard
CMOE utilizza DocSend come strumento informativo di vendita per rafforzare la qualità dei rapporti con i potenziali clienti
Con una base clienti in rapida crescita, CMOE aveva bisogno di un modo sicuro per inviare e monitorare le presentazioni ai potenziali clienti.
La storia
Il Center for Management & Organization Effectiveness (CMOE, centro per l'efficacia della gestione e dell'organizzazione) è un gruppo di consulenza per la formazione e lo sviluppo che collabora con persone, team e organizzazioni per fornire workshop personalizzati, eventi esterni, convegni e ricerche di consulenza. Fornendo soluzioni a organizzazioni come Northern Trust, JB Hunt, Siemens Energy, Zendesk, Amazon e Shape Technologies, CMOE si affida a DocSend per condividere in modo sicuro con i potenziali clienti documenti e presentazioni durante il processo di vendita.
La sfida
Prima di DocSend, Mark Parkinson, vicepresidente della divisione per l'abilitazione alle vendite di CMOE, inviava le presentazioni e le proposte di vendita ai potenziali clienti sotto forma di allegati di posta elettronica. Con un'impressionante libreria di presentazioni in continuo ampliamento, Mark e il suo team di vendita volevano trovare una soluzione di condivisione più organizzata che fornisse loro un maggiore controllo sul processo di vendita.
La Soluzione:
Il team si è rivolto alla soluzione per la condivisione sicura dei documenti di DocSend per gestire tutti i documenti condivisi durante il ciclo di vendita.
Condivisione ottimizzata di proposte e presentazioni di vendita
La gestione di una serie di potenziali clienti tra le aziende Fortune 500 richiede un'attenzione meticolosa ai dettagli e concentrazione. È fondamentale sapere esattamente quando sono state inviate le proposte e a quali materiali possono accedere i potenziali clienti. Per Mark, gli allegati alle e-mail erano obsoleti e non rappresentavano al meglio la sua organizzazione agli occhi delle aziende più grandi. Non era professionale includere in un'e-mail più allegati, che potevano anche venire bloccati dai filtri antispam o non raggiungere mai i potenziali clienti.
Quando Mark ha analizzato DocSend per la prima volta, rimase entusiasta del fatto di poter organizzare in modo più sicuro i documenti destinati ai clienti, rendendone più intuitivo l'accesso. CMOE ha un'impressionante libreria di contenuti relativi ai pacchetti di consulenza e Mark spesso condivide le anteprime delle presentazioni con i potenziali clienti, in modo che possano avere una prima impressione delle offerte di formazione e sviluppo di CMOE. Queste presentazioni contengono proprietà intellettuale che Mark non voleva finisse nelle mani sbagliate. Con le funzionalità di condivisione sicura di DocSend , Mark può facilmente aggiungere una verifica via e-mail o passcode, in modo che solo i potenziali clienti approvati possano accedere ai materiali. Inoltre, Mark può impostare delle date di scadenza, così che i potenziali clienti possano accedere ai contenuti solo durante un periodo prestabilito, ad esempio durante un ciclo di vendita in essere. "DocSend ci permette di avere un maggiore controllo sui nostri documenti, il che è fondamentale in un ambiente di vendita frenetico", dichiara Mark.
Utilizzando le deal room di DocSend, Mark ha creato oltre duecento portali con contenuti personalizzati in cui depositare le informazioni per i potenziali clienti, in modo che questi sappiano esattamente dove trovare tutte le presentazioni di CMOE pertinenti alle loro esigenze. Anche se la creazione di centinaia di cartelle personalizzate per i clienti può sembrare un'operazione molto dispendiosa, con DocSend, Mark può facilmente duplicare un modello di deal room in meno di un minuto. "Sulla base delle nostre quattro diverse offerte di prodotti, ho creato quattro modelli diversi di deal room. Quando un cliente mostra interesse per un'offerta di prodotti, ad esempio per il pensiero strategico applicato, posso duplicare la deal room e includere un preventivo di vendita personalizzato. Creare una rappresentazione visiva e personalizzata dei contenuti ci aiuta a fornire la migliore esperienza possibile ai clienti", fa sapere Mark. Oltre alle presentazioni che riguardano l'area d'interesse principale del potenziale cliente, Mark include in ogni deal room personalizzata anche le dichiarazioni di lavoro e le proposte di prezzo ad hoc. Mentre gli allegati alle e-mail potrebbero risultare un'esperienza informale o fastidiosa, una deal room chiara e personalizzata, con il logo e il banner di CMOE, garantisce ai potenziali clienti che CMOE è un'organizzazione di cui fidarsi.
Non creerei mai più uno stack tecnologico di vendita senza DocSend. Questo genere di strumenti è straordinario. Con strumenti diversi da DocSend, gli addetti alle vendite non hanno mai avuto visibilità sulle azioni dei loro potenziali clienti.
