Verander je presentatie voor het bestuur van saai in briljant

Een presentatie voor het bestuur is voor een CEO of CFO dé gelegenheid om de raad van bestuur rechtstreeks aan te spreken. Het is jouw kans om jouw visie aan hen duidelijk te maken, om de financiële behoeften en projecten veilig te stellen en om de prestaties van het bedrijf te demonstreren.

Maar dat alles kun je alleen doen als de bestuursleden daadwerkelijk geïnteresseerd zijn in de presentatie die je geeft. Daarom is het belangrijk om een boeiende presentatie te maken en te presenteren, een presentatie die de aandacht van de bestuursleden trekt en hen het gevoel geeft dat ze betrokken zijn bij wat volgt.

Voor het geven van een dergelijke presentatie is meer nodig dan alleen charisma. Je presentatie, van de onderwerpen die je behandelt tot de dia's en je spreekvaardigheid, moet worden opgezet met als doel een samenhangend verhaal te vertellen. Hier zie je hoe deze drie aspecten bewerkstelligt.

Onderwerpen die je in je presentatie kunt behandelen

De eerste stap bij het geven van een briljante presentatie is het behandelen van de onderwerpen waarin het bestuur daadwerkelijk geïnteresseerd is. Wanneer je een heel kwartaal of zelfs een jaar presenteert, kun je eindeloos veel onderwerpen behandelen. Maar het is niet verstandig elk klein detail te presenteren van wat het bedrijf heeft gedaan of elke meetwaarde te delen.

In plaats daarvan moet je presentatie zich op de volgende vijf categorieën concentreren:

• De meest recente prestatiegegevens en alle recente prestaties die je onder de aandacht wilt brengen: hierbij is het belangrijk om de statistieken te behandelen die het bestuur begrijpt en die hun interesse hebben. Deze statistieken kunnen van bedrijf tot bedrijf verschillen, maar KPI's zoals maandelijks terugkerende omzet, klantverloop en nieuwe aanmeldingen of groei in het aantal klanten zijn altijd een veilige optie. Dit zijn de pijlers voor prestaties van je bedrijf.
• Uitleg van die gegevens: zodra je de cijfers hebt gedeeld, is het belangrijk om deze uit te leggen in de context van tijd (bijvoorbeeld veranderingen van maand tot maand), de bedrijfsdoelen, de concurrentie en meer. Door de gegevensdiscussie op deze manier in te kaderen, wordt het voor het bestuur gemakkelijker om de cijfers te begrijpen en voor jou om duidelijk te maken wat deze betekenen in het grotere geheel.
• Uitleg van eventuele gemiste doelen of KPI's: als je de gegevens uitzet tegen de doelen die het bedrijf zichzelf heeft gesteld (bijvoorbeeld het bereiken van een miljoen klanten) en deze allemaal zijn bereikt of overtroffen, is dat natuurlijk geweldig. Maar als vooraf gestelde doelen niet zijn gehaald, is het belangrijk om uit te leggen waarom dit is gebeurd en wat de plannen voor verbetering zijn.
• Komende projecten en wat je van het bestuur nodig hebt om er een succes van te maken: presentaties voor het bestuur gaan niet alleen over het uitleggen van cijfers uit het verleden; ze zijn ook de kans om de weg vrij te maken voor toekomstige projecten waarvoor de inzet of financiële ondersteuning van het bestuur nodig is.
• Gebieden waar je de expertise en het advies van het bestuur nodig hebt: uiteindelijk is het bestuur er om expertise te bieden en jou te helpen het bedrijf tot een succes te maken. Als er specifieke gebieden of projecten zijn waarbij je meer afhankelijk bent van hun inbreng, breng deze dan naar voren in je presentatie.

Boeiende en nuttige dia's maken

Zodra je de juiste onderwerpen voor je presentatie hebt bepaald, is de volgende stap ervoor te zorgen dat de dia's boeiend en nuttig zijn (om de presentatie in de juiste richting te sturen en de interesse van de bestuursleden vast te houden). Er zijn een paar manieren waarop je dat kunt doen.

Je moet in je dia's voldoende gebruikmaken van beeldmateriaal. Hierbij is het belangrijk dat je de juiste beelden kiest die bijdragen aan de presentatie en juist niet de aandacht afleiden van wat je wilt laten zien. Goed beeldmateriaal is onder meer:

• Visuele representaties van gegevens: deze kunnen helpen bij het geven van context bij gegevens rondom bepaalde tijdsperioden, bedrijfsdoelen en de prestaties van de concurrentie.
• Voorbeelden die dienen om een bepaalde strategie te illustreren: dit kan bijvoorbeeld een schermafdruk zijn van een nieuw ontworpen website, of van een bepaalde sociale media-advertentie die je socialemediastrategie in actie laat zien.

Door dit soort beeldmateriaal toe te voegen, kun je de hoeveelheid tekst tot een minimum beperken. Als vuistregel raden we aan de 5/5/5-regel te volgen:

• Elke tekstregel moet uit 5 of minder woorden bestaan
• Elke dia moet 5 of minder regels tekst bevatten
• De presentatie mag niet meer dan 5 dia's met veel tekst achter elkaar bevatten

Onthoud: de diapresentatie dient als aantekeningen voor je presentatie, niet om elk detail samen te vatten.

