Achtergrond

Het Center for Management & Organization Effectiveness (CMOE) is een leer- en ontwikkelingsconsultancygroep die met individuen, teams en organisaties werkt om op maat gemaakte workshops, evenementen op locatie, sprekersprogramma's en adviserend onderzoek te leveren. CMOE biedt oplossingen aan organisaties als Northern Trust, JB Hunt, Siemens Energy, Zendesk, Amazon en Shape Technologies en vertrouwt daarvoor op DocSend om tijdens het verkoopproces op veilige wijze documenten en presentaties te versturen naar potentiële klanten.

De uitdaging

Vóór DocSend stuurde Mark Parkinson, Vice President of Sales Enablement bij CMOE, verkooppresentaties en voorstellen naar potentiële klanten als e-mailbijlagen. Met een indrukwekkende bibliotheek met een groeiend aantal presentaties wilden Mark en zijn verkoopteam een beter georganiseerde oplossing voor delen vinden waarmee ze meer controle zouden hebben over het verkoopproces.

De oplossing:

Het team wendde zich tot de oplossing voor het veilig delen van documenten van DocSend om alle documenten te beheren die tijdens de verkoopcyclus waren gedeeld.

Probleemloos verkoopvoorstellen en -presentaties delen

Het beheren van een pijplijn met potentiële Fortune 500-bedrijven vereist veel aandacht voor details en veel focus. Het is belangrijk om precies te weten wanneer voorstellen zijn verzonden en tot welke materialen potentiële klanten toegang hebben. Voor Mark zijn e-mailbijlagen niet meer van deze tijd en laten die geen goede indruk van zijn organisatie achter bij grote bedrijven. Het was niet meer professioneel om meerdere bijlagen aan een e-mail toe te voegen, die ook nog eens door spamfilters geblokkeerd konden worden of niet eens potentiële klanten bereikten.

Toen Mark voor het eerst naar DocSend keek, was hij enthousiast dat hij documenten bestemd voor klanten veiliger kon organiseren en toegankelijker kon maken voor klanten. CMOE heeft een indrukwekkende bibliotheek met materiaal als onderdeel van hun consultingpakketten en Mark deelt vaak voorbeelden van presentaties met potentiële klanten, zodat ze een idee kunnen krijgen van het aanbod van CMOE voor studie en ontwikkeling. Deze presentaties bevatten intellectueel eigendom waarvan Mark niet wil dat dat in de verkeerde handen terechtkomt. Met de mogelijkheden van DocSend voor veilig delen kan Mark eenvoudig e-mailverificatie of een toegangscode toevoegen zodat goedgekeurde potentiële klanten toegang tot het materiaal hebben. Daarnaast kan Mark vervaldatums instellen zodat potentiële klanten alleen tijdens een bepaalde periode toegang tot het materiaal hebben, bijvoorbeeld tijdens een actieve verkoopcyclus. "DocSend geeft ons meer controle over onze documenten en dat is cruciaal in een snelle verkoopomgeving", zegt Mark.

Om ervoor te zorgen dat potentiële klanten precies weten waar ze alle CMOE-presentaties kunnen vinden, heeft Mark meer dan twee honderd geïndividualiseerde materiaalportals gemaakt om klantinformatie op te slaan met DocSend Deal Rooms. Hoewel het maken van honderden geïndividualiseerde klantmappen klinkt als heel veel werk, kan Mark met DocSend eenvoudig in minder dan een minuut een sjabloon voor een dealruimte dupliceren. "Ik heb voor vier verschillende dealruimtes een sjabloon gemaakt op basis van onze vier verschillende productaanbiedingen. Als een klant interesse toont in een product, bijvoorbeeld, Applied Strategic Thinking, dan kan ik die dealruimte dupliceren en een aangepaste verkoopofferte toevoegen. Dankzij het maken van een gepersonaliseerde, visuele representatie van materiaal kunnen we de best mogelijke klantervaring bieden", zegt Mark. In aanvulling op presentaties gericht op een bepaald interessegebied van een klant, kan Mark ook arbeidsverklaringen en geïndividualiseerde prijsvoorstellen toevoegen aan elke gepersonaliseerde dealruimte. Waar e-mailbijlagen gezien kunnen worden als een informele of vervelende ervaring, biedt een georganiseerde, aangepaste dealruimte met het CMOE-logo en de CMOE-banner potentiële klanten de geruststelling dat CMOE een organisatie is die ze kunnen vertrouwen.