Scoprire chi sono i decisori con l'analisi dei documenti
Una delle tante sfide che le organizzazioni di vendita devono affrontare è quella di individuare la persona che prende la decisione finale in merito a una trattativa di vendita. Prima di utilizzare DocSend, Mark aveva difficoltà a capire chi fosse la persona giusta con cui parlare per concludere l'affare. "Nove volte su dieci parlavamo con qualcuno che si rivolgeva ad altre organizzazioni di consulenza e presentava i risultati a un decisore", ha dichiarato Mark.
Grazie alle analisi di DocSend, Mark ha ora maggiore visibilità sul percorso dei suoi documenti e può utilizzare queste informazioni a suo vantaggio. "La cosa più interessante di DocSend è che ora posso vedere a chi i destinatari eventualmente inoltrano le proposte di prezzo, il che mi permette di avere un'idea più precisa di chi sia il decisore finale, consentendomi di mettermi in contatto con la persona giusta al momento giusto", afferma Mark. Identificando il decisore finale sin dalle prime fasi del processo di vendita, Mark può recapitare le informazioni giuste alla persona giusta e garantire che CMOE sia al centro dell'attenzione dei potenziali clienti.
Contrariamente ai nostri concorrenti, che probabilmente inviano molti allegati voluminosi via e-mail, noi ci affidiamo a DocSend, che rappresenta uno straordinario strumento di presentazione per mettere in evidenza le nostre offerte. La possibilità di cliccare su un file e visualizzarlo in un browser è incredibile. Alcuni potenziali clienti mi hanno raccontato di aver mostrato al loro vicepresidente il nostro link DocSend durante una riunione e di aver deciso immediatamente di scegliere noi per la professionalità e l'organizzazione che dimostravamo.
Definire l'ambito di una conversazione in base ai dati
Prima di DocSend, Mark aveva poca visibilità sulla fruizione da parte dei potenziali clienti dei contenuti che condivideva con loro. Sebbene Mark sapesse se un'e-mail era stata aperta, non aveva idea se un cliente stesse esaminando le sue proposte. L'unica informazione su cui Mark poteva contare erano gli incontri iniziali con il potenziale cliente, lasciandolo per la maggior parte del tempo all'oscuro.
Ora Mark ha la possibilità di vedere come i potenziali clienti interagiscono con i materiali che invia. "Dopo aver inviato le presentazioni e le proposte di vendita, posso vedere, ad esempio, se i potenziali clienti consultano la pagina dei prezzi e per quanto tempo. In questo modo, posso sapere se ciò che preoccupa loro sono i prezzi ed essere pronto ad affrontare l'argomento durante la nostra successiva call", afferma Mark. Utilizzando i dati a suo vantaggio, Mark è in grado di affrontare le conversazioni con i potenziali clienti, prevedendo le domande o le problematiche che potrebbero sollevare. Mark aggiunge: "Prima di una call, mi collego a DocSend e cerco il nome di una persona per controllare i dati che lo riguardano sul consumo di contenuti. Sapere esattamente cosa hanno guardato mi aiuta a definire l'ambito di una conversazione." La chiave della vendita consultiva è prevedere le esigenze del potenziale cliente e fornirgli il maggior numero di informazioni possibili per prendere una decisione consapevole. Mark è in grado di prevedere con maggiore precisione le potenziali trattative ogni trimestre e valutare l'interesse dei clienti grazie alle analisi di DocSend.
È molto utile sapere se un potenziale cliente ha aperto un documento e quanto tempo ha trascorso sulla nostra pagina dei prezzi. Prima di utilizzare DocSend, non ho mai avuto questo livello di visibilità sul processo di vendita. Ti fornisce la possibilità di prevedere se un potenziale cliente è interessato.
Guardare al futuro con la personalizzazione dei portali dei potenziali clienti
Mentre continua a utilizzare DocSend come strumento di vendita all'interno della sua organizzazione, Mark spera di poter provare altre opzioni di personalizzazione nelle deal room di DocSend. "Mi piace molto poter personalizzare i banner e aggiungere i loghi dei clienti potenziali alle loro deal room per creare un'atmosfera ancora più personalizzata", dichiara Mark. Fornire un tocco personalizzato può essere molto utile quando si instaura un rapporto con i nuovi clienti. DocSend semplifica il lavoro dei professionisti delle vendite, come Mark, dando loro la possibilità di offrire un qualcosa in più quando creano proposte a distanza.
Inoltre, Mark non vede l'ora di provare la nuova notifica di aggiornamento della deal room, che viene inviata quando si aggiungono nuovi materiali ai portali dei contenuti. "La possibilità offerta da DocSend di avvisare i potenziali clienti quando vengono aggiunte informazioni al loro portale è eccezionale. In questo modo, posso continuare a far sentire importante un potenziale cliente e ricordargli informazioni utili fornite in una conversazione precedente, che potrebbero attirare la sua attenzione o addirittura riattivare un lead non più attivo", pensa Mark. Mark ha ora un maggiore controllo sui rapporti con i suoi potenziali clienti, il che gli consente di far conoscere tutti i servizi offerti da CMOE a un numero ancora maggiore di organizzazioni.