Met dat in gedachten is de volgende stap ervoor te zorgen dat je dia's op een logische manier zijn geordend en dat ze de agenda volgen die je hebt opgesteld (en, hopelijk, van tevoren met het bestuur hebt gedeeld). Hierbij is het belangrijk dat de presentatie de inhoud van de dia's bepaalt en niet andersom.

Hoewel het je een paar minuten kan besparen als je voor elke presentatie voor het bestuur dezelfde sjabloon gebruikt, is het effectiever om elke presentatie als uniek te beschouwen. Dat betekent dat je meedogenloos moet zijn over de dia's die je opneemt en alle dia's moet verwijderen die de presentatie niet ten goede komen of ondersteunen. Zie je presentatie als een toneelstuk in drie bedrijven, dat wil zeggen dat de presentatie een duidelijk begin, midden en einde heeft. Als het om een presentatie voor het bestuur gaat, is dit de meest logische manier om je presentatie te ordenen:

1. Prestaties en inspanningen uit het verleden delen
2. De strategie en doelstellingen voor de toekomst definiëren
3. Ingaan op de praktische kant van het uitvoeren van die strategie en het bereiken van die doelen

Tips voor het spreken tijdens je presentatie

Nu je het materiaal voor je presentatie hebt bepaald, gaan we kijken hoe je daadwerkelijk presenteert. Slechte spreek- en presentatievaardigheden kunnen een goede presentatie de das omdoen, kortom, hoe je presenteert is net zo belangrijk als wat je presenteert.

Hou het kort

De belangrijkste manier om je presentatie interessant houden, is door het beknopt te houden. Zoals we hierboven vermeldden, moet een presentatie voor het bestuur een overzicht zijn van de prestaties en plannen van het bedrijf. Dat betekent dat je presentatie moet beginnen met beknopte informatie op hoog niveau. Op deze manier kun je je voorbereiden op diepgaande vragen die zich kunnen voordoen.

Maar hoe kort is kort? Technisch verslaggever John Brandon stelt in Inc. dat geen enkele presentatie langer dan 7 minuten mag duren. Dat is misschien een beetje extreem, vooral als je een kwartaal of een heel jaar samenvat, maar uit onze ervaring is gebleken dat 30 minuten een goede tijdsduur is voor een presentatie.

Ken je publiek

Een goede presentatie is niet een reeks algemene best practices die in elke presentatie terug te vinden is. In plaats daarvan draait het in een goede presentatie voor het bestuur om het kennen en begrijpen van je publiek en de details waarin zij geïnteresseerd zijn. Dat betekent dat je de achtergrond van elk bestuurslid moet kennen.

Komen ze uit de financiële wereld? Zijn het carrièremarketeers? Welke acroniemen en branchetaal zullen hen waarschijnlijk in verwarring brengen? Hun achtergrond kan je helpen bij het bepalen van het type informatie waarmee ze waarschijnlijk te maken hebben en je helpen te bepalen welke delen van je presentatie meer uitleg vereisen dan andere. Zodra je dit weet, kun je de presentatie gieten in een vorm die hen aanspreekt en de taal gebruiken die ze kennen.

Dit aspect van een presentatie voor het bestuur is vaak een continu proces. Hoewel je via hun bio's of LinkedIn-pagina's veel leert over de bestuursleden, kom je ook meer over hen te weten naarmate je meer met elke persoon communiceert.

Oefen en wees menselijk

Als er veel op het spel staat bij een presentatie voor het bestuur, kun je al snel gestrest raken en de hele tijd blijven voorlezen wat er op de dia's staat. Dit zorgt echter niet bepaald voor een boeiende presentatie.

In plaats daarvan is het beter om meer tijd te besteden aan het oefenen van de presentatie (zodat je minder op je dia's hoeft te vertrouwen) en je te concentreren op het voeren van een menselijk gesprek in plaats van het geven van een presentatie in één richting. Volgens de Harvard Business Review gaat het erom dat je de juiste balans vindt tijdens de voorbereiding, zodat je voldoende zelfvertrouwen hebt zonder stijf over te komen.

Daarnaast is het belangrijk dat je het bestuur beschouwt als een groep collega's, niet als de mensen die de touwtjes in handen hebben of stuk voor stuk een succesverhaal zijn. Door je te richten op je publiek en een gesprek op gang te brengen, kun je zorgen voor meer samenwerking en een vloeiende presentatie geven.

Maak een briljante presentatie

Een presentatie voor het bestuur is een van de belangrijkste manieren om met het bestuur van je bedrijf te communiceren. Een presentatie die goed in elkaar zit en boeiend is, is een van de beste tools die je in handen hebt om een open dialoog te creëren die voor beide partijen aantrekkelijk is. Die dialoog maakt het gemakkelijker om input te vragen over belangrijke uitdagingen, steun te krijgen voor nieuwe projecten en eventuele financiële behoeften veilig te stellen.

Stuur je presentatie vooraf naar de bestuursleden, samen met de andere materialen. Met DocSend kun je al deze documenten eenvoudig veilig verzenden via één link.

Door bovenstaande tips te volgen, ben je goed op weg om een briljante presentatie te geven die de prestaties van het bedrijf laat zien en de relatie tussen de C-suite en het bestuur versterkt.