Besluitvormers ontdekken met documentanalyses

Een van de vele uitdagingen waarmee verkooporganisaties te maken krijgen, is bepalen wie de juiste besluitvormer is die een deal kan sluiten. Vóór DocSend was het voor Mark lastig om erachter te komen wie de juiste persoon voor het sluiten van een deal was. "Negen van de tien keer spraken we met iemand die met andere consultancyorganisaties sprak en inzichten aan een besluitvormer presenteerde", zegt Mark.

Mark heeft nu meer inzicht in waar zijn documenten heen gaan met de analysefunctie van DocSend en kan profijt halen uit die inzichten. "Het mooie aan DocSend is dat ik nu kan zien naar wie de poortwachters de prijsvoorstellen doorsturen, zodat ik een beter idee krijg van de uiteindelijke besluitvormer en in staat ben om op het juiste moment met de juiste persoon contact op te nemen", zegt Mark. Door de uiteindelijke besluitvormer vroeg in het verkoopproces te identificeren, kan Mark de juiste informatie bij de juiste persoon krijgen en ervoor zorgen dat potentiële klanten aan CMOE denken.

Een gesprek sturen dankzij een gegevensgestuurde benadering

Vóór DocSend had Mark weinig inzicht in of potentiële klanten het materiaal bekeken dat hij met hen had gedeeld. Hoewel Mark wel inzicht had in of een e-mail was geopend, had hij geen idee of een klant zijn voorstellen bekeek. De enige informatie waarop Mark kon vertrouwen, was de eerste vergadering met de potentiële klant, maar daar kon hij vaak niets uit afleiden.

Nu kan Mark zien op welke manier potentiële klanten met de materialen die hij verstuurt omgaan. "Na het versturen van presentatiedecks en verkoopvoorstellen, kan ik bijvoorbeeld zien of potentiële klanten naar de prijzenpagina kijken en hoelang. Dit kan me vertellen of ze zich zorgen maken over de prijzen, zodat ik dat tijdens ons volgende gesprek kan bespreken", zegt Mark. Door de gegevens in zijn voordeel te gebruiken, kan Mark gesprekken met potentiële klanten sturen en inschatten welke vragen of zorgen ze wellicht hebben. Mark voegt toe: "Voor een gesprek open ik DocSend en zoek ik op de naam van de desbetreffende persoon om de materiaalconsumptiegegevens van die persoon te bekijken. Ik kan het gesprek sturen omdat ik weet waar ze naar hebben gekeken." De sleutel tot consultative selling is de behoeften van je potentiële klanten voorspellen en ze zoveel mogelijk informatie bieden zodat ze een weloverwogen beslissing kunnen maken. Mark kan elk kwartaal nauwkeuriger potentiële deals voorspellen en de interesse van klanten meten dankzij DocSend-analyses.

In de toekomst willen we: portals voor potentiële klanten aanpassen

Terwijl Mark DocSend blijft gebruiken als een verkooptool in zijn organisatie, hoopt hij meer aanpassingsopties uit te kunnen proberen in DocSend Deal Rooms. "Ik wil graag banners aanpassen en de logo's van potentiële klanten toevoegen aan hun dealruimtes om hen een nog persoonlijkere ervaring te bieden", vertelt Mark. Die persoonlijke touch kan enorm helpen bij het vormen van relaties met nieuwe klanten. DocSend maakt het voor verkoopprofessionals zoals Mark eenvoudig om extern nog betere voorstellen te maken.

Daarnaast wil Mark graag de nieuwe updatemelding testen voor dealruimtes wanneer nieuwe materialen aan contentportals worden toegevoegd. "In DocSend de mogelijkheid hebben om potentiële klanten een melding te sturen wanneer ik informatie aan hun portal toevoeg, is geweldig. Het helpt me om waarde te blijven bieden aan een potentiële klant en deze met handige informatie te herinneren aan een eerder gesprek dat we hebben gehad. Dat kan de aandacht trekken of een nieuwe opening voor een vastgelopen lead bieden", vertelt Mark. Mark heeft nu meer controle over zijn relaties met potentiële klanten, waardoor hij alles dat CMOE te bieden heeft aan zelfs meer organisaties kan aanbieden.