Hoe je een PDF beschermt met een wachtwoord voordat je hem deelt
Het versturen van een PDF als e-mailbijlage is een tweede natuur geworden. Heb je er echter ooit bij stilgestaan of een PDF-bestand echt veilig is? Hier lees je hoe je een PDF verstuurt die beveiligd is met een wachtwoord:
Sinds zijn ontstaan in de jaren 90 is de PDF een razend populair elektronisch bestandsformaat geworden voor iedereen, van professionals tot studenten en gepensioneerden tot kinderen. Het versturen van een PDF als e-mailbijlage is een tweede natuur geworden, maar heb je er ooit over nagedacht hoe je een PDF met een wachtwoord kunt beveiligen?
Wat leuk zeg! In deze handleiding bespreek ik hoe je een PDF met een wachtwoord kunt beveiligen en kunt volgen nadat je de PDF hebt verzonden.
Optie 1: PDF-bestanden met een wachtwoord beveiligen
De meeste professionals die gevoelige documenten versturen, zoals CEO's en CFO's, gaan ervan uit dat het toevoegen van een wachtwoord aan een PDF voldoende beveiliging is; in sommige gevallen is wachtwoordbeveiliging afdoende om jouw PDF te beveiligen.
Wachtwoordbeveiliging toevoegen met Adobe Acrobat DC
Open de PDF in Acrobat.
Ga naar Bestand en klik vervolgens op ‘Beveiligen met wachtwoord’.
Je kunt het wachtwoord alleen instellen voor het bewerken van de PDF of voor het bekijken ervan.
Typ je wachtwoord in en typ het dan opnieuw.
Klik op ‘Toepassen’.
Een wachtwoord toevoegen met Voorbeeld op een Mac
Open de PDF in Voorbeeld.
Ga naar Bestand en klik vervolgens op ‘Exporteren’.
Voer een bestandsnaam in en selecteer vervolgens ‘Versleutelen’.
Typ je wachtwoord, typ het opnieuw en klik dan op ‘Opslaan’.
Door een wachtwoord aan een PDF toe te voegen, wordt de toegang tot die PDF beperkt tot degenen die het wachtwoord kennen. Wat het toevoegen van een wachtwoord aan een PDF niet doet, is het volgen van de lezer. Als verzender van dit PDF-bestand heb je geen idee welke ontvangers deze PDF openen en gebruiken.
Nu we toch bezig zijn: je weet ook niet zeker wie de PDF en het wachtwoord naar anderen doorstuurt. Kortom, als je een PDF veilig per e-mail wilt versturen, is het toevoegen van een wachtwoord waarschijnlijk niet de beste manier. Je bent in feite de controle kwijt over een PDF-document dat je duidelijk wilde beheren (vandaar het wachtwoord!). In dit scenario is het niet te zeggen waar die PDF en dat wachtwoord naartoe kunnen worden gestuurd.
De kwetsbaarheid van deze aanpak lijkt een noodzakelijk kwaad voor het delen van belangrijke, waardevolle PDF-documenten. Gelukkig is dat echter niet het geval.
Optie 2: PDF-documenten delen via DocSend
DocSend stelt bedrijfsleiders in staat om veilig documenten te versturen en een diepgaande betrokkenheid van de lezer te volgen, inclusief een PDF. Hoewel we allemaal bekend zijn met het versturen van een met een wachtwoord beveiligde PDF via Gmail of Outlook, kun je echt veilige PDF's verzenden via de Gmail-plug-in of Outlook-plug-in van DocSend en volgen wat er met ze gebeurt; we vertellen je hoe.
Als je wilt meedoen, kun je gratis aan de slag met DocSend.
Stap 1: upload je PDF-bestanden naar DocSend
[uploaden]
Bestanden uploaden naar DocSend is eenvoudig. DocSend integreert momenteel met Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive en meer, zodat je bestanden overal vandaan kunt slepen. Zodra je jouw PDF hebt geüpload, kun je hem aan zoveel e-mails toevoegen als je wilt (met de Gmail- en Outlook-plug-ins). Je kunt je PDF zelfs rechtstreeks uploaden via jouw gekozen DocSend-plug-in, als je dat wilt.
Ga naar jouw tabblad Materiaal.
Selecteer rechtsboven ‘Materiaal toevoegen’.
Kies een bestand van een van de bovenstaande services of van je computer.
Je document zal beginnen te uploaden en je laten weten wanneer het klaar is. Je kunt nu de naam van de upload wijzigen.
Stap 2: maak een link die is beveiligd met een toegangscode om je PDF te delen

