Zarys
Sleepless Media to agencja zajmująca się kompleksowym projektowaniem i tworzeniem witryn internetowych, która zapewnia innowacyjne wrażenia związane z marką w oparciu o niestandardowe, responsywne witryny internetowe. Opracowując zasoby kreatywne dla wielu klientów, między innymi Levi Strauss, Lenny & Larry's i Breeo, Sleepless Media korzysta z Dropbox i DocSend do bezpiecznego udostępniania potencjalnym klientom propozycji projektów i plików kreatywnych.
Wyzwanie
Przed wdrożeniem DocSend Jon Cattivera, dyrektor generalny i kreatywny firmy, wysyłał oferty współpracy i pliki kreatywne do klientów jako załączniki do wiadomości e-mail. W związku z rosnącą listą klientów Jon potrzebował bardziej rozbudowanego rozwiązania, aby móc lepiej kontrolować proces tworzenia ofert. Dodatkowo potrzebował bardziej zaawansowanej platformy, która pozwoliłaby mu na dostosowanie i uporządkowanie poszczególnych elementów projektu.
Rozwiązanie:
Jon postanowił skorzystać z DocSend do bezpiecznego wysyłania potencjalnym klientom ofert sprzedaży i ich śledzenia oraz z usługi Dropbox do udostępniania plików kreatywnych.
Zaawansowany wgląd w oferty dla klientów skraca cykle sprzedaży
Jako profesjonalista z branży kreatywnej zarządzający firmą projektującą i tworzącą witryny internetowe dla czołowych marek międzynarodowych, Jon balansuje między wieloma różnymi obowiązkami, aby zapewnić jak najlepszą obsługę klienta. Podjęcie działań następczych względem potencjalnego klienta w odpowiednim momencie ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w przypadku finalizowania nowych umów. Jednak ze względu na ograniczony czas Jon musi działać świadomie i z rozmysłem, przedstawiając oferty projektów i przeglądając wykazy prac od potencjalnych klientów. Wcześniej Jon nie miał informacji o tym, czy potencjalni klienci przejrzeli wysłane przez niego oferty. „Po przeprowadzeniu wstępnych rozmów nie miałem pojęcia, kto jest zainteresowany współpracą z moją firmą. Chciałem lepiej wyczuć, czy potencjalni klienci poważnie myślą o partnerstwie z nami” — mówi Jon.
Po wypróbowaniu bezpłatnej wersji próbnej DocSend Jon natychmiast zrozumiał, jakie korzyści może przynieść zastosowanie analityki dokumentów DocSend. Teraz wie dokładnie, którzy potencjalni klienci byli rzeczywiście zainteresowani współpracą dzięki otrzymywanym w czasie rzeczywistym informacjom i powiadomieniom e-mail o tym, że przeglądają oferty projektów. Ponadto Jon może zobaczyć, czy dana osoba przekazała jego pliki odpowiednim osobom w firmie. Zamiast spędzać długie tygodnie na poszukiwaniu osoby, z którą mógłby się skontaktować, Jon może szybko zidentyfikować właściwą osobę i podjąć odpowiednie działania. „DocSend pokazuje nam, kim są inni główni decydenci, dzięki czemu zyskaliśmy cenny czas, który możemy poświęcić na to, co robimy najlepiej – wysokiej jakości pracę kreatywną i związaną z rozwojem”.
DocSend pokazuje nam dokładnie, którzy potencjalni klienci są zainteresowani naszymi ofertami i współpracą z nami. Podobają mi się powiadomienia e-mail informujące w czasie rzeczywistym, że ktoś przegląda ofertę. Pomaga mi to ustalić priorytety kolejnych działań strategicznych i przygotować się na potencjalne pytania.
Intuicyjne prezentacje budujące silniejsze relacje z klientami
Często zdarza się, że potencjalni klienci sprawdzają wiele różnych agencji, dlatego dla firm zajmujących się projektowaniem i rozwojem ważne jest, aby wyróżniać się na tle konkurencji. DocSend umożliwia Jonowi wyświetlanie niestandardowych ofert w profesjonalny sposób, co daje jego agencji wyjątkową przewagę. „Prezentuję oferty bezpośrednio w DocSend, ponieważ zazwyczaj udostępniam tylko swoją przeglądarkę, a nie cały ekran. DocSend pozwala mi na przechodzenie pomiędzy witryną internetową a plikiem PDF w jednym oknie, zamiast przełączania się między oknami, aby wyszukać odpowiedni plik znajdujący się poza przeglądarką, lub udostępniania całego ekranu”.
Łatwe zawieranie umów ramowych o świadczenie usług z użyciem ePodpisów
Jako prężnie działająca i rozwijająca się firma zajmująca się projektowaniem i rozwojem kreatywnym, Sleepless Media współpracuje z wieloma klientami konkretnych wizjach, często odzwierciedlanych w zestawieniu prac. Jon był zachwycony, kiedy odkrył, że może zawierać umowy ramowe o świadczenie usług oraz wykazy prac przy użyciu funkcji ePodpisu DocSend. „Wcześniej korzystałem z DocuSign, ale to było zbyt skomplikowane. Naprawdę potrzebowałem prostego sposobu na zawieranie umów z klientami” — wyznaje Jon. Kiedy klient zgadza się na współpracę ze Sleepless Media, Jon wysyła mu umowę do podpisania bezpośrednio w DocSend. „Klienci mogą łatwo przejrzeć ofertę i podpisać umowę w ramach jednej usługi, korzystając z ePodpisu DocSend, bez konieczności przełączania się pomiędzy różnymi, nieporęcznymi programami” – mówi Jon.
Dodatkowo w branży kreatywnej kamienie milowe i cele mogą czasami ulegać zmianom. Zarządzanie różnymi poleceniami zmian w przypadku długiej listy klientów może być trudne, ale Jon jest w stanie uporządkować wszystkie umowy z klientami w odpowiednich folderach DocSend.
Funkcja ePodpisu w DocSend sprawia, że proces negocjacji i zawierania transakcji jest intuicyjny zarówno dla nas, jak i dla naszych klientów. Mogę dodawać niezbędne pola i wysyłać krytyczne umowy, które pozwalają nam budować długoterminową współpracę z klientami.
Przechowywanie zasobów brandingu i materiałów kreatywnych klienta w Dropbox
Praca z wieloma różnymi firmami wymaga ścisłego nadzorowania wszystkich ich plików kreatywnych. Jon korzysta z Dropbox Business, aby uporządkować wszystkie loga i podstawowe elementy projektu klientów. Gdy marka zdecyduje się na współpracę ze Sleepless Media, Jon tworzy folder Dropbox zawierający wszystko, co będzie mu potrzebne do pracy z nią. „Przy tak wielu różnych klientach Dropbox ułatwia nam szybkie znalezienie każdego elementu kreatywnego, którego możemy potrzebować do danego projektu. W usłudze Dropbox przechowujemy wszystkie nasze pliki Sketch, zajmujące więcej miejsca pliki projektowe oraz zasoby brandingu” — wymienia Jon.
Niezależnie od tego, gdzie znajdują się poszczególni pracownicy, członkowie zespołu Sleepless Media mogą pracować elastycznie i wprowadzać zmiany do plików kreatywnych w Dropbox. W branży, w której często pojawia się konieczność wprowadzenia zmian w materiałach kreatywnych, Jon i jego zespół bezpiecznie przechowują wszystkie pliki w chmurze Dropbox w ich aktualnej wersji. Polegając na Dropbox i DocSend, agencja Sleepless Media zawiera kolejne umowy o współpracy i dostarcza innowacyjne projekty witryn internetowych rosnącej liczbie klientów.
