Zarys
Center for Management & Organization Effectiveness (CMOE) jest grupą konsultingową zajmującą się szkoleniami i rozwojem, która współpracuje z osobami indywidualnymi, zespołami oraz organizacjami w celu zapewnienia dostosowanych do potrzeb warsztatów, spotkań, wystąpień i badań konsultacyjnych. Dostarczając rozwiązania dla takich organizacji jak Northern Trust, JB Hunt, Siemens Energy, Zendesk, Amazon czy Shape Technologies, firma CMOE korzysta z DocSend, aby bezpiecznie udostępniać dokumenty i prezentacje potencjalnym klientom w procesie sprzedaży.
Wyzwanie
Przed wprowadzeniem DocSend, Mark Parkinson, wiceprezes ds. rozwoju sprzedaży w CMOE, wysyłał prezentacje sprzedażowe i oferty do potencjalnych klientów jako załączniki do wiadomości e-mail. Posiadając imponującą i wciąż rozrastającą się bibliotekę prezentacji, Mark i jego zespół sprzedażowy chcieli znaleźć bardziej zorganizowane rozwiązanie do udostępniania, które zapewniłoby im większą kontrolę nad procesem sprzedaży.
Rozwiązanie:
Zespół skorzystał z rozwiązania do bezpiecznego udostępniania dokumentów DocSend w celu zarządzania wszystkimi dokumentami udostępnianymi podczas cyklu sprzedażowego.
Bezproblemowe udostępnianie ofert handlowych i prezentacji
Zarządzanie potokiem potencjalnych firm z listy Fortune 500 wymaga skupienia oraz skrupulatnej dbałości o szczegóły. Kluczowe znaczenie ma wiedza na temat tego, kiedy wysłano oferty i do jakich materiałów mają dostęp potencjalni klienci. Dla Marka załączniki do wiadomości e-mail były przestarzałe i nie stawiały jego organizacji w najlepszym świetle w oczach największych firm. Dołączanie do wiadomości e-mail wielu załączników było po prostu nieprofesjonalne. Nie mówiąc już o tym, że takie wiadomości mogły utknąć w spamie i nigdy nie dotrzeć do potencjalnych klientów.
Kiedy Mark po raz pierwszy odkrywał DocSend, był podekscytowany możliwością bezpieczniejszego organizowania dokumentów dla klientów w sposób, który był dla nich bardziej intuicyjny. Organizacja CMOE posiada imponującą bibliotekę zawartości stanowiącą pakiety konsultingowe i Mark często udostępnia podglądy prezentacji potencjalnym klientom, aby mogli się zapoznać z ofertą CMOE w zakresie szkoleń i rozwoju. Te prezentacje zawierają własność intelektualną, która nie może dostać się w niepowołane ręce. Dzięki możliwościom bezpiecznego udostępniania, jakie zapewnia DocSend Mark może łatwo dodać weryfikację adresu e-mail lub kod dostępu, aby tylko zatwierdzeni potencjalni klienci mieli dostęp do materiałów. Dodatkowo Mark może ustawić daty wygaśnięcia, tak aby potencjalni klienci mieli dostęp do zawartości tylko w określonym czasie, np. podczas aktywnego cyklu sprzedaży. „DocSend daje nam większą kontrolę nad naszymi dokumentami, co jest kluczowe w szybko zmieniającym się środowisku sprzedaży” – uważa Mark.
Aby upewnić się, że potencjalni klienci dokładnie wiedzą, gdzie znaleźć wszystkie prezentacje CMOE odpowiadające ich potrzebom, Mark stworzył ponad dwieście zindywidualizowanych portali zawierających informacje o klientach, używając pokoi transakcji DocSend. Podczas gdy tworzenie setek zindywidualizowanych folderów klientów może wydawać się czasochłonne, dzięki DocSend Mark może z łatwością powielić szablon pokoju transakcji w mniej niż minutę. „Opracowałem szablony czterech różnych pokojów w oparciu o nasze cztery różne oferty produktowe. Kiedy klient wykazuje zainteresowanie jedną ofertą produktową, na przykład Applied Strategic Thinking, mogę zduplikować ten pokój do zawierania transakcji i dołączyć do niego dostosowaną ofertę sprzedaży. Tworzenie spersonalizowanego i wizualnego odzwierciedlenia zawartości pomaga nam zapewniać klientom najlepszą możliwą obsługę” – uważa Mark. Oprócz prezentacji, które dotyczą głównego obszaru zainteresowań potencjalnego klienta, Mark umieszcza również w każdym spersonalizowanym pokoju transakcji zestawienia prac i zindywidualizowane propozycje cenowe. Podczas gdy załączniki do wiadomości e-mail mogą wydawać się nieformalne lub męczące, czysty, dostosowany do indywidualnych potrzeb pokój transakcji z logo i banerem CMOE daje potencjalnym klientom pewność, że CMOE jest organizacją, której mogą zaufać.
I would never build a sales technology stack in the future without DocSend. This genre of tool is huge. Salespeople have never before had visibility into their prospects’ actions outside of a tool like DocSend.
