Sleepless Media optimaliseert klantvoorstellen en organiseert creatieve assets met DocSend en Dropbox

Het team bij Sleepless Media runt een full-service webdesign- en brandingbureau en had een intuïtieve manier nodig om hun hoofdserviceovereenkomsten te volgen en hun ontwerpschetsen te organiseren.

Achtergrond

Sleepless Media is een full-service webdesign- en ontwikkelingsbureau dat innovatieve merkervaringen biedt op basis van op maat gemaakte, responsieve websites. Het bureau ontwikkelt creatieve assets voor een groot klantenbestand, inclusief Levi Strauss, Lenny & Larry’s en Breeo. Sleepless Media vertrouwt op Dropbox en DocSend om veilig projectvoorstellen en creatieve bestanden te delen met potentiële klanten.

De uitdaging

Vóór DocSend stuurde Jon Cattivera, CEO en Creative Director, partnerschapsvoorstellen en creatieve bestanden als e-mailbijlagen naar klanten. Omdat zijn klantenbestand groeide, had Jon een meer schaalbare oplossing nodig om het voorstelproces beter te beheren. Daarnaast had hij een beter betrouwbaar platform nodig dat hem in staat stelt om designelementen aan te passen en te organiseren.

De oplossing:

Jon wendde zich tot DocSend om veilig verkoopvoorstellen naar potentiële klanten te sturen en ze te volgen en Dropbox om creatieve bestanden te delen.

Geavanceerde inzichten in klantvoorstellen verkorten de verkoopcycli

Als een creatieve professional met een design- en webontwikkelingsfirma die zich richt op wereldwijde merken, heeft Jon veel verschillende verantwoordelijkheden om de best mogelijke klantenservice te bieden. Een follow-up met een potentiële klant op het juiste moment is van cruciaal belang, met name bij het binnenhalen van nieuwe klanten. Jon heeft echter maar beperkt tijd en moet bewust en bedachtzaam zijn bij het delen van projectvoorstellen en het beoordelen van werkverklaringen van potentiële klanten. Voorheen wist Jon niet of potentiële klanten voorstellen die hij verstuurde bekeken. "Ik had geen idee wie met ons wilde werken na die eerste gesprekken. Ik wilde beter weten of potentiële klanten serieus nadachten over een samenwerking met ons", vertelt Jon.

Na het uitproberen van de gratis proefperiode van DocSend, wist Jon direct wat voor een impact de documentanalyse van DocSend kon hebben. Nu weet Jon precies welke potentiële klanten oprecht geïnteresseerd waren in een samenwerking via realtime updates en meldingen via e-mail wanneer ze projectvoorstellen bekijken. Daarnaast kan Jon zien of individuen zijn bestanden hebben doorgestuurd naar de juiste mensen binnen het bedrijf. In plaats van weken te moeten zoeken naar de juiste contactpersoon, kan Jon de juiste persoon achterhalen en een follow-up plannen. "DocSend toont ons wie de belangrijke besluitvormers zijn en dat bespaart ons enorm veel tijd die we kunnen besteden aan wat we het beste doen: kwalitatief creatief design en ontwikkeling."

DocSend laat ons precies zien welke potentiële klanten voorstellen openen en interesse hebben om met ons te werken. Ik vind het fijn dat ik een melding via e-mail krijg wanneer iemand een voorstel in real-time beoordeelt, want dat helpt me prioriteit te geven aan een strategische follow-up en geeft me inzicht in mogelijke vragen.
Jon Cattivera

Jon Cattivera

CEO en Creative Director, Sleepless Media

Intuïtieve presentaties voor sterkere relaties met klanten

Potentiële klanten kunnen vaak naar meerdere bureaus kijken, dus is het belangrijk voor design- en ontwikkelingsfirma's om zich te onderscheiden van de concurrentie. Jon kan op DocSend vertrouwen om aangepaste voorstellen op een professionele manier weer te geven, zodat zijn bureau een uniek voordeel heeft. "Ik presenteer mijn voorstellen direct in DocSend omdat ik normaal gesproken alleen mijn browser deel en niet mijn hele scherm. Met DocSend kan ik in één scherm schakelen tussen een website en PDF, in plaats van dat ik het juiste bestand buiten de browser om moet proberen te vinden of mijn hele scherm moet delen."

Eenvoudig hoofdserviceovereenkomsten uitvoeren met e-handtekeningen

Als een flexibel en groeiend design- en creatieve ontwikkelingsfirma werkt Sleepless Media met verschillende soorten klanten met specifieke visies, die vaak in de werkverklaring naar voren komen. Jon was dolblij toen hij ontdekte dat hij hoofdserviceovereenkomsten en werkverklaringen kon uitvoeren met de e-handtekeningenfunctie van DocSend. "Ik had al eens eerder naar DocuSign gekeken, maar dat was te onhandig. Ik had echt een eenvoudige manier nodig om klantovereenkomsten uit te voeren", vertelt Jon. Zodra een klant instemt om met Sleepless Media in zee te gaan, stuurt Jon de klant een contract dat rechtstreeks in DocSend kan worden ondertekend. "Klanten kunnen eenvoudig hun voorstel bekijken en hun overeenkomst uitvoeren in een enkele productervaring dankzij e-handtekeningen van DocSend, zonder dat ze hoeven te schakelen tussen verschillende, zware applicaties", zegt Jon.

Daarnaast kunnen mijlpalen en eindproducten soms veranderen voor diegenen in de creatieve sector. Verschillende aanpassingen beheren voor een lange lijst met klanten kan lastig zijn, maar Jon kan alle uitgevoerde klantovereenkomsten organiseren in DocSend-mappen.

De e-handtekeningfunctie van DocSend maakt het onderhandelings- en acquisitieproces intuïtief voor ons en onze klanten. Ik kan noodzakelijke velden toevoegen en belangrijke overeenkomsten sturen die ons in staat stellen om aan langdurige relaties met onze klanten te werken.
Jon Cattivera

Jon Cattivera

CEO en Creative Director, Sleepless Media

Klantmerkassets en creatief materiaal opslaan in Dropbox

Omdat we met veel verschillende bedrijven werken, moeten we al hun creatieve bestanden goed in de gaten houden. Jon vertrouwt op Dropbox Business om al zijn klantlogo's en kerndesignelementen te organiseren. Zodra een merk ervoor kiest om met Sleepless Media te werken, maakt Jon een Dropbox-map met alles dat hij nodig heeft voor hun samenwerking. "Met zoveel verschillende klanten maakt Dropbox het voor ons eenvoudig om snel elk creatief element te vinden dat we mogelijk nodig hebben voor een project. Dropbox bewaart al onze Sketch-bestanden, grotere designbestanden en merkassets", zegt Jon.

Het maakt niet uit waar onze teamleden zich bevinden, want leden van de Sleepless Media-groep kunnen dankzij Dropbox flexibel werken en veranderingen doorvoeren in creatieve bestanden. In een sector waar vaak creatieve aanpassingen gedaan moeten worden, kunnen Jon en zijn team alle bestanden veilig up-to-date houden met de cloudopslag van Dropbox. Sleepless Media vertrouwt op zowel Dropbox als DocSend om partnerschapsovereenkomsten veilig te stellen en innovatieve webdesigns te bieden aan een groeiende lijst met klanten.

Veilig documenten delen met realtime analyses binnen handbereik