Jak zmienić prezentację dla zarządu z nudnej w genialną

Prezentacja dla zarządu jest okazją dla dyrektora generalnego lub finansowego do bezpośredniego zwrócenia się do zarządu. To Twoja szansa na przedstawienie im swojej wizji, zapewnienie poparcia dla potrzeb finansowych i projektów oraz wyjaśnienie wyników firmy.

Wszystko to można osiągnąć tylko wtedy, gdy członkowie zarządu są faktycznie zaangażowani w prezentację, którą przedstawiasz. Dlatego ważne jest, aby stworzyć i przedstawić atrakcyjną prezentację dla zarządu – taką, która wzbudzi zainteresowanie członków zarządu i sprawi, że będą chcieli dowiedzieć się, co będzie dalej.

Wygłoszenie takiej prezentacji wymaga czegoś więcej niż tylko charyzmy. Twoja prezentacja – od tematów, które poruszasz, przez slajdy, po umiejętności mówienia – musi być zbudowana tak, aby opowiadać spójną historię. Oto jak dopracować wszystkie trzy aspekty atrakcyjnej prezentacji.

Tematy, które należy poruszyć w prezentacji dla zarządu

Pierwszym krokiem do przeprowadzenia genialnej prezentacji dla zarządu jest omówienie tematów, które faktycznie interesują członków zarządu. Podczas omawiania całego kwartału lub nawet roku możesz poruszyć nieskończoną liczbę tematów. Nie warto jednak przedstawiać każdego najmniejszego szczegółu tego, co zrobiła firma, ani podawać wszystkich zmierzonych wskaźników.

Zamiast tego prezentacja powinna skupiać się na poniższych pięciu kategoriach.

• Najnowsze dane dotyczące wyników i wszelkie ostatnie osiągnięcia, które chcesz podkreślić: w tym miejscu ważne jest, aby podkreślić wskaźniki, które członkowie zarządu rozumieją i na których im zależy. Wskaźniki te mogą się różnić w zależności od firmy, ale takie wskaźniki KPI, jak miesięczne powtarzalne przychody (MRR), wskaźnik utraty klientów, nowe rejestracje czy wzrost liczby klientów, są zawsze bezpiecznym rozwiązaniem. Są to najważniejsze czynniki wpływające na wyniki firmy.

• Wyjaśnienie tych danych: Po udostępnieniu danych liczbowych ważne jest, aby ująć je w ramy i wyjaśnić w kontekście czasu (na przykład zmiany w poszczególnych miesiącach), celów firmy, konkurencji i nie tylko. Takie ujęcie dyskusji na temat danych ułatwia członkom zarządu zrozumienie liczb i ich znaczenia w kontekście wyników w szerszej perspektywie.

• Wyjaśnienia dotyczące wszelkich nieosiągniętych celów lub wskaźników KPI: jeśli dane dotyczą celów wyznaczonych przez firmę (np. zdobycie miliona klientów) i wszystkie z nich zostały osiągnięte lub przekroczone, to doskonale. Jeśli jednak nie udało Ci się osiągnąć wcześniej ustalonych celów, ważne jest, aby wyjaśnić, dlaczego tak się stało, i przedstawić plany poprawy.

• Nadchodzące projekty i to, czego potrzebujesz od zarządu, aby odnieść w nich sukces: Prezentacje dla zarządu to nie tylko wyjaśnianie przeszłych liczb. To także okazja do przygotowania gruntu pod przyszłe projekty, które wymagają zaangażowania lub wsparcia finansowego zarządu.

• Obszary, w których potrzebna jest wiedza i doradztwo zarządu: w ostatecznym rozrachunku zarząd jest po to, aby zapewnić specjalistyczną wiedzę i pomóc w osiągnięciu sukcesu przez firmę. Jeśli istnieją konkretne obszary lub projekty, w których musisz bardziej polegać na ich opiniach, zaznacz je w swojej prezentacji.

Jak tworzyć atrakcyjne i użyteczne slajdy

Po zbudowaniu prezentacji wokół odpowiednich tematów następnym krokiem jest upewnienie się, że slajdy są ciekawe i pomocne (pod względem prowadzenia prezentacji i utrzymywania zainteresowania członków zarządu). Jest na to kilka sposobów.

Slajdy prezentacji dla zarządu powinny w dużym stopniu wykorzystywać elementy wizualne. Kluczem do sukcesu jest wybór odpowiednich grafik, które wzbogacą prezentację, a nie zakłócą jej odbioru i nie odciągną uwagi od przedstawianych informacji. Świetne wizualizacje warte dodania to:

• wizualne reprezentacje danych: mogą pomóc w kontekstualizacji danych dotyczących okresów, celów firmy i wyników konkurencji;

• przykładowe zasoby, które służą do zilustrowania konkretnej strategii: może to być na przykład zrzut ekranu nowo zaprojektowanej witryny lub konkretnej reklamy w mediach społecznościowych, która pokazuje praktyczne zastosowanie strategii mediów społecznościowych.

Takie dodawanie wizualizacji pomaga również ograniczyć tekst do minimum. Jako wskazówkę zalecamy przestrzeganie zasady 5/5/5:

• Każdy wiersz tekstu powinien zawierać maksymalnie 5 słów.

• Każdy slajd powinien zawierać maksymalnie 5 wierszy tekstu.

• Prezentacja powinna zawierać nie więcej niż 5 slajdów z dużą ilością tekstu z rzędu.

Pamiętaj: zestaw slajdów ma służyć jako notatki do prezentacji, a nie zawierać wszystkie szczegóły.

Mając to na uwadze, następnym krokiem jest upewnienie się, że slajdy są uporządkowane w logiczny sposób i że są zgodne z ustaloną agendą (i, miejmy nadzieję, udostępnione zarządowi z wyprzedzeniem). Kluczem tutaj jest, aby to prezentacja narzucała układ slajdów, a nie odwrotnie.

Chociaż korzystanie z jednego szablonu, aby stworzyć wszystkie prezentacje dla zarządu, może zaoszczędzić kilka minut, bardziej efektywne jest traktowanie każdej prezentacji jako odrębnego projektu. Oznacza to bezwzględność w wyborze slajdów i usuwanie tych, które nie wnoszą nic nowego do prezentacji lub jej nie wspierają. Potraktuj swoją prezentację jako trzyaktową sztukę – co oznacza, że powinna mieć wyraźny początek, środek i koniec. Oto najbardziej logiczny sposób organizacji prezentacji dla zarządu:

1. przedstawienie dotychczasowych wyników i prac,

2. szczegółowe określenie strategii i celów na przyszłość,

3. zagłębienie się w praktyczne aspekty realizacji tej strategii i osiągania tych celów.

Wskazówki dotyczące przemawiania podczas prezentacji dla zarządu

Teraz, gdy już masz zasoby do prezentacji dla zarządu, omówmy to, jak faktycznie należy ją przedstawić. Niedostateczne umiejętności przemawiania i przedstawiania prezentacji mogą szybko zrujnować dobrze przygotowaną prezentację – dlatego to, jak prezentujesz jest równie ważne jak to, co prezentujesz.

Zachowaj zwięzłość

Najlepszym sposobem na utrzymanie prezentacji dla zarządu pod kontrolą jest zadbanie o jej zwięzłość. Jak wspomnieliśmy powyżej, prezentacje dla zarządu powinny być przeglądem wyników i planów firmy. Oznacza to, że właściwa prezentacja powinna zaczynać się od zwięzłych, ogólnych informacji. Na dalszym etapie można przygotować się na bardziej szczegółowe pytania, które mogą się pojawić.

Jak zatem zwięźle znaczy zwięźle? John Brandon, dziennikarz zajmujący się branżą techniczną, twierdzi w Inc. że żadna prezentacja nie powinna trwać dłużej niż 7 minut. Może to być lekka przesada, szczególnie gdy podsumowujesz cały kwartał lub rok, ale z naszego doświadczenia wynika, że 30 minut to dobry limit czasu na prezentację.

Poznaj swoich odbiorców

Dobra prezentacja to nie tylko zestaw ogólnych najlepszych praktyk, które można zastosować do każdej prezentacji lub każdego zarządu. Zamiast tego świetna prezentacja dla zarządu wynika ze znajomości i zrozumienia odbiorców oraz informacji, którymi są zainteresowani. Wymaga to znajomości doświadczenia każdego członka zarządu.

Czy osoby te pochodzą ze świata finansów? A może są z zawodu marketingowcami? Które akronimy i jaki żargon branżowy mogą ich zmylić? Wiedza o ich doświadczeniu może pomóc w określeniu rodzajów informacji, które mogą być dla nich interesujące, i w zidentyfikowaniu obszarów prezentacji, które wymagają więcej wyjaśnień niż inne. Wiedza ta może również okazać się pomocna w przygotowaniu prezentacji w zrozumiałym dla nich języku.

Ten aspekt prezentacji dla zarządu jest często procesem ciągłym. O ile wiele informacji na temat członków zarządu można znaleźć w ich biografiach lub na stronach LinkedIn, o tyle więcej można się o nich dowiedzieć w trakcie interakcji z każdą z tych osób.

Ćwicz prezentację i zachowaj naturalność

Gdy stawka prezentacji dla zarządu jest wysoka, łatwo jest się zestresować i spędzić całe wystąpienie na czytaniu dokładnie tego, co znajduje się na slajdach. Nie przekłada się to na atrakcyjną i ciekawą prezentację.

Zamiast tego najlepiej jest poświęcić więcej czasu na próby (dzięki czemu możesz mniej polegać na slajdach) i skupić się na prowadzeniu naturalnej rozmowy, a nie na wygłaszaniu jednokierunkowej prezentacji. Według Harvard Business Review chodzi o znalezienie odpowiedniej równowagi w przygotowaniach, aby czuć się pewnie, ale nie stać się zbyt sztywnym.

Poza tym ważne jest, aby postrzegać zarząd jako grupę partnerów, a nie grono osób trzymających władzę lub odnoszących nadludzkie sukcesy. Angażując swoich odbiorców i nawiązując z nimi rozmowę, będziesz w stanie zachęcić ich do większej współpracy i płynnie poprowadzić prezentację.

Stwórz genialną prezentację dla zarządu

Prezentacje dla zarządu są jednym z najważniejszych sposobów komunikacji z zarządem firmy. Dobrze przygotowana, angażująca prezentacja jest jednym z najlepszych dostępnych narzędzi pozwalających na kultywowanie wzajemnie korzystnego i otwartego dialogu. Dialog ten ułatwia pozyskiwanie opinii na temat kluczowych wyzwań, zdobywanie poparcia dla nowych projektów i zabezpieczanie wszelkich potrzeb finansowych.

Wyślij prezentację do członków zarządu z wyprzedzeniem wraz z innymi materiałami w ramach pakietu dla zarządu. DocSend ułatwia bezpieczne wysyłanie wszystkich tych dokumentów za pomocą jednego łącza.

Postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami, będziesz na dobrej drodze do przeprowadzenia genialnej prezentacji dla zarządu, w której zademonstrujesz wyniki firmy i wzmocnisz relacje między kadrą kierowniczą a zarządem.