Od czasu opracowania w latach 90. ubiegłego wieku PDF stał się szalenie popularnym formatem plików elektronicznych dla każdego: specjalistów, studentów, emerytów czy dzieci. Wysyłanie załącznika PDF do wiadomości e-mail stało się standardem, ale czy kiedykolwiek zastanowiło Cię, jak zabezpieczyć plik PDF hasłem?
Jeśli tak, to masz szczęście! W tym przewodniku pokażę, jak zabezpieczyć hasłem plik PDF i śledzić go po wysłaniu.
Opcja 1: Zabezpieczenie plików PDF hasłem
Większość pracowników wysyłających poufne dokumenty, w tym prezesi i dyrektorzy finansowi, zakładają, że dodanie hasła do pliku PDF wystarczająco go zabezpiecza – i w pewnych sytuacjach zastosowanie hasła faktycznie zabezpiecza plik PDF.
Jak dodać ochronę hasłem za pomocą programu Adobe Acrobat DC
- Otwórz plik PDF w programie Acrobat.
- W menu Plik kliknij polecenie „Zabezpiecz hasłem”.
- Możesz ustawić hasło tylko do edycji pliku PDF lub do jego wyświetlania.
- Wpisz hasło, a następnie wpisz je ponownie.
- Kliknij opcję „Zastosuj”.
Jak dodać hasło za pomocą programu Podgląd na komputerze Mac
- Otwórz plik PDF w programie Podgląd.
- W menu Plik kliknij polecenie „Eksportuj”.
- Wpisz nazwę pliku, a następnie kliknij opcję „Szyfruj”.
- Wpisz hasło, wpisz je ponownie, a następnie kliknij opcję „Zapisz”.
Dodając hasło do pliku PDF, osiąga się tyle, że dostęp do tego pliku jest ograniczony do osób, które znają hasło. Dodanie hasła do pliku PDF nie umożliwia natomiast śledzenia odbiorców. Jako nadawca pliku PDF nie masz pojęcia, którzy odbiorcy go otwierają i wykazują nim zainteresowanie.
Skoro już o tym mowa, nie możesz też stwierdzić, kto przekazuje ten plik PDF wraz z hasłem innym osobom. Krótko mówiąc, jeśli chcesz bezpiecznie wysłać plik PDF pocztą elektroniczną, dodanie hasła prawdopodobnie nie jest najlepszym sposobem. Skutecznie tracisz w ten sposób kontrolę nad dokumentem PDF, który miał pozostawać pod Twoją kontrolą (w tym celu przecież zostało użyte hasło). W tym scenariuszu nie wiadomo, komu ten plik PDF i hasło mogą zostać przekazane.
Słabość tego podejścia może wydawać się złem koniecznym przy udostępnianiu ważnych i cennych dokumentów PDF – ale na szczęście tak nie jest.
Opcja 2: Udostępnianie dokumentów PDF na platformie DocSend
DocSend umożliwia osobom na najwyższych stanowiskach bezpieczne wysyłanie dokumentów i szczegółowe śledzenie zaangażowania odbiorców wyświetlających pliki PDF. Wprawdzie przyzwyczailiśmy się wysyłać chronione hasłem pliki PDF za pośrednictwem Gmaila lub Outlooka, jednak naprawdę zabezpieczone pliki PDF można wysyłać przy użyciu wtyczki DocSend do programu Gmail lub Outlook oraz śledzić, co się z nimi dzieje – pokażemy, jak to zrobić.
Aby sprawdzić tę metodę w praktyce, możesz zacząć korzystać z DocSend bez ponoszenia żadnych opłat.
Krok 1: Prześlij pliki PDF do DocSend
[przesyłanie]
Przesyłanie plików do DocSend to prosta czynność – obecnie DocSend jest zintegrowany z usługami Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive i innymi, dzięki czemu można przeciągać i upuszczać pliki z dowolnego miejsca. Po przesłaniu pliku PDF możesz go załączyć do dowolnej liczby e-maili (przy użyciu wtyczek do programów Gmail i Outlook). Możesz nawet przesłać plik PDF bezpośrednio, korzystając z wybranej wtyczki DocSend.
- Przejdź do karty Zawartość.
- Wskaż polecenie „Dodaj zawartość” w prawym górnym rogu.
- Wybierz plik z dowolnej z wyżej wymienionych usług lub ze swojego komputera.
- Dokument zacznie się ładować i pojawi się informacja o zakończeniu tego procesu. Teraz możesz zmienić nazwę przesyłanego pliku.
Krok 2: Utwórz łącze chronione kodem dostępu, aby udostępnić plik PDF
Tworząc łącze do udostępniania właśnie przesłanego pliku PDF, możesz określić, czy chcesz wymagać od odbiorcy, aby podał swój adres e-mail w celu wyświetlenia i pobrania pliku. Po kliknięciu opcji „Pokaż opcje zaawansowane” możesz również dodać datę wygaśnięcia łącza i zabezpieczyć plik PDF hasłem.
Następnie możesz skopiować i udostępnić łącze do pliku PDF w wiadomości e-mail!
(Uwaga: Jeśli zamierzasz śledzić zaangażowanie i przekazywanie tego łącza, stwórz jedno łącze dla każdego klienta, potencjalnego klienta lub osoby, której udostępniasz plik PDF. Więcej na ten temat powiem później).
Aby dodatkowo zwiększyć ochronę wysyłanego pliku, użytkownicy korzystający z taryfy Advanced mogą wymagać weryfikacji odbiorcy. W tym scenariuszu odbiorca, który chce uzyskać dostęp do pliku PDF, zostanie poproszony o podanie swojego adresu e-mail i musi kliknąć łącze w wiadomości wysłanej na ten adres.
Plik PDF możesz również przesłać i załączyć do wiadomości e-mail przy użyciu wtyczek DocSend do aplikacji Gmail i Outlook.
Jeśli wolisz przesłać i udostępnić plik PDF jako załącznik do wiadomości e-mail bez zamykania aplikacji Gmail lub Outlook, możesz to zrobić przy użyciu wtyczek DocSend do tych aplikacji. Oto łącze do strony dotyczącej załączania przesłanego pliku PDF za pomocą wtyczki Gmail, a to jest łącze do strony poświęconej załączaniu przesłanego pliku PDF za pomocą wtyczki Outlook.
Krok 3: W razie potrzeby wyłącz lub ponownie włącz dostęp oparty na łączu
Wystarczy kilka kliknięć, aby zmodyfikować dostęp do pliku PDF przez wyłączenie lub ponowne włączenie utworzonych łączy platformy DocSend. Szczegółowy opis tego procesu można znaleźć na stronie w naszym centrum pomocy w artykule dotyczącym aktualizacji ustawień łącza.
Jak edytować i podpisywać pliki PDF w Gmailu? To proste – dodaj ePodpis z DocSend
Gdy prześlesz na platformę DocSend dokument PDF, plik z Google Docs lub Dropbox, dokumenty PDF zapisane w programie Acrobat lub inne pliki utworzone w ramach integracji przepływu pracy z platformą DocSend, przed ich wysłaniem możesz dodać podpis elektroniczny bezpośrednio na platformie DocSend i w ten sposób usprawnić proces.
Na platformie DocSend można podpisać dokumenty PDF lub dodać podpisy elektroniczne do pojedynczych plików (nie plików programu Excel ani plików przesłanych na podstawie adresu URL) oraz plików w przestrzeni roboczej DocSend. Korzystając z dokumentów, które można podpisać, użytkownicy mogą bezpiecznie konwertować i udostępniać dokumenty na platformie DocSend, a przy tym śledzić wizyty i zbierać podpisy na większości urządzeń. Funkcja ePodpis umożliwia złożenie podpisu przez jedną stronę i jest prawnie wiążąca dla obu stron. Gdy wyślesz prośby o podpis, odbiorcy mogą dodać swój podpis cyfrowy, klikając łącze na swoim koncie Gmail, w podpisie e-mail, w pakiecie G Suite, w wyskakującym okienku, na pasku bocznym lub w innych miejscach, w których można udostępnić łącze do dokumentu. Podpisujący mogą dodać swój podpis cyfrowy bezpośrednio w polu podpisu umieszczonym w dokumentach PDF wysłanych jako łącze DocSend. Te podpisane dokumenty w formacie PDF są śledzone na koncie DocSend z uwzględnieniem historii i ścieżek kontrolnych, dzięki czemu można je zabezpieczyć i kontrolować. Działa to również w wersji mobilnej aplikacji DocSend na przeglądarki Chrome i Safari w systemie iOS i Android. Z tego artykułu centrum pomocy dowiesz się, jak łatwo tworzy i udostępnia się dokumenty PDF z możliwością podpisania przy użyciu funkcji ePodpis.
Jak śledzić dokument
Plik PDF został przesłany do DocSend, utworzone zostało łącze ze wszystkimi niezbędnymi zabezpieczeniami i dodatkowymi funkcjami, a teraz zostało ono wysłane – co dalej? Jeśli dbasz o zawartość pliku PDF na tyle, aby go zabezpieczyć, prawdopodobnie chcesz również wiedzieć, jak jest on odbierany i czytany.
W tej sytuacji mam dobrą wiadomość: tworząc i wysyłając osobne łącza DocSend dla każdego odbiorcy lub grupy odbiorców, możesz śledzić swój bezpieczny dokument PDF. Przyjrzyjmy się przykładowemu sposobowi na monitorowanie zaangażowania.
Po pierwsze, otrzymasz natychmiastowe powiadomienia o odczytaniu, gdy dokument zostanie wyświetlony. Zestawienie tych powiadomień będzie również dostępne w zakładce „Wydajność” po kliknięciu nazwy wybranego pliku lub dokumentu PDF w DocSend.
Ponadto możesz zobaczyć, którym stronom lub slajdom widzowie poświęcili czas. Zależnie od zawartości i przeznaczenia dokumentu PDF mogą to być wartościowe informacje. Podobnie jak w przypadku powiadomień o przeczytaniu podsumowanie zaangażowania jest również dostępne po kliknięciu nazwy konkretnego pliku lub dokumentu w DocSend.
Na platformie DocSend można śledzić także wiele innych wskaźników i miar zaangażowania. Zachęcam do rozpoczęcia darmowego okresu próbnego DocSend, wysłania pliku PDF i zapoznania się z przydatnymi wskaźnikami wydajności!
Masz pytania dotyczące narzędzi DocSend lub najlepszej konfiguracji konta? Skorzystaj z Centrum Pomocy DocSend lub skontaktuj się z naszym zespołem pomocy.