Wanneer je een link maakt voor het delen van de PDF die je zojuist hebt geüpload, kun je aangeven of je een e-mail wilt verplichten om de PDF te bekijken en downloaden toe te staan. Als je op 'Geavanceerde opties weergeven' klikt, kun je ook een vervaldatum voor de link toevoegen en de PDF met een toegangscode beveiligen.
Je kunt dan de link naar je PDF kopiëren en delen in een e-mail!
(Opmerking: als je van plan bent de betrokkenheid en het doorsturen van deze link te volgen, moet je één link maken per account, lead of persoon met wie je jouw PDF deelt. Daarover later meer!)
Voor een nog veiliger verzendervaring kunnen Geavanceerde gebruikers lezersverificatie verplichten. In dit scenario wordt de lezer gevraagd zijn of haar e-mailadres in te voeren en moet hij of zij op een naar dat e-mailadres gestuurde link klikken om toegang tot de PDF te krijgen.
Je kunt jouw PDF ook uploaden en bij een e-mail voegen met de Gmail- en Outlook-plug-ins van DocSend
Als je je PDF liever als e-mailbijlage uploadt en deelt zonder Gmail of Outlook te verlaten, kun je dat doen met de plug-ins van DocSend voor Gmail en Outlook. Hier is de link om een geüploade PDF bij te voegen met de plug-in voor Gmail, en hier is de link om een geüploade PDF bij te voegen met de plug-in voor Outlook.
Stap 3: Schakel linkgebaseerde toegang zo nodig uit en weer in
Met een paar klikken kun je de toegang tot je PDF beperken door de door jou gemaakte DocSend-links uit te schakelen en/of weer in te schakelen. Kijk voor een gedetailleerde uitleg van dit proces naar ons artikel in het helpcentrum over het bijwerken van linkinstellingen.
Een pdf bewerken en ondertekenen in Gmail? Eenvoudig, voeg een e-handtekening toe met DocSend
Zodra je jouw PDF, Word-document, bestand van Google Docs, Dropbox, de PDF-documenten die je in Acrobat hebt opgeslagen of een andere workflowintegratie in DocSend hebt geüpload, kun je rechtstreeks in DocSend een e-handtekening toevoegen, voordat je het verzendt om jouw proces te stroomlijnen.
In DocSend kun je niet alleen PDF-documenten ondertekenen, maar ook elektronische handtekeningen toevoegen aan zowel individuele bestanden (behalve aan Excel-bestanden of URL's van geüploade bestanden) als aan bestanden in een DocSend Ruimte-werkruimte. Met ondertekenbare documenten kunnen gebruikers documenten veilig converteren en delen vanuit DocSend, waardoor gebruikers bezoeken kunnen bijhouden en handtekeningen kunnen verzamelen op de meeste apparaten. Met de functie voor e-handtekeningen kan één partij ondertekenen, waarna de ondertekening juridisch bindend is voor beide partijen. Na het versturen van je handtekeningverzoeken, kunnen ontvangers hun digitale handtekening toevoegen door op een link te klikken in hun Gmail-account, e-mailhandtekening, G Suite, een pop-upvenster, zijbalk of andere locaties waar je de link naar je document deelt. Ondertekenaars kunnen rechtstreeks hun digitale handtekening plaatsen in het handtekeningveld dat je aan de PDF-documenten toevoegt die je als DocSend-link verstuurt. Deze als PDF ondertekende documenten worden bijgehouden in je DocSend-account met geschiedenis en controlesporen, zodat je ze veilig en onder toezicht kunt bewaren. Dit werkt ook in de mobiele DocSend-webversie van Chrome en Safari in iOS en Android. Dit artikel in het helpcentrum laat zien hoe eenvoudig het is om ondertekenbare PDF-documenten te maken en te delen met de functie voor e-handtekeningen.
Hoe je jouw document kunt volgen
Je hebt jouw PDF naar DocSend geüpload, een link met alle noodzakelijke veiligheidsvoorzieningen gemaakt en hem verstuurd. Wat nu? Als je de inhoud van je PDF wilt beveiligen, wil je waarschijnlijk ook weten hoe deze wordt ontvangen en gelezen.
Als dit het geval is, heb ik goed nieuws: door voor elke ontvanger of groep ontvangers afzonderlijke DocSend-links te maken en te verzenden, ben je al op de juiste weg om jouw beveiligde PDF-document te volgen. Laten we even naar een voorbeeld kijken hoe je interactie in de gaten kunt houden.
Als eerste ontvang je direct meldingen wanneer je document wordt bekeken. Een overzicht van deze meldingen is ook beschikbaar in het tabblad ‘Prestaties’ als je in DocSend op een bepaald bestand of PDF-document klikt.

Bovendien kun je zien waar lezers hun tijd hebben doorgebracht, per pagina of per dia. Afhankelijk van het materiaal en het doel van de PDF kan dit ongelooflijk verhelderend zijn. Net als bij leesmeldingen is ook een overzicht van interactie beschikbaar als je in DocSend op een bepaald bestand of document klikt.

Er is een aantal extra statistieken en maatstaven van betrokkenheid die je in DocSend kunt bijhouden. Ik moedig je aan jouw gratis proefperiode van DocSend te starten, de PDF te versturen en de inzichtelijke prestatie-indicatoren naar hartenlust te onderzoeken!
Heb je een vraag over DocSend-tools of hoe je jouw account het beste kunt instellen? Neem gerust een kijkje in het DocSend-helpcentrum of neem contact op met ons supportteam.