Odkrywanie osób podejmujących decyzje za sprawą analityki dokumentów DocSend
Jednym z wielu wyzwań, przed którymi stoją organizacje sprzedażowe, jest ustalenie, kto jest właściwą osobą podejmującą decyzję o podpisaniu umowy. Przed wprowadzeniem DocSend Mark miał trudności z określeniem odpowiedniej osoby, z którą mógłby porozmawiać, aby zawrzeć umowę. „W dziewięciu na dziesięć przypadków prowadziliśmy rozmowy z kimś, kto rozmawia z innymi organizacjami konsultingowymi i przedstawia ustalenia osobie decyzyjnej” – mówi Mark.
Dzięki analizie DocSend Mark ma teraz lepszy obraz tego, gdzie trafiają jego dokumenty, i może wykorzystać te informacje na swoją korzyść. „Niesamowitą funkcją DocSend jest to, że teraz widzę, do kogo są przesyłane oferty cenowe, co pozwala mi zorientować się, kto podejmuje ostateczne decyzje. Dzięki temu mogę skontaktować się z odpowiednia osobą we właściwym czasie” – twierdzi Mark. Identyfikując osobę podejmującą ostateczną decyzję na wcześniejszym etapie procesu sprzedaży, Mark może przekazać właściwe informacje odpowiedniej osobie i zapewnić, że CMOE będzie na pierwszym miejscu w świadomości potencjalnych klientów.
Whereas our competitors might be sending many bulky attachments over email, we are relying on DocSend as an amazing presentation tool to show-off our offerings. The way you can click into a file and view it in a browser is incredible. I’ve had prospective clients tell me they went to a meeting with their vice president and showed them our DocSend link and they were instantly sold on going with us because of how professional and organized it looked.
Prowadzenie rozmowy w oparciu o dane
Przed wprowadzeniem DocSend Mark miał niewielki wgląd w to, czy potencjalni klienci korzystają z zawartości, którą im udostępniał. Chociaż Mark mógł sprawdzić, czy wiadomość e-mail została otwarta, nie miał pojęcia, czy klient przeglądał jego oferty. Jedyną informacją, na której Mark mógł polegać, były początkowe spotkania perspektywiczne, które przez większość czasu pozostawiały go w niewiedzy.
Teraz Mark może zobaczyć, jak potencjalni klienci korzystają z wysyłanych przez niego materiałów. „Po wysłaniu prezentacji i oferty sprzedaży widzę na przykład, czy i jak długo potencjalni klienci przeglądają stronę z cenami. Dzięki temu wiem, czy zastanawiają się nad cenami, i mogę poruszyć ten temat podczas naszej następnej rozmowy” – mówi Mark. Wykorzystując dane na swoją korzyść, Mark może prowadzić rozmowy z potencjalnymi klientami, przewidując pytania lub wątpliwości, jakie mogą mieć. Mark dodaje – „Przed rozmową otwieram DocSend oraz wyszukuję imię i nazwisko danej osoby i od razu widzę odpowiednie dane dotyczące użycia zawartości. Dzięki temu, że wiem, na co patrzyła, mogę nadać rozmowie odpowiedni tor”. Kluczem do sprzedaży konsultacyjnej jest przewidzenie potrzeb potencjalnego klienta i dostarczenie mu jak największej ilości informacji, aby mógł podjąć świadomą decyzję. Mark może co kwartał dokładniej prognozować potencjalne transakcje i mierzyć zainteresowanie klientów za pomocą analiz DocSend.
It’s great knowing whether a prospect has opened a document and how long they have spent on our pricing page. Having this level of visibility in the sales process is something that I have never had before using DocSend. It provides predictability as to whether a prospective client is interested.
Patrząc w przyszłość: dostosowanie portali potencjalnych klientów
Mark nadal wykorzystuje DocSend jako narzędzie sprzedażowe w swojej organizacji i ma nadzieję, że będzie mógł wypróbować więcej opcji dostosowywania dzięki pokojom transakcji DocSend. „Cieszę się, że mogę dostosować banery i dodać logo potencjalnych klientów do ich pokoi transakcji, aby nadać im jeszcze bardziej spersonalizowany charakter” – uważa Mark. Zadbanie o tak zindywidualizowane środowisko może przynieść wiele korzyści podczas budowania relacji z nowymi klientami. DocSend ułatwia specjalistom ds. sprzedaży, takim jak Mark, dołożenie dodatkowych starań podczas zdalnego przygotowywania ofert.
Ponadto Mark nie może się doczekać, aby przetestować nowe powiadomienia o aktualizacjach pokoju transakcji wysyłanych po dodaniu nowych materiałów do portali zawartości. „Funkcja DocSend umożliwiająca powiadamianie potencjalnych klientów o dodaniu informacji do ich portalu jest po prostu świetna. Pomoże mi w dalszym ciągu zapewniać wartość potencjalnemu klientowi i przypomnieć mu o przeprowadzonej z nim wcześniejszej rozmowie dzięki pomocnym informacjom, które mogą przyciągnąć jego uwagę, a nawet ponownie zaangażować klienta, który wcześniej stracił zainteresowanie” – uważa Mark. Mark ma teraz większą kontrolę nad swoimi relacjami z potencjalnymi klientami, co pozwala mu zaprezentować wszystko, co CMOE ma do zaoferowania, jeszcze większej liczbie organizacji.
