Effectieve communicatie met vennoten kan cruciaal zijn voor het succes van een VC omdat het langdurige relaties helpt versterken met (huidige en potentiële) vennoten, wat zijn vruchten kan afwerpen wanneer het tijd is om fondsen te werven. Voor veel durfkapitaalpartners is een van de belangrijkste momenten om aan relaties met vennoten te werken de jaarlijkse vennootbijeenkomsten.

De Covid-uitdaging: een virtuele vennootbijeenkomst leiden

Toen iedereen in 2020 wegens COVID thuis zat, waren persoonlijke vennootbijeenkomsten niet langer een optie en moesten VC's nieuwe manier vinden om effectieve communicatie met hun vennoten te onderhouden.

"Toen we werden getroffen door COVID kwam al het reizen tot een stilstand en wisten we dat we nieuwe digitale manieren moesten ontdekken om te communiceren met onze vennoten. Omdat iedereen aan Zoom is gewend, waren we in staat om onze vennootbijeenkomst in 2020 via Zoom te houden en konden we onze materialen voorafgaand daaraan veilig delen met DocSend", zegt Kevin Pineda, Finance Manager bij August Capital.

De voordelen van virtuele vennootbijeenkomsten

Hoewel virtuele vennootbijeenkomsten minder persoonlijk zijn, zitten er wel een aantal voordelen aan het virtueel hosten van je vergadering: meer deelnemers.

"Dankzij het digitale format is het voor mensen makkelijker om deel te nemen omdat er niet voor hoeft te worden gereisd, waardoor een virtuele vergadering ook kosten bespaart voor sommige vennoten", zegt Kevin. "Vanwege de betere toegankelijkheid waren vennoten meer geneigd om extra teamleden uit te nodigen, vooral jongere collega's. Als gevolg daarvan waren er twee keer meer mensen dan bij onze laatste persoonlijke vergadering."

DocSend maakt het eenvoudig en veilig delen van gevoelige vergadermaterialen mogelijk

August Capital maakt gebruik van de veilige virtuele gegevensruimtes van DocSend om voorafgaand aan de vergaderingen alle materialen te delen met hun vennoten, terwijl ervoor wordt gezorgd dat de gevoelige informatie veilig blijft. Dit maakt niet alleen alle vergaderingsmaterialen toegankelijker, maar stelt Kevin ook in staat om documenten tot aan de vergadering bij te werken, zonder dat de bestanden opnieuw moeten worden gedeeld.

Analyses gebruiken om meer betrokkenheid van vennoten te stimuleren

In aanvulling daarop ontvangt Kevin door middel van het delen via DocSend waardevolle feedback over de manier waarop vennoten met de materialen voor de vergadering omgaan. Deze feedback helpt hem aannames te bevestigen over de informatie die vennoten interessant vinden zodat hij de betrokkenheid van vennoten voor toekomstige vergaderingen kan vergroten.

"Vóór DocSend baseerden we onze materiaalstrategie vooral op feedbackenquêtes van onze vorige vergaderingen. Dat gezegd hebbende ben ik een fan van big data en dat ik kan begrijpen hoe vennoten met de informatie die we in DocSend hebben gepresenteerd omgaan, helpt ons effectief manieren te vinden om in de toekomst waardevol materiaal aan onze investeerders te leveren", zegt Kevin.

Regelmatige communicatie met vennoten terwijl iedereen op afstand werkt, blijft enorm belangrijk voor VC-firma's in 2021 en in de toekomst. Het goede nieuws is dat het nog steeds haalbaar is en dat er enkele voordelen zitten aan het virtueel hosten van je volgende vennootbijeenkomst. VC-firma's die nieuwe technologieën kunnen implementeren, zoals Zoom of DocSend, zullen het meeste succes boeken aangezien thuiswerken steeds meer de norm wordt. Als je DocSend graag wilt proberen voor je volgende investeerdersupdate of vennootbijeenkomst, klik dan hier voor een gratis proefperiode van twee